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Como abrir um espaço coworking

O trabalho independente de localização não experimentou apenas um verdadeiro boom desde a crise de Corona: uma mesa e a senha WiFi são suficientes para trabalhar em qualquer lugar do mundo – pelo menos quase. Quem tem uma demanda um pouco maior encontrará espaços de coworking, principalmente nas grandes cidades, que não só fornecem essa mesa, mas também salas de reunião, escritórios particulares e amplo equipamento de trabalho. Além disso, há networking, intercâmbio e treinamento. Parece um conceito inteligente, então não é de se admirar que cada vez mais espaços de coworking estejam sendo abertos. Se você também está brincando com a ideia de montar um espaço de coworking, seu conceito é particularmente importante: Destaque-se da concorrência para ganhar dinheiro com a produtividade dos outros.

Configurando um espaço de coworking: requisitos

Basicamente, não há grandes obstáculos para entrar no negócio de coworking . Basta registar uma empresa e, dependendo da forma jurídica escolhida , inscrever a sua empresa no registo comercial. Torna-se muito mais emocionante com uma propriedade adequada que deve atender a todos os requisitos para o conceito de seu quarto. O que pode parecer simples à primeira vista, infelizmente, muitas vezes não é, especialmente porque nem todos os proprietários de imóveis comerciais gostam de ver o conceito de espaço de coworking em seus quartos. Abordaremos o conceito espacial e a localização com mais detalhes a seguir.

De volta aos requisitos para configurar um espaço de coworking: como operador, você é responsável pelo bom funcionamento da vida cotidiana do escritório, pelo mobiliário e limpeza dos quartos, mas também pelas reservas, faturamento e, se necessário, pela organização e implementação de Eventos Dependendo do conceito, a lista de tarefas pode certamente ser estendida por outras tarefas. No entanto, o foco geralmente é claramente na organização e administração.Treinar nessa área ou simplesmente ter paixão por esses tópicos é definitivamente útil. Segurar um monte de cordas na mão, manter uma visão geral – isso deve servir para você e também para o contato com pessoas diferentes. No final, você é sempre o anfitrião em seu espaço de coworking.

O modelo de negócios do seu espaço de coworking

Na primeira etapa da fundação, você deve, pelo menos, esboçar aproximadamente o seu modelo de negócios: como e com quem você quer ganhar dinheiro e onde? Pense se você deseja oferecer muitos pequenos escritórios ou grandes áreas comuns, seguir a ideia da comunidade ou fornecer uma estrutura de escritório pura, se o seu grupo-alvo é mais indivíduos, equipes ou empresas, qual deve ser o nível de seu equipamento, etc. na direção de um planejamento concreto, que em última análise leva a um plano de negócios completo, pode permanecer um tanto abstrato neste ponto. O objetivo é obter uma primeira imagem do seu futuro espaço de coworking e do seu grupo-alvo e determinar o que você já traz com você e o que ainda pode estar faltando.

Criação de um espaço de coworking com um conceito único

Conforme mencionado no início, a chave para o sucesso do seu espaço de coworking é o seu conceito único. Deve ser imediatamente reconhecível o que há de especial em sua oferta e o que outros escritórios ou suas próprias quatro paredes não podem oferecer.

Além das premissas puras, muitos clientes também procuram os espaços de coworking porque desejam se beneficiar da ideia da comunidade: conhecer outros freelancers, trocar ideias, gerar novas ideias ou mesmo iniciar um novo negócio. Eventos regulares como workshops, palestras e coaching apóiam o senso de comunidade. É certo que você não está sozinho com essas ofertas. O truque aqui é encontrar palestrantes que outros não precisem para ser mais relevantes e interessantes.

Dica: pergunte a si mesmo o que você pode fazer melhor do que os outros com seu conhecimento, habilidades e recursos – com base nisso, você desenvolve seu conceito e argumentos de venda exclusivos. Um inventário de seus recursos o ajudará ainda mais.

Ao desenvolver um conceito, também é aconselhável focar muito claramente em um grupo-alvo (ou vários grupos-alvo): Encontre serviços adicionais para certas indústrias ou especialmente para fundadores ou freelancers que são novos na cidade. O último abre uma abordagem completamente nova: por exemplo, há espaços de coworking que não só oferecem escritórios, mas também acomodações econômicas. Você também não deve subestimar o tópico do equilíbrio entre vida pessoal e profissional : em seu conceito, inclua atividades de lazer como ioga ou outras atividades conjuntas que podem ocorrer em seus quartos, bem como espaço e ideias para pausas (compartilhadas). Ou você está planejando um espaço de coworking para pais com creche integrada.

Você percebe: Mesmo para o conceito, é útil ter um grupo-alvo em mente e ficar se perguntando “O que meus clientes (ainda) precisam em termos de trabalho?”

