10 regras para um feedback eficiente

A mãe de Forrest Gump estava certa quando disse: “A vida é como uma caixa de chocolates, você nunca sabe o que vai conseguir”. O bom dessa sabedoria universal é que também pode ser aplicada a outras áreas. Estamos pensando, por exemplo, no feedback que se dá mais ou menos bem nas empresas.

O feedback é complexo , mas nos ajuda a crescer pessoal e profissionalmente. Mas muitas vezes não sabemos antes do feedback se podemos esperar um prazer nobre no qual entendemos todas as nuances, ou se uma agudeza inesperada que estraga a experiência.

O feedback  é tão valioso quanto um torrão de noz delicadamente derretendo. E ainda assim, muitas pessoas envolvem em um esmalte barato – fiel ao lema “O que eu digo, eu planejo. Como eu digo, eu improviso. ” Também temos que selecionar cuidadosamente cada ingrediente ao fornecer feedback.

Seja de cima para baixo, de baixo para cima, digital , regular, semanal, anual, 360 ° – o feedback deve ser bom . Independentemente da posição e do cargo, o feedback ruim pode ser ineficaz, prejudicar outras pessoas ou dividir equipes. Desse modo, discussões importantes são apanhadas em dificuldades ou se dissolvem em disputas improdutivas. No final, ninguém é ajudado.

Então o que nós podemos fazer?

É muito simples: o feedback precisa de regras . Como gerente, é sua função fornecer as regras e observá-las em todos os feedbacks – independentemente de você dar feedback ou observar como os outros dão feedback. 

E fica ainda mais fácil: para que você não tenha muito trabalho, compartilhamos nossas 10 regras de feedback mais importantes com você. Você é bem vindo a praticar todas.

As 10 regras de feedback mais importantes

1. Feedback é bem-vindo

Só damos feedback quando nosso processo está pronto.

Um bom feedback é bem-vindo. É por isso que você não deve criticar seus colegas e seu desempenho em tópicos sem ser perguntado, mas conversar com eles em particular.

✔️ Tem problemas para usar o Google Analytics. Podemos oferecer um workshop?

❌ O trabalho feito até agora com Google Analytics foi totalmente inútil.

2. O feedback é claro

Estamos apenas descrevendo situações que observamos por nós mesmos.

Você não deve espalhar boatos. Em vez disso, descreva sua própria percepção e reação ao comportamento que você mesmo observou. Para que seu feedback permaneça claro, é melhor evitar interpretações e avaliações que possam prejudicar desnecessariamente outras pessoas.

✔️ Achei a apresentação da nova estratégia corporativa muito curta. Pelo menos para mim ainda restam muitas perguntas. Você também acha que um acompanhamento seria útil?

❌ Ouvi dizer que a palestra foi horrível. Foi mal estruturado e totalmente desnecessário. Ninguém o entendeu.

3. O feedback é específico

Nosso feedback está relacionado a uma situação específica.

Somente quando todos entenderem o feedback, ele poderá iniciar mudanças. Portanto, sempre se refira a uma situação específica que seus colegas possam entender.

✔️ Nossos resultados neste trimestre são piores do que no último. Acho que aceitamos muitos pedidos e não conseguimos processá-los bem. O que podemos fazer melhor no próximo trimestre?

❌ O trabalho em nossa equipe é sempre ruim e descoordenado. Nada está dando certo.

4. O feedback é subjetivo

Respeitamos as diferentes opiniões.

Em uma cultura de feedback aberto, cada funcionário tem uma voz. Então você não é o porta-voz da sua equipe. Com generalizações, você imputa a eles uma opinião com a qual eles podem não concordar e distorce o clima. Concentre-se em sua própria percepção e empacote suas observações em mensagens eu ou nós .

✔️ Tenho a sensação de que nossa demanda da semana tem sido muito longa nas últimas vezes. Quem concorda?

❌ Todos acham que nossa tarefa semanal é muito longa e ruim.

5. O feedback é diplomático

Não insultamos nossos colegas ou seu trabalho.

Seu feedback não deve prejudicar ninguém. Preste atenção à sua escolha de palavras. Formule seus comentários para que você possa apoiá-los em retrospecto. Expressões fortes e insultos sufocam qualquer conversa.

✔️ Houve muitos erros por descuido nos últimos três projetos. Temos que prestar mais atenção à qualidade.

❌ A qualidade do nosso trabalho é péssima.

6. O feedback é útil

Não temos expectativas irrealistas.

As mudanças levam tempo, por isso nem todos os comentários podem ser implementados diretamente. No entanto, você pode ajudar os responsáveis ​​na implementação fazendo sugestões específicas e dando-lhes tempo para reagir às ideias, comentar ou implementar os desejos. 

Observe também que você nem sempre tem todas as informações ou conexões conhecidas. Nesse caso, é melhor solicitar uma atualização primeiro.

✔️ Existe uma atualização para os clientes? 

❌ Ainda não temos clientes suficientes no escritório. Eu já sabia na semana passada que isso não iria mudar.

7. O feedback é atual

Nós fornecemos nosso feedback prontamente.

Você já abordou uma situação da qual ninguém se lembra? Então você esperou muito tempo. Você sempre dá um bom feedback prontamente. Para que você não se arrependa de suas palavras mais tarde, você não deve escrever um tópico quando estiver com raiva.

✔️ Percebi que houve muitos mal-entendidos no nosso lançamento na segunda-feira. Por favor, deixe-nos esclarecer isso imediatamente.

❌ Achei que havia muitos mal-entendidos no início do ano passado.

8. O feedback é regular

Damos feedback regularmente.

Muito feedback sobrecarrega o destinatário. Na pior das hipóteses, ele se recusa. Com feedback regular, você mantém sua empresa e seus colegas atualizados rapidamente e podem buscar uma solução juntos.

✔️ No último projeto, tive que pedir cada informação duas vezes. Todos os envolvidos poderiam enviar uma breve atualização semanal ao nosso grupo para o próximo projeto?

❌ O ano passado foi muito ruim. A comunicação na equipe era péssima. A impressora em meu escritório não funcionou. Além disso, não consegui me concentrar o ano todo porque estava muito alto.

9. O feedback é novo

Fornecemos novas informações com nosso feedback.

O feedback deve iniciar mudanças e conter conselhos construtivos. No entanto, quem apenas repete problemas conhecidos não incentiva o diálogo. Portanto, seu feedback deve conter uma perspectiva diferente ou novas informações que ampliem a perspectiva de seus colegas e responsáveis.

✔️ Acho que nossa cultura de reuniões já melhorou. Infelizmente, algumas reuniões ainda são muito longas. O que mais poderíamos tentar: Futuramente mandamos a ordem do dia com a data, para que saibamos sempre qual é a reunião que nos interessa.

❌ As reuniões ainda são muito longas.

10. O feedback é equilibrado

Damos feedback não apenas negativo, mas também positivo.

Você terminou um projeto esta semana? Houve um feedback positivo dos clientes ou você acabou de ter uma boa semana no trabalho? Diga a seus colegas! Porque elogio e reconhecimento também pertencem ao Quadro de Tópicos.

✔️ Obrigado pela ótima cooperação neste trimestre. Você é uma ótima equipe!

5 dicas para uma cultura de feedback construtivo

Quem já aprendeu a criticar construtivamente? O mínimo! No ambiente profissional em particular, é crucial lidar construtivamente uns com os outros. 

Com as 5 dicas a seguir, você estabelece a base para mudar com sucesso a cultura de comunicação em sua empresa.

1. A comunicação é sempre o que importa

É evidente. Nós sabemos. E, no entanto, sempre agimos de maneira diferente: as pessoas são muito diferentes. E reaja de maneira diferente de acordo. O que não afeta um, atinge o outro profundamente. Isso é especialmente verdadeiro quando se trata de crítica. 

A comunicação, nesses casos, não é o que você disse ou quis dizer. A comunicação é apenas o que importa. Isso é ainda mais verdadeiro quando a comunicação vai de cima para baixo – ou seja, dos gerentes para os funcionários.

2. Não subestime o projeto de cultura de feedback

“Em muitos projetos, o estilo de comunicação pessoal dos gerentes é o ponto de ruptura em projetos de cultura de liderança e feedback”, afirma Johannes Walldorf, especialista em desenvolvimento de pessoal e coach de comunicação. 

Hierarquias planas não são substitutos para uma cultura de feedback construtivo. Repetidamente ele percebe que as empresas subestimam o projeto de cultura de feedback. 

Em geral, a necessidade de treinamento de gestores e funcionários é subestimada. “Como as pessoas deveriam saber como você expressa uma crítica – e aceita?”, Questiona Walldorf. Portanto, é de importância crucial treinar funcionários e gerentes nisso, por exemplo, na comunicação não violenta, de acordo com Rosenberg.

3. Não funciona sem o compromisso da gerência

Mesmo os melhores chefes nem sempre podem ser modelos. Mas você é sempre um exemplo. Isso é especialmente verdadeiro para a comunicação. 

Quando os executivos se deixam levar pelo CEO, mais cedo ou mais tarde eles passam isso para os funcionários. Isso também significa que a tentativa de estabelecer uma cultura de feedback construtiva falha. Walldorf destaca que chefes barulhentos têm um impacto negativo de longo prazo no ambiente de trabalho. 

“Um chefe que não consegue se comunicar de maneira construtiva irá, com o tempo, reunir executivos que o suportam ou toleram – e então a cultura negativa se torna um fator determinante na empresa ou departamento. 

4. A cultura de feedback necessita de processos e instrumentos

Um dos maiores oponentes dos processos de mudança é a persistência – sem contra-medidas adequadas, mais cedo ou mais tarde todos os envolvidos voltam aos velhos padrões. Para ancorar de forma sustentável uma cultura de feedback construtivo, Walldorf recomenda uma combinação de processos e instrumentos. 

Isso inclui opções de avaliação anônima, bem como consultas pessoais de feedback ad hoc via smartphone após uma reunião. Mas nada pode substituir a discussão de feedback construtiva e confiante entre funcionários ou gerentes. 

Ao mesmo tempo, Walldorf alerta para não exagerar no feedback. “Aqueles que lidam constantemente com avaliações e feedback muitas vezes se concentram demais em questões internas – e às vezes até perdem de vista os clientes da empresa.”

5. A cultura de feedback não se desenvolve durante a noite

“Uma cultura de feedback construtivo não surge da noite para o dia, é preciso respirar fundo”, diz Walldorf. Os projetos correspondentes devem, portanto, ser de longo prazo e dotados de pessoal. 

Caso contrário, a mudança cultural se extinguirá – e os fundos investidos serão perdidos. O coach de mudança informa que os projetos de comunicação têm um gerente de projeto por pelo menos 6 meses após a fase de treinamento.

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