As duas formas corretas de delegar

Se podemos pensar que existe apenas uma maneira de delegar e que no final é apenas uma questão de realização de uma tarefa por outra pessoa, existem na realidade duas formas muito distintas de proceder a isso – esta e a qual não acarretam as mesmas consequências em termos de gestão ou realizações futuras. 

Em um caso, seu funcionário agora será responsável por ele, enquanto no segundo caso você o manterá.

Na verdade, é difícil distinguir entre os dois porque, no final, não é mais você quem percebe isso. No entanto, delegar verdadeiramente uma tarefa é mais difícil do que você imagina e exigirá que você execute ações diferentes. Existem vantagens significativas, mas dependem de sua capacidade de confiança. 

Delegação simples: execução

A maioria das pessoas que delega uma tarefa está, na verdade, apenas delegando a execução. Na verdade, é simples, trata-se de pedir a uma pessoa que realize a tarefa e controle o seu bom desempenho. Em geral, trata-se de criar fichas de procedimentos no melhor caso possível para que a pessoa não precise de você, pelo menos no início, e ficar à sua disposição caso encontre alguma dificuldade. 

O destinatário da delegação pede então que você verifique se as tarefas são primeiro executadas corretamente e para enviar-lhe quaisquer dificuldades encontradas. Você não executa mais a tarefa e apenas gasta tempo verificando se ela é executada corretamente. Você economiza tempo e esta é a origem da sua delegação. 

Delegação extensa: responsabilidade

Por outro lado, existe outra forma de delegação. A pessoa não apenas executa a tarefa, mas assume total responsabilidade por ela. Em seguida, é envolvido e pode eventualmente transferir a tarefa posteriormente, garantindo o controle. 

As contribuições da delegação real não são desprezíveis: já poderá tirar proveito de uma forma melhor de realizar as tarefas do que a sua, o que não é um pequeno passo em frente porque é possível que o destinatário seja mais competente do que você e que ele tem conhecimento que você não tem. 

Você configurou um banco de dados, mas ele pode ter treinamento ou experiência que permita aprimorá-lo ou até mesmo desafiá-lo. 

Outra vantagem: ele pode se tornar uma fonte de propostas e aproveitar o tempo para progredir na área, para o qual você provavelmente não teve tempo (caso contrário, não teria passado a tarefa). Por fim, e talvez o mais importante, ele realmente assumirá sua responsabilidade e provavelmente não o chamará mais porque será levado a tomar decisões que não poderia tomar se você mantivesse o controle sobre eles. 

Como resultado, você realmente economizará tempo e talvez permita que a empresa progrida no delegado. Além disso, você não se torna mais “necessário” e a realização da tarefa ou mesmo o seu lançamento não dependerá mais de você, o que pode permitir que você invista seu tempo em outro lugar, onde será muito mais útil … ele realmente assumirá sua responsabilidade e provavelmente não o chamará mais porque terá de tomar decisões que não poderia tomar se você mantivesse o controle sobre eles. 

A dificuldade de realmente delegar

A maior dificuldade entre as duas maneiras de fazer as coisas é que em um caso você tem que confiar e no outro você vai estar no controle. Embora a confiança não exclua o controle em ambos os casos, as vantagens do segundo tipo de delegação são significativas. Se você der um passo para trás, verá que, em última análise, a verdadeira delegação continua sendo uma questão de bom senso: você não será capaz de controlar o trabalho de todos, o tempo todo, se o negócio crescer. 

E este não é o dia em que você tem 50 pessoas para liderar que você pode organizar a delegação. Portanto, você deve transmiti-lo à medida que avança e configurar seus indicadores de monitoramento para que isso ocorra. De qualquer forma, a escolha é sua.

As condições necessárias para uma verdadeira delegação

Se você deseja delegar uma tarefa de forma eficaz, deve primeiro levar em consideração que terá que contextualizar a tarefa para entender porque há interesse em realizá-la. Se às vezes o bom senso leva seu funcionário a descobri-lo, é para motivá-lo e mostrar-lhe o impacto dessa tarefa na empresa.