Dica: Ideias para ofertas que passam sem muito pessoal ou manutenção são particularmente gratas. Por exemplo, digitalize sua oferta e disponibilize salas de reuniões virtuais, podcasts e vídeos de seus workshops para seus clientes. É assim que você também ganha dinheiro quando seu espaço de coworking não está aberto ou é pouco (mais) usado – por exemplo, em tempos como a crise do Corona.

Outra observação, se você é um dos fundadores que prefere se concentrar na estrutura do escritório do que na comunidade: é mais sobre tecnologia e equipamentos perfeitos do que sobre os “enfeites”. Honestamente, esse tipo de negócio costuma ser difícil e altamente competitivo, pois você compete com centros de negócios clássicos e comunidades de escritórios. Se você ainda não tem contatos com empresas que sabe que reservarão seu espaço regularmente, ou um grupo-alvo muito afiado e uma grande reserva financeira, essa abordagem de start-up infelizmente muitas vezes não é muito promissora.

O plano de negócios para o seu espaço de coworking

Depois de registrar suas idéias em seu conceito, você especifica os tópicos resultantes e as tarefas a fazer em um plano de negócios. Ele não é usado apenas para configurar seu espaço de coworking no papel, mas também para pedir a investidores ou bancos apoio financeiro .

Lide com os seguintes pontos em seu plano de negócios:

Conceito de localização e ambiente do seu espaço de coworking

A localização ideal para o seu espaço de coworking pode ser facilmente alcançada de carro e transporte público. A fim de manter baixos os preços de aluguel ou compra de um espaço de escritório adequado (e já que seus clientes não se importam realmente com clientes que entram ), os espaços de coworking costumam estar localizados na “segunda linha”, ou seja, em um quintal ou em um andar superior fundado. Lembre-se de que seu espaço de coworking ainda deve ser fácil de encontrar.

Cuide também do conceito de quarto: Haverá uma área de recepção? Quantos escritórios individuais, salas de reuniões e áreas comuns você está planejando? Qual é o tamanho da cozinha ou você ainda integra um café?

Acima de tudo, é importante planejar o número de espaços de escritórios diferentes para calcular quanto espaço você precisa alugar e a que preço, a fim de cobrir os custos ou trabalhar com lucro .

Depois de desenvolver seu conceito de espaço e identificar uma localização aproximada, verifique a situação competitiva na área de captação – se já houver um espaço de coworking na vizinhança, uma possível localização provavelmente será cancelada. Ou você encontra um conceito tão extraordinário que não há competição direta.

Aliás, não só o espaço de escritórios existente é adequado como uma propriedade adequada: conversão ou uso temporário de armazéns, garagens ou edifícios de fábricas antigas também é muito popular. Freqüentemente, o aluguel ou o preço de compra são mais baratos do que nos escritórios clássicos. Em troca, você provavelmente terá despesas maiores com a expansão e conversão – e então rapidamente surge a pergunta se o investimento vale a pena no longo prazo.

Dica: Visite os espaços de coworking existentes e também leia livros com conceitos arquitetônicos. O que você pode fazer de diferente, mais barato, melhor do que os outros? Por exemplo, conceitos de sala estão sendo criados com sucesso e usam contêineres que são colocados em depósitos antigos. A cooperação com empresas de médio porte é ideal aqui, o que permite o uso temporário – os contêineres podem simplesmente ser movidos quando os corredores forem usados ​​para outros fins novamente.

O grupo-alvo para o seu espaço de coworking

Você provavelmente já tinha um grupo-alvo em mente ao desenvolver seu conceito. Escrever o plano de negócios é o momento certo para desenvolver ainda mais suas considerações. Pergunte a si mesmo como seus futuros clientes chegam ao seu espaço de coworking, com que propósito e com que frequência eles vêm, por quanto tempo ficam e o que fazem lá.Aqui, pode ajudar trabalhar com as chamadas personas – isto é, inventar pessoas fictícias que podem ser típicas do seu grupo-alvo. Dê-lhes nomes e algum tipo de biografia – isso ajudará a ter empatia por essas pessoas e a entender suas necessidades. Em seguida, você usa essas personas para trabalhar nos pontos restantes de seu plano de negócios. Seu “comportamento” também lhe diz, por exemplo, se e quantos escritórios individuais, cabines telefônicas e outras áreas você precisa: As pessoas que se reúnem aqui fazem ligações constantes e frequentes? A paz absoluta é mais importante para o seu grupo-alvo do que a oportunidade de trocar ideias?

Também é importante que você seja claro sobre como seu grupo-alvo está financeiramente posicionado – ou seja, o que eles podem e gostariam de pagar – e se é mais sobre indivíduos ou equipes.

Compare seu grupo-alvo e seu conceito até que ambos combinem perfeitamente.

O equipamento do seu espaço de coworking

Se você conhece seu grupo-alvo, também sabe o que ele precisa para trabalhar em seu escritório: além de mesas e cadeiras confortáveis, impressoras, scanners e outros dispositivos técnicos são importantes. Quadros brancos e outras ferramentas para brainstorming juntos também podem desempenhar um papel, assim como uma cozinha mais ou menos bem equipada. Use a planta do seu quarto para planejar especificamente as peças individuais de mobília.

