9 dicas sobre como dar notícias ruins aos funcionários

Ninguém gosta de dar más notícias. No local de trabalho, isso só aumenta a pressão.

Falar sobre um passo em falso de maneira imprudente pode prejudicar o moral, a produtividade e os resultados financeiros dos funcionários. Também pode causar a saída de talentos valiosos.

Se essa comunicação desajeitada se espalhar para o mundo exterior, a reputação da empresa ou seus relacionamentos com seus parceiros podem ser prejudicados.

Nesse período em que todos os hábitos são questionados, os gestores se deparam com a tomada de decisões que impactarão os colaboradores. O anúncio de más notícias é sempre um momento delicado para o empresário. 

Quer se trate de uma demissão, a redução do tempo de trabalho ou outro, uma mudança de posição, as tarefas diferentes e até mesmo a deslocalização da empresa para um lugar longe de casa do empregado … e nunca é fácil fazê-lo. Notificar o funcionário (s) em causa. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo.

Assuma seu papel

O anúncio de más notícias requer uma entrevista entre o gerente e o funcionário envolvido. Durante esta entrevista, você está em uma situação bastante delicada. Mas isso não deve demorar a informá-lo.

É difícil para um gerente escapar do anúncio de más notícias aos seus funcionários. Assuma o seu papel e anuncie a sua decisão. Não delegue essa tarefa a um funcionário, o que pode prejudicar sua reputação. Lembre-se de que você é o gerente.

Não tome uma decisão precipitada, pelo contrário, leve o seu tempo. Avalie as razões e prepare seu argumento antes de anunciá-lo. Considere também quando e onde é o melhor momento para compartilhar suas notícias.

Evite dizer isso antes de um fim de semana, feriado ou férias de funcionários. Como essa decisão pode causar estresse indesejado, é melhor relatar esse tipo de notícia em outros momentos.

Certifique-se de que as pessoas envolvidas estão cientes da situação. Freqüentemente, ao ouvir más notícias, a pessoa reage emocionalmente, o que é uma reação completamente normal. Seja compreensivo e deixe que ela expresse sua frustração, tristeza ou outra forma de descontentamento e, principalmente, não lance críticas que não tenham relação com a situação.

Más notícias são más notícias, não importa como você as diga. Não faça rodeios, seja breve. No entanto, seja diplomático e tenha em mente que sua habilidade para cuidar é fundamental.

Saiba antecipar as repercussões nas equipes

É inevitável, as más notícias sempre afetam um ou mais de seus funcionários. Leve em consideração todas as pessoas que estão envolvidas direta ou indiretamente. Coloque-se à disposição de seus funcionários para que possam compreender as questões e os motivos que o levaram a tomar tais decisões.

Dê aos funcionários tempo para assimilá-lo.

Evite ser incomodado por telefonemas ou quaisquer outras interrupções possíveis durante a entrevista.

Se afetar não só o interessado, mas também o restante da equipe, seja transparente e explique os motivos da sua decisão de evitar fofocas, boatos deletérios e que terão consequências negativas no envolvimento das equipes.

Seus funcionários são acima de tudo seres humanos.

Evite expor suas preocupações se a situação dos negócios estiver no meio de uma tempestade e dê a eles a oportunidade de se superarem e voltarem a dias melhores. Sempre leve em consideração que você precisa de sua equipe, então motive-os pedindo-lhes que aceitem o desafio.

Em vez de culpar a si mesmo ou aos outros, aprenda a tirar vantagem da situação. Abra um universo de perspectivas possíveis e confie na sua equipa e na sua decisão como alavanca para subir a ladeira.

Ao anunciá-lo com tato, poderá reduzir o peso do peso da sua tarefa, a sua vantagem será a franqueza, a transparência mas também o seu optimismo.

Qualquer gerente ou superior terá, em um ponto ou outro, que anunciar algo difícil para seus subordinados. Pode ser algo tão simples como a necessidade de aumentar a produtividade quanto um anúncio de demissões individuais ou até mesmo de downsizing. Ninguém gosta desses anúncios, tanto o receptor da mensagem quanto o remetente (Ahmed & Bigelow, 1993; McKee & Ptacek, 2001).

Dito isso, é possível aprender a lidar (Lamba, Tyrie, Bryczkowski, & Nagurka, 2016). É possível maximizar as chances de que a mensagem seja aceita e que as reações certas sejam realizadas. E é justamente para destacar essas possibilidades que existe este artigo.

Portanto, sim, a maior parte da literatura científica sobre o relato de más notícias vem da comunidade médica. Mas nada impede que vários dos princípios que emergem dela não possam ser usados ​​em um contexto organizacional ou mesmo pessoal, por exemplo, desde que sejam adaptados de acordo.

Assim, este artigo baseia-se principalmente no modelo de Sweeny e Shepperd (2007). Para mais informações, é aconselhável ler mais sobre o seu trabalho.

Sabendo disso, convido você a ler as linhas a seguir para entender melhor como transmitir más notícias de maneira eficaz.


Reduz o desconforto do libertador

Quando se trata de transmitir más notícias, o foco geralmente recai naturalmente no ponto de vista do receptor. No entanto, é importante não esquecer o do distribuidor. Especialmente sabendo que a experiência de dar notícias também pode ser particularmente desagradável para esta última era (Ahmed & Bigelow, 1993; McKee & Ptacek, 2001).

Dito isso, mesmo do ponto de vista do receptor, pode ser uma vantagem. Na verdade, um entregador de más notícias que parece confortável tende a ser visto mais como uma pessoa confiável (Holland, 1989). Essa percepção tende a facilitar a aceitação por parte do receptor.

Sabendo disso, as técnicas de treinamento e aprendizagem podem ajudar precisamente a reduzir o número e a intensidade das emoções negativas experimentadas quando se trata de transmitir más notícias (Richter, König, Koppermann, & Schilling, 2016). A ideia é simplesmente que conhecer as técnicas nas quais você pode confiar diminui naturalmente o nível de incerteza.

Pequeno aparte sobre o meio de entrega da mensagem. Um estudo mostrou que o telefone geralmente não é apreciado pelo remetente da mensagem em comparação com outros métodos, como entrevistas face a face, por exemplo (Sussman & Sproull, 1999). Conseqüentemente, as condições de entrega também devem ser levadas em consideração para melhorar o conforto do entregador.


Dê informações suficientes

No contexto médico, é particularmente importante fornecer informações suficientes ao paciente, pois cabe a ele, em princípio, tomar a decisão sobre o próximo passo (Sweeny & Shepperd, 2007). A informação deve, portanto, ser particularmente clara e abundante para facilitar a tomada de decisões.

No contexto organizacional, isso também se aplica nos casos em que é necessário aumentar o desempenho e a produtividade, por exemplo. Nesse caso, os funcionários precisam ser particularmente informados sobre o que exatamente é exigido deles para que possam encontrar as melhores soluções (Locke, 1996). Em outras palavras, os objetivos devem ser claros.

Em geral, porém, fornecer informações suficientes, especialmente quanto aos motivos das más notícias ou das decisões que delas decorrem, ainda é uma vantagem. Na verdade, aumenta as chances de que tais decisões sejam justas (Richter et al., 2016). Isso é particularmente interessante, pois uma impressão de justiça tende a diminuir a raiva do receptor (Richter et al., 2016), mas também a recusa da decisão (Lavelle, Folger, & Manegold, 2016).


Promova a satisfação do destinatário

Dependendo da situação, este ponto pode ser bastante delicado, uma vez que as sensibilidades e preferências dos indivíduos tendem a variar de uma pessoa para outra (Sweeny & Shepperd, 2007). Conhecer bem o seu público é, portanto, vantajoso. No entanto, isso não significa que não existam certas tendências.

No contexto médico, os pacientes tendem a dar mais importância às informações específicas para o tratamento e seu futuro do que às informações sobre o diagnóstico (Butow et al., 1996).

A mesma ideia pode ser aplicada na estrutura organizacional. Em um caso em que o desempenho precisa ser melhorado, por exemplo, pode ser vantajoso alterar a forma como as informações são apresentadas. Mais especificamente, ao invés de focar por muito tempo nos erros cometidos, seria melhor apresentar isso como uma oportunidade de aprendizagem, ou mesmo de propor soluções (Ilgen & Davis, 2000). A mensagem torna-se então construtiva e dá uma imagem de confiança na capacidade de cumprir o objetivo, o que é muito mais satisfatório.


Garanta a compreensão e retenção de informações

Este ponto pode parecer óbvio, mas vale a pena lembrar. Quando se trata de dar más notícias, é importante garantir que o destinatário entenda a mensagem e o que ela envolve. Afinal, de que adianta dizer a alguém que ela foi demitida com efeito imediato, se é para vê-la aparecer no escritório na manhã seguinte?

Existem vários meios para garantir que a mensagem seja entendida corretamente. Tais meios incluem perguntar diretamente à pessoa se ela entende ou resumir as informações (Dias, Chabner, Lynch, & Penson, 2003). Dependendo do caso, também é importante usar uma linguagem simples e evitar jargões profissionais (Ptacek & Eberhardt, 1996). Mais uma vez, conhecer o seu público é importante.

Mas não se trata apenas de garantir que a mensagem seja compreendida, é necessário também que as pessoas se lembrem dela. Isso pode ser feito distribuindo-se materiais escritos que resumem informações importantes (Reynolds, Sanson-Fisher, Poole, Harker e Byrne, 1981). Uma ideia interessante seria exibir essas informações de forma visível nos escritórios ou corredores da empresa.


Diminuir o sofrimento do destinatário

A ideia, neste caso, é principalmente humanizar o processo com táticas emocionais (Brown, Kulik, & Lim, 2016). Normalmente, trata-se de mostrar empatia ou reservar tempo suficiente para uma explicação (Boyd, 2001).

Observe, porém, que focar demais no aspecto emocional traz riscos. Ou seja, afastar-se da conversa (Brown et al., 2016). Portanto, mostrar empatia não significa necessariamente perder de vista o curso que você almeja.


Promova esperança

No contexto médico, a esperança é particularmente importante, pois está ligada a maiores chances de sobrevivência (Sweeny & Shepperd, 2007). No entanto, no contexto organizacional também a esperança é importante, especialmente na criação de um senso de eficácia pessoal que está ligado a vários resultados positivos (Magaletta & Oliver, 1999; Schaufeli & Salanova, 2008).

No caso de melhoria de desempenho, isso pode ser feito, mais uma vez, oferecendo soluções de melhoria (Ilgen & Davis, 2000). Também é possível usar métodos de definição de metas para transmitir ao funcionário a ideia de que ele é capaz de encontrar uma solução e criar mais motivação (Locke, 1996; Schunk & Ertmer, 2000).

Mais uma vez, você tem que saber mostrar equilíbrio. Na verdade, é importante que os objetivos definidos permaneçam realistas, bem como demonstrem uma atitude honesta (Sweeny & Shepperd, 2007).


Guia para a resposta desejada

Uma ideia que você certamente entendeu ser central neste ponto é a da adaptação. Com efeito, já foi referido várias vezes que é importante adaptar o método ao seu público, mas também de acordo com a situação e os objetivos. É precisamente na análise deste último que se concentra este último ponto.

No modelo de Sweeny e Shepperd (2007), existem quatro tipos de respostas que o receptor da má notícia pode adotar. Essas e suas características estão resumidas na Tabela 1.


Tabela 1Características dos diferentes tipos de respostas às más notícias

 Espera passivaMudança AtivaAceitaçãoSem resposta
AnsiedadeBaixoAltoModeradoBaixo
Afeto positivoModeradoBaixoBaixoAlto
Efeito negativoBaixoAltoAltoBaixo
Nível de atividadeBaixoAltoModeradoBaixo

A escolha de qual método usar para anunciar a resposta errada deve, portanto, ser baseada no tipo de resposta desejada do receptor.

Se se trata de melhorar o desempenho, então parece natural que se busque uma resposta ativa à mudança. Portanto, é melhor usar uma abordagem especialmente orientada para a tarefa e optar por um discurso que promova a ação.

Já se se trata de dispensa, o receptor não tem muito controle sobre a situação. Uma resposta de aceitação então parece preferível, uma vez que reduz os conflitos. Portanto, pode ser preferível ter uma abordagem particularmente empática com foco em informações que justifiquem a decisão.

Por outro lado, se a empresa está evoluindo para um futuro incerto, pode ser interessante promover uma espera passiva. Nesse caso, seria uma questão de evitar ações precipitadas que poderiam piorar a situação e, em vez disso, incitar a atenção e a reflexão até que uma solução seja encontrada.

O caso de não resposta, por outro lado, é um caso bastante especial. Na verdade, ao contrário de outros tipos de resposta, trata-se de negar as más notícias. Este tipo de resposta é, portanto, o menos produtivo de todos. Por outro lado, pode revelar-se particularmente útil a curto prazo para o receptor, pois permite-lhe evitar o enfrentamento das implicações negativas, sobretudo emocionalmente falando, das notícias (Sweeny & Shepperd, 2007). Mas, mais uma vez, a longo prazo, não se mostra particularmente útil e, portanto, deve ser evitado em um ambiente organizacional.