Uma vez que essa contextualização é estabelecida, você precisa definir metas que não são apenas a conclusão da tarefa. A tarefa pode ter impacto, por exemplo, no número de clientes potenciais, nos tempos de produção ou mesmo no número de visitantes do seu site. O delegado deve, portanto, apropriar-se desses objetivos e validá-los, seja em termos de ambição, ao longo do tempo, etc. Em suma, todas as características dos objetivos SMART.

Então, você tem que levar em consideração que a pessoa não terá a mesma forma de proceder que você. Se a princípio você pode criar procedimentos e acompanhá-los, logo aceita que os formulários e a forma de lidar com a tarefa são diferentes dos seus. Se o seu funcionário tem medo de errar, você rapidamente corre o risco de perder o mais importante: a iniciativa dele e as melhorias que ele pode trazer. Trata-se de melhorar seus processos, sua forma de fazer ou até complementá-los para atingir o objetivo. Ele deve, portanto, realmente assumir a responsabilidade pela tarefa. 

Para que isso se transforme, além de deixá-lo livre para tratar a tarefa como quiser, é preciso dar-lhe os meios para fazê-lo e, em particular, para monitorar o desempenho das tarefas realizadas. Se a princípio você pode garantir o controle e o acompanhamento, nada o impede de dar a ele também essa possibilidade. Trata-se de assumir genuinamente a responsabilidade pela tarefa. Se você conseguir manter o controle das metas e definir novas, ele terá de aceitá-las e provavelmente superará você e lhe dirá se elas são alcançáveis ​​ou não. 

Em qualquer caso, deve apelar-lhe cada vez menos e as suas reuniões devem servir apenas para propor novos meios para atingir os seus novos objectivos ou mesmo para definir novos projectos para alcançar os resultados esperados. 

Gerenciamento legal: não apenas uma aparência

Se muitas vezes simbolizamos o gerenciamento cool com uma mesa de pebolim ou até mesmo uma máquina de pinball, o gerenciamento cool está longe de ser apenas uma história de possuir uma sala de jogos. 

Muitas empresas, exibindo sinais de bem-estar, não compreenderam necessariamente que não se trata apenas de criar uma parte, mas de constituir uma gestão totalmente diferente e que leve em consideração, em primeiro lugar, o bem-estar de o empregado.

Confiança acima de tudo.

O verdadeiro símbolo de uma gestão descolada ou de empresas onde a vida é boa reside, antes de mais, na confiança que é dada a cada funcionário. Na realidade, trata-se de lhes dar condições de trabalho mais ou menos as do empresário, nomeadamente liberdade de horários e de presença na sua maior parte na empresa. 

A primeira razão do bem-estar é a capacidade de escolher e de se organizar livremente de acordo com as necessidades pessoais, como uma criança doente ou mesmo à espera do encanador para reparar um vazamento de água. 

Essa confiança se reflete na falta de controle sobre os meios empregados pelos colaboradores para cumprir sua missão diária. Claro, a total falta de controle não é uma realidade, porque se trata, acima de tudo, de cumprir objetivos e, no caso de não cumprimento, é necessário analisar o porquê e o que se tornou um fator de bloqueio para o sucesso. 

Em última análise, trata-se de responsabilizar todos por sua missão, pensando que a liberdade não leva necessariamente ao abuso e que os funcionários, quando são realmente livres, podem dar o melhor de si a partir do momento em que existe. 

A missão da empresa e seus valores

Em empresas onde a vida é boa, nem é preciso dizer que tanto os valores como a missão da empresa são frequentemente apresentados. Simplesmente porque se trata antes de mais de dar sentido ao trabalho de cada um e de poder observar a sua contribuição para a sua realização. 

Ele não está mais apenas fazendo um trabalho por um salário, mas você compartilha um objetivo comum que vai muito além de apenas fazer uma rotatividade. Se você quer que uma pessoa se sinta bem na empresa, ela deve, obviamente, cumprir uma missão que esteja de acordo com seus valores. 

Também é impossível para um funcionário se sentir bem se suas ações estão em contradição com seus valores, o que muitas vezes acontece no campo das finanças. 

Uma atmosfera que deve refletir bem-estar

Portanto, certamente uma bela decoração, locais de relaxamento, espaços coloridos e variados ou mesmo que lembrem a casa, isso não é desprezível. Há muito se reconhece que o local de trabalho contribui para o bem-estar e devemos admitir que escritórios austeros não necessariamente fazem com que você queira trabalhar. 

A maioria das empresas revisou seus arranjos antes do confinamento e também terá que resolver o quebra-cabeça de preservar uma atmosfera acolhedora com regras de confinamento rígidas.

 O mesmo acontecerá com a gestão, que se verá confrontada com uma preocupação real. Fornecer tudo o que é necessário para o bem-estar material dos funcionários obviamente continua a ser uma garantia de conforto como café, chá, água, possibilidade de aquecer a louça na cozinha por exemplo.

Por que definir metas é essencial!

Quando você conhece seu trabalho e o que deve fazer, pode se perguntar para que serve estabelecer metas. No entanto, muitos motivos podem levar à sua implementação. Aqui estão alguns

Para motivação

Definir metas, sejam diárias, semanais ou ao longo do tempo, ajuda a motivar-se. Não é incomum entregar-se à inércia e à procrastinação. Se você definiu metas de tempo para a conclusão de uma tarefa, tenderá a adiar menos sua execução, pois, do contrário, atrasará a próxima. 

Você tem outras tarefas a fazer, então pode também terminar a que está fazendo. À medida que você os completa, um sentimento de orgulho também pode surgir e, assim, aumentar sua motivação. Idealmente, você deve, portanto, medir cada meta bem para não desanimar se você ficar cada vez mais atrasado em um dia com o trabalho que precisa fazer. 

Caso você os avalie bem, o estresse deve diminuir à medida que você os realiza. Perto do final da tarefa, você também pode dizer a si mesmo: “Está quase pronto”. Um primeiro argumento que vale seu peso em ouro. 

Para o acompanhamento de sua deficiência

Definir metas permite que você veja que está alcançando-as gradualmente. Alguns não hesitam em montar planilhas de acompanhamento com o percentual de realização da tarefa. Por exemplo, você pode estimar que uma tarefa está 25% concluída no final do primeiro dia se durar 4 dias. A cada dia, você descobrirá que está se aproximando de seu objetivo final. Isso também fortalece sua motivação. 

Algumas empresas, portanto, compartilham todos os objetivos de cada célula com os outros membros. Eles podem, assim, acompanhar o andamento de certas tarefas que têm impacto em seu próprio trabalho e organizar melhor seu próprio trabalho. 

Para dissecar as tarefas

O monitoramento da realização de um objetivo envolve a definição das várias tarefas. Ao fazer isso, você cria um processo que lhe permitirá compreender totalmente todas as tarefas que executa. Graças a esta ação, você pode identificar quais podem ser automatizados ou quais deseja delegar no futuro. Você recua no tempo gasto em cada operação, o que pode ser útil para saber, por exemplo, seu preço de custo. 

Assim, certas operações podem ser delegadas a prestadores de serviços ou você ainda pode recrutar pessoas que tenham apetite ou uma habilidade superior ou complementar à sua para uma operação específica. A decorticação e medição das tarefas também permite saber o tempo atribuído a cada operação. 

Para avaliar o desempenho

Depois de avaliar o tempo de cada operação, você pode monitorar seu desempenho e possivelmente tirar conclusões. Você pode ver o que o impediu e avaliar como aumentar seu desempenho. 

Pode tratar-se de meios a implementar ou simplesmente de avaliar a si mesmo ou a seus colaboradores. No caso de uma avaliação de funcionários, você pode discutir com eles de forma objetiva e encontrar soluções em caso de mau desempenho. 

Para definir a direção

Definir metas é antes de tudo esclarecer sua visão. Você sabe para onde quer ir e com que rapidez. Isso permite que você defina um curso para você e para os outros. Também faz você perceber que faz parte de um todo e que cada um influencia o futuro da empresa. 

O objetivo principal geralmente se aplica a toda a equipe e cada um permanece uma engrenagem no sucesso. Você fica ciente do valor do trabalho realizado por todos os seus funcionários e cada um compreende o impacto do trabalho do outro. Assim, você consolida o espírito de grupo. Com um objetivo explícito, você motiva suas tropas. 

Para encontrar soluções

Isso é especialmente verdadeiro se sua meta parecer difícil de alcançar ou se seus funcionários fizerem comentários sobre seu lado irreal. Poderão assim apontar-vos as tarefas que pensam não poderem realizar no tempo previsto, porque recordemo-lo, se necessário, bons objetivos são SMART, portanto certamente ambiciosos, mas especialmente delimitados no tempo. 

Você pode obter um feedback que normalmente não receberia, pois isso explicará o que o está retardando. Portanto, não fique chateado se algumas pessoas disserem que a divisão do trabalho é inatingível. Descubra por quê. 

Mas acima de tudo gestão! 

O primeiro motivo que tornará sua empresa legal é a atmosfera criada entre seus funcionários e, acima de tudo, seu gerente. Isso se reflete na chegada do novo funcionário, que deve estar verdadeiramente integrado às equipes e entender rapidamente o funcionamento da empresa. Um funcionário que está perdido não consegue se sentir bem e às vezes leva anos em algumas empresas para entender quem está fazendo o quê. 

Hoje, as sessões de boas-vindas são bem organizadas em empresas onde a vida é boa e as trocas entre departamentos são estimuladas para garantir um bom entendimento da função de cada pessoa, bem como das regras de funcionamento de cada departamento. 

Além da chegada do colaborador, é o clima e, em outras palavras, o entendimento com a equipe que continua essencial para todos. É, portanto, uma questão de recrutar e treinar equipes que provavelmente trabalharão bem juntas e que tenham exatamente esse estado de espírito, porque é impossível fazer uma gestão fria em uma atmosfera deletéria, mesmo se você puder inspirar bom humor como gerente. 

Sessões de formação de equipe, seminários ou mesmo passeios são, portanto, favorecidos para permitir o desenvolvimento de vínculos entre cada indivíduo, mesmo que seja necessário notar que as próximas semanas serão provavelmente muito complexas para os gerentes que terão que gerenciar aqueles que têm medo e desejo para colocar distâncias e criar uma atmosfera bem-humorada. 

Bondade acima de tudo 

Se um valor precisa ser comunicado para que o espírito sereno se espalhe nas equipes, é o da benevolência que anda de mãos dadas com a empatia. É uma questão de todos os gestores e, melhor ainda, de todas as equipes, estar neste estado de espírito. Apesar de não desculpar tudo também, deve ser correto e compreender uma situação é uma delas. É essencial entender o seu funcionário que se depara com decisões que às vezes parecem ser tomadas de forma subjetiva. 

Da mesma forma, os funcionários devem ser capazes de tomar iniciativas e cometer erros. Já, porque se você não tentar nada, provavelmente não terá sucesso e as iniciativas geralmente geram propriedade do projeto. Isso gera entusiasmo e permite ao funcionário ir além de sua estrutura simples no desempenho de uma tarefa, mas requer um painel muito completo de suas competências. 

O colaborador então realiza seu trabalho com uma mente diferente e geralmente se sente muito menos limitado em sua contribuição. O direito ao fracasso é, portanto, naturalmente, uma das contrapartidas desse tipo de gestão. 

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