A qualidade do equipamento também depende do seu grupo-alvo : Jovens iniciantes e freelancers da indústria criativa podem preferir o charme de fábrica com mesas e áreas de estar “faça você mesmo”. Se você deseja alugar seus quartos para empresas que estão abertas ao público, talvez deva ser um pouco mais representativo.

Custos e preços para seus escritórios

A aquisição dos equipamentos é um dos grandes itens para os custos iniciais do seu espaço de coworking. Faça uma lista com o equipamento completo e todas as outras despesas que surgirem no início do seu estabelecimento – por exemplo, a procura de imóveis e a renovação dos quartos. Você deve criar uma segunda lista para os custos de funcionamento : Aqui você pode encontrar o aluguel, custos de funcionamento, publicidade e consumíveis, mas também despesas com serviços adicionais – como professores de ioga, pessoal de limpeza, pessoal de cozinha. Você financia as despesas iniciais com patrimônio líquido e / ou capital externo. Para obter capital externo, os bancos são o ponto de contato óbvio para um empréstimo ou você solicita financiamento público para fundadores .

Você deve ser capaz de financiar os custos de operação (pelo menos após uma fase inicial de inicialização) com sua receita de operações em andamento – e, claro, também deve ter seus investimentos novamente em algum momento.

É aqui que entra em jogo o preço de seus serviços. Conforme mencionado acima, você coloca o número de seus quartos e espaços em relação ao número de reservas e os custos de funcionamento. Em outras palavras: encontre uma resposta para a pergunta “Com que freqüência você tem que alugar qual espaço a quais preços por mês para que algo permaneça no final?”

Dica: troque ideias com outros operadores, o que é realista. Muitas dessas ofertas só sobrevivem porque grandes empresas individuais alugam espaços para muitos funcionários que raramente estão todos lá ao mesmo tempo. Tente entrar em tais colaborações antes de fundar a empresa, a fim de ser capaz de apontar esses clientes regulares potentes no plano de negócios. Novas formas de trabalho são bastante populares e as empresas maiores geralmente ficam felizes quando alguém pode fazer o trabalho por elas para fornecer uma cultura de inovação na forma de escritórios modernos. As taxas de usuário mais altas, que podem ser aplicadas a este grupo-alvo, ajudam você a adquirir startups desajeitadas, que por sua vez criam a cultura que os principais clientes desejam.

A propósito, você deve tornar seus preços o mais simples e transparentes possível. Os preços com tudo incluído foram estabelecidos para diferentes períodos de tempo e tipos de quarto. Por exemplo, um preço fixo para o uso único de um único escritório ou uma mesa na grande área comum e um preço para o uso regular. O uso regular pode funcionar como uma assinatura – ou seja, “Pague um preço mensal e use um quarto por 10 ou 20 horas por mês” – ou como um contingente (“Compre 10, 20, … horas e use-as com flexibilidade sempre que quiser”. . “). Quanto maior o contingente ou mais longa a assinatura, mais barato será.

O preço total não deve incluir apenas o uso da sala, mas também o uso do equipamento e o fornecimento de café e frutas. Um faturamento individual de cada item tornaria tudo desnecessariamente complicado não só para seus clientes, mas também para você. Para eventos adicionais, entretanto, você deve cobrar preços extras, afinal, você também tem despesas adicionais aqui.

Importante : Não calcule seus preços muito barato, mas também não tão caro que eles correspondam aos de um aluguel de escritório clássico. É realmente uma arte encontrar exatamente o preço certo que justifique seu esforço extra para a operação e manutenção dos quartos e ainda evite que seus clientes aluguem uma mesa em um escritório compartilhado.

Reserve um tempo para fazer uma análise detalhada do mercado e da concorrência: veja quais fornecedores em sua região estão solicitando preços, para quais serviços e recursos. Em seguida, pondere exatamente onde você pode possivelmente oferecer preços mais baratos ou pelo menos equivalentes e onde pode ou deve ser mais caro, mas também explique por quê. Se você oferece valor agregado real e é comprovadamente melhor, você também pode ser (um pouco) mais caro do que seus concorrentes.

Em seguida, apresente os seus preços num site, onde as várias ofertas também podem ser reservadas imediatamente. Para consultas individuais, por exemplo, aluguéis de longo prazo, você sempre pode calcular as ofertas certas.

Administração e comunicação

O faturamento do aluguel, reserva de extras, rescisões de escritórios e novos contratos, bem como atualizações regulares de informações para seus clientes são importantes para o seu espaço de coworking funcionar. Você pode trabalhar com programas de planilha como o Microsoft Excel e e-mails individuais, mas, mais cedo ou mais tarde, você perderá o controle e surgirão problemas no back office. Portanto, você não poderá evitar o uso de software de gerenciamento. Felizmente, à medida que o coworking está se tornando cada vez mais presente, há uