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12 dicas para dobrar sua produtividade

No final do dia, você já se perguntou o que fez com seu tempo hoje? Você esteve no escritório o dia todo. Emails. Telefonemas. Encontros. Mas de alguma forma você sente que a pilha em sua mesa não ficou menor. Os prazos estão se aproximando e, novamente, você não encontrou tempo para concluir um documento importante.

Quer saber como você pode lidar com sua carga de trabalho diária sem ter que trabalhar um turno de 14 horas? Então você pode se interessar por estas dicas de produtividade:

1. Limpe sua mente

Você tem muito que fazer. Particularmente e profissionalmente. Novas tarefas são adicionadas constantemente. Os compromissos devem ser mantidos, os aniversários não devem ser esquecidos. E você já teve uma boa ideia que se esqueceu durante o dia?

Diga adeus à ideia de ter que se lembrar de tudo. Escreva TUDO. Tarefas, compromissos, ideias. Então você não pode esquecer de nada e sua cabeça está livre.

É assim que você pode salvar seus pensamentos:

Caderno

  • Você pode puxar um caderno normal do bolso a qualquer momento e anotar. Existem notebooks elegantes da Moleskine, por exemplo  .

Calendário do Google

  • Com um calendário digital você sempre tem acesso aos seus compromissos. Não importa se você está sentado em frente ao PC no escritório ou no restaurante com seu smartphone. Você pode usar o Google Agenda para gerenciar diferentes calendários. Por exemplo, um calendário privado e outro para sua empresa. Se você perder seu smartphone, suas tarefas não serão perdidas, como seria o caso de um notebook. Você pode acessá-lo facilmente de outro dispositivo.

Trello

  • No Trello você organiza suas tarefas em listas flexíveis. Por exemplo, você cria uma lista “Caixa de entrada” na qual anota todas as tarefas e compromissos recebidos. Em seguida, crie as listas “Hoje”, “Em breve” e “Algum dia”. Agora você decide quais tarefas da lista de entrada devem ser feitas hoje e arrasta-as para a lista correspondente. O Trello está disponível tanto como um aplicativo da web quanto como um aplicativo para smartphones.

Evernote

  • No Evernote, você pode criar várias notas e agrupá-las em blocos de notas. Crie um bloco de notas para tarefas pessoais e empresariais. O Evernote também está disponível como um aplicativo da web e como um aplicativo. Listas de tarefas digitalizadas podem ser pesquisadas usando o reconhecimento de escrita à mão.

Para que não tenha que anotar tudo, existe uma regra simples: Tudo o que não demore mais de 2 minutos pode ser feito de imediato.

2. Priorizar tarefas

Agora que você tirou todas as tarefas da cabeça, é hora de priorizar. O que é importante? Que tarefa pode esperar?

Priorize sua lista de tarefas

  • Um método simples é numerar a lista de tarefas existentes, começando com a tarefa mais importante. Comece cada dia com a primeira entrada da lista e vá subindo de cima para baixo.

Eisenhower

O princípio de Eisenhower diz: A importância vence a urgência. As tarefas são divididas em quatro áreas.

  • A – importante e urgente
  • B – importante e menos urgente
  • C – menos importante e urgente
  • D- menos importante e menos urgente

Insira suas tarefas no campo apropriado e comece a trabalhar nas áreas A e B. Você poderia delegar tarefas da área C e não trabalhar nas tarefas D, pois elas não são importantes nem urgentes.

Independentemente do método que você escolher: planeje buffer suficiente para interrupções imprevistas (ligações, problemas técnicos). Reserve cerca de 60% do seu tempo para suas tarefas. 40% servem como tampão. Uma lista de afazeres à noite inteira pode ser frustrante.

3. Regra 80/20 – O princípio de Pareto

De acordo com as observações de Vilfredo Pareto, 80% dos resultados são alcançados com 20% do trabalho envolvido. Isso significa que você pode produzir bons resultados com uma quantidade de esforço administrável. Para obter um resultado perfeito, o esforço é desproporcionalmente grande.

4. Desenvolva uma rotina diária

Muitos dos proprietários de negócios mais bem-sucedidos desenvolveram sua própria rotina particular de como moldam seu dia. Por que você deve fazer isso também?

Quando você segue uma rotina, não precisa decidir o que fazer a seguir. A rotina está aí. Isso automatiza processos e economiza seu tempo. Por exemplo, esta é a rotina diária de Benjamin Franklin:

5. Defina um cronômetro e defina o foco

Planeje uma certa quantidade de tempo para cada tarefa e concentre-se apenas nesta tarefa. Com a técnica Pomodoro , você trabalha em uma tarefa por 25 minutos. Isso é seguido por um intervalo de cinco minutos. Você pode monitorar o tempo com um cronômetro .

6. Escritório digital

Transforme seu escritório em um “escritório sem papel”. Documentos e faturas são digitalizados e armazenados digitalmente. Quais são as vantagens?

  • Os documentos não precisam mais ser pesquisados ​​em salas e pastas diferentes, mas estão imediatamente disponíveis através de um índice de pesquisa
  • Os documentos também estão disponíveis em trânsito e não precisam ser copiados ou impressos.

Ferramentas para um escritório digital:

  • Scanner de documentos (digitalize documentos e faturas rapidamente)
  • Aplicativo de scanner para iPhone ou Android (tire fotos de documentos e faturas)
  • Evernote (gerenciar documentos e faturas)

7. Faça pausas

As pausas ajudam a desanuviar e definitivamente devem ser incluídas na rotina diária.

Tomar café

  • Levantar do trabalho para tomar um café ou chá proporciona uma pequena pausa e exercícios

Caminhe ao ar livre

  • Faça uma caminhada de 20 minutos ao ar livre. Seu cérebro receberá oxigênio e você se sentirá em forma novamente.

Pausa para o almoço

  • Mime-se com uma pausa para o almoço prolongada e uma refeição equilibrada. Um sanduíche na frente da tela não é uma pausa para o almoço.

Powernap

  • O power nap já é bastante difundido nos EUA. Se puder, durma de 20 a 30 minutos. Isso recarregará sua bateria.

8. Evite distrações

Evite distrações. Concentre-se em uma tarefa e desligue o smartphone e as notificações por e-mail durante esse período.

Para um ambiente agradável, você pode:

9. Conte aos outros sobre as metas

Informe seus parceiros de negócios sobre seus objetivos. É assim que você se coloca sob pressão porque não quer ser um fracasso.

10. Terceirização de tarefas simples e demoradas

Freqüentemente, você se depara com tarefas que outra pessoa poderia fazer melhor e em menos tempo. É aqui que você deve pensar se seria melhor não terceirizar essa tarefa.

Alguns exemplos de como você pode encontrar freelancers:

11. Mantenha a ordem

Mantenha seu local de trabalho limpo e organizado. Isso ajudará você a encontrar as coisas mais rapidamente e se distrair menos. Permita que os últimos 10 minutos do dia enfeitem sua mesa.

12. Aprendendo com audiolivros e podcasts

Você tem muito a fazer tanto profissionalmente quanto particularmente. Freqüentemente, não há tempo suficiente para desenvolver suas próprias habilidades. Mas mesmo que você tenha muito em que pensar, nunca deve parar de trabalhar em si mesmo.

Baixe AudioBooks. Assim, você pode continuar sua educação paralelamente.

  • enquanto dirige (carro, trem, bicicleta, metrô)
  • antes de dormir
  • Durante o treinamento

E se você?

Como você aumenta sua produtividade? Você às vezes se sente sobrecarregado com suas tarefas?

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