A escolha do tipo de resposta ao alvo dependerá, portanto, principalmente de três características (Sweeny & Shepperd, 2007). O primeiro representa as chances de ocorrência do evento negativo. Se a demissão já foi decidida, eles são muito altos (para não dizer com certeza). Se a empresa passa por um período difícil e existe o risco de downsizing, por outro lado, as chances de desligamento individual tendem a ser mais variáveis.

O segundo é a gravidade das notícias. Mais uma vez, alto no contexto de dispensa, baixo se se tratar apenas de reduzir a quantidade de papel utilizado pela empresa.

A terceira e última característica corresponde ao nível de controle que o receptor pode reivindicar. Baixo no caso de demissão, alto na melhoria do desempenho.

A Tabela 2 resume essas três características de decisão junto com o tipo geralmente preferível de resposta, dependendo da condição.


Tabela 2 Tipo de resposta preferencial dependendo da condição

 Probabilidades altasChances basses
Baixa gravidade  
     Baixo controleEspera passivaEspera passiva
     Alto controleEspera passivaMudança Ativa
Alta gravidade  
     Baixo controleEspera passivaAceitação
     Alto controleMudança AtivaMudança Ativa

Aproveite a oportunidade para inspirar confiança

Se você fizer isso direito, poderá tirar vantagem de um anúncio desagradável para construir confiança, cimentar as tropas e sair da crise mais forte. Seu comportamento diante da adversidade pode inspirar seus funcionários … ou perturbá-los.

Aqui estão nove dicas para diminuir o choque de más notícias e manter o curso. Estamos falando de notícias que afetam todo o negócio, como demissões, uma reorganização ou um problema com uma aquisição. Se você precisar demitir um funcionário , leia este artigo.

1. Prepare-se

Você não faria uma apresentação importante sem preparação. Portanto, certifique-se de compreender todos os detalhes do seu anúncio, incluindo o caminho a seguir para a empresa. Pratique, obtenha feedback e desenvolva seu anúncio.

2. Seja transparente

Não embeleze, esconda nada nem atrase indevidamente o seu anúncio. Os funcionários verão que você está tentando minimizar seus contratempos ou deslizar o anúncio entre notícias tranquilizadoras. Atrasar ou esconder as coisas é ainda pior. A verdade provavelmente virá à tona e você perderá sua credibilidade. Uma abordagem direta e sincera inspirará confiança, garantirá a lealdade de sua equipe e os ajudará a trabalhar juntos e abertamente na busca de soluções.

3. Faça o anúncio pessoalmente

Não exponha contratempos de negócios por e-mail. Organize uma reunião cara a cara com os funcionários, tanto quanto possível. Isso mostrará que você os tem em alta conta e lhe dará a oportunidade de esclarecer mal-entendidos, avaliar reações e provocar discussões. Seus funcionários ficarão seguros de que os líderes não têm medo de contar-lhes más notícias na cara.

4. Comunique-se efetivamente

Forneça informações suficientes sobre os eventos atuais e as próximas etapas, sem sobrecarregar a todos em detalhes. Seja claro e calmo. Fale com os funcionários antes de informar o mundo exterior. Sua mensagem, interna e externamente, deve ser consistente.

5. Suponha

Reconheça sua responsabilidade por quaisquer erros, mas não prolongue o mea – culpa. Em vez disso, explique o que a empresa fará a partir de agora para evitar que o problema se repita. Seus funcionários apreciarão isso e serão mais propensos a assumir a responsabilidade por seus próprios erros, mas também a procurar maneiras de melhorar as coisas.

6. Obter comentários

É uma oportunidade para todos se reconectar, refletir e focar na melhoria. Convide os funcionários a fazer perguntas e expressar suas opiniões. Encontre uma maneira apropriada de registrar feedback sobre como evitar erros e melhorar os processos .

7. Mostrar sensibilidade

Mostre que você se preocupa com os sentimentos e preocupações de seus funcionários. Não tente minimizá-los ou se defender.

8. Marque o futuro

Relembre a visão, estratégia e plano de ação da empresa, enquanto discute as mudanças necessárias. Todos estarão na mesma sintonia e terão confiança em sua liderança, no futuro da empresa e em seu próprio futuro.

9. Não pare aí

Deixe os funcionários saberem que você os atualizará regularmente sobre os desenvolvimentos e obterá seus comentários … depois faça o acompanhamento.

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