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7 dicas para uma comunicação empresarial de sucesso!

Palavra por palavra para mais sucesso!
E-mails, cartas comerciais, o site da empresa – a comunicação escrita ocorre o tempo todo no dia a dia dos negócios. No entanto, muitos empreendedores dificilmente pensam em como eles aparecem para seus clientes e parceiros. O tom de voz certo (ou errado) pode fazer toda a diferença. Independentemente do meio em que você está se comunicando, existem algumas dicas e truques que tornarão mais fácil para o destinatário gostar de ler o que você está escrevendo.

1. Seja curto e simples

Ligações, contas, e-mails, reuniões – a vida profissional cotidiana é estressante. Portanto, é natural que ninguém goste de ler muito e pense muito sobre o que leu. Portanto, escreva o quanto for necessário, mas o menos possível. Apenas curto.
Tão importante quanto: simples. Especialmente no mundo dos negócios, muitas pessoas tendem a trabalhar com longas caixas cheias de palavras estrangeiras supostamente inteligentes para jogar. Quando você enviar seu próximo e-mail, simplesmente coloque-se no lugar do destinatário. É realmente necessário que você tenha um produto antigo com um novo substituto ? Ou o leitor não entenderia muito mais rápido se você apenas substituísse? Claro, muitas palavras estrangeiras usuais na indústria estão incluídas. No entanto, vale a pena usá-los com moderação e para tornar o texto mais fácil de entender.

2. Evitar serviço civil

Uma forma infelizmente muito popular de tornar os textos particularmente hostis aos leitores é o estilo nominal .
“Não há necessidade de discutir a situação novamente.” Pelo menos se você trabalhar no escritório. Uma empresa dinâmica também poderia simplesmente dizer: “Não precisamos discutir isso novamente.”

3. Ativo em vez de passivo

Há muita atividade na palavra “empresa” . Isso pode (e deve) estar refletido no idioma.
Faça as coisas em vez de esperar que elas sejam feitas.
(Um exemplo: “O pedido será buscado” vs. “Buscaremos o pedido”. Bem, o que parece mais motivador?)

4. Ilustrado e fornecido com exemplos

Principalmente quando você precisa explicar fatos difíceis, as imagens ajudam o leitor a entendê-los. Não se pretendem gráficos, mas uma linguagem pictórica.
Compare as seguintes afirmações entre si:

“Ele olhou para ela e foi imediatamente no amor.”
Vs.
“Ele a viu e sentiu sua cabeça e coração formigarem de excitação.”

Bem, qual frase descreve como o homem estava, para que você possa ter empatia? (Se agora você diz que isso naturalmente leva a textos mais longos, a questão vai para você, a propósito …) Os exemplos também fornecem um excelente suporte sobre o que você deseja transmitir ao leitor. Basicamente, quanto mais complicado o tópico, mais simples devem ser os exemplos.

5. Evite frases vazias

Coisas que todos nós lemos milhares de vezes não são algo para nos deixar levar pelo interesse. Nada que você gostaria de ler. Frases muito usadas (“O inverno está chegando”, “As temperaturas estão subindo, os preços estão caindo”) e termos de marketing vazios devem ser excluídos de seus textos.
Você gosta de uma pequena distração no meio?

6. Permaneça confiável

Não faça promessas que não possa cumprir – ou mesmo que não queira cumprir desde o início. Não importa o produto que você venda, ele não mudará completamente a vida de seus clientes e ninguém será uma pessoa mais legal ou melhor comprando-o.

Seja honesto e confiável em sua comunicação . Vantagens reais são muito mais importantes do que promoções exageradas.

7. Fale diretamente 

Envolva-se em um diálogo real com seus clientes – em vez de ter um monólogo sobre como sua empresa é ótima. Tente começar frases com “você” com mais frequência do que com “nós” ou “eu”.

E-mails e cartas

Ao escrever para clientes existentes, fornecedores ou outros parceiros de negócios, você tem uma grande vantagem: geralmente sabe com quem está falando.
Aproveite isso! Adicione um pequeno toque pessoal sempre que possível . Você mora em Munique, seu cliente é um hambúrguer? Cumprimente-o com um “Moin, moin to the Hansetic city” da Alemanha do Norte. Ou descubra o que está acontecendo em Hamburgo agora. Aplicação olímpica? O que seu cliente acha disso?
É importante que você avalie corretamente o relacionamento de um com o outro . Na dúvida, é melhor não ser muito pessoal para não parecer um perseguidor.

Os fundamentos absolutos da comunicação pessoal são ortografia e gramática – começando com o nome do destinatário. Se um erro surgir aqui, é como o pior cenário possível no relacionamento comercial. E também na mensagem real, tudo deve ser compatível com DUDEN, se possível. Isso mostra que você dedicou tempo para escrever ao seu “interlocutor”.

Dica: Também existe uma verificação ortográfica automática em programas de e-mail …

Textos na web

A internet está cheia de informações. O maior desafio hoje não é mais encontrá-los, mas filtrá- los de acordo com o que é importante e o que não é . Isso se deve, por um lado, à gama aparentemente infinita de websites sobre todos os tipos de tópicos e, por outro lado, à densidade de informações .

Além disso, os usuários geralmente não leem (imediatamente) os textos na web na íntegra, mas primeiro os examinam em busca de palavras-chave importantes. Portanto, é absolutamente útil colocar em negrito os termos-chave ou (curtas) passagens do texto . Isso tornará mais fácil para o leitor encontrar o que lhe interessa. Com textos mais longos, você deve construir subtítulos significativos que estruturem a informação e os olhos tenham medo de muito texto. Os marcadores também são adequados para esse propósito.

O conceito de inteligibilidade de Hamburgo

O conceito de inteligibilidade de Hamburgo foi desenvolvido entre 1969 e 1974 pelos psicólogos Inghard Langer,  Friedemann Schulz von Thun  e  Reinhard Tausch  . Avalia a compreensibilidade dos textos com base em determinados critérios, para os quais são fornecidas recomendações adequadas:

simplicidade

frases curtas (9 a 13 palavras), palavras curtas (três sílabas), palavras familiares (sem palavras estrangeiras ou termos técnicos)

estrutura

Um único pensamento por frase, o essencial no início, as coisas relacionadas nos parágrafos.

concisão

Verbos (em vez de substantivos), linguagem pictórica.

sugestão

Use imagens e gráficos.

A propósito:

Existem inúmeras fórmulas para calcular a legibilidade de um texto. A maioria deles parece bastante complicada, mas no final quase todos levam em consideração os mesmos critérios do conceito de compreensibilidade de Hamburgo. Portanto, da próxima vez que você escrever algo, apenas mantenha as recomendações em mente.
Você também pode verificar a legibilidade dos seus textos online. As ferramentas correspondentes devem ser usadas com cautela – mas algumas delas fornecem boas dicas sobre como tornar um texto mais compreensível. 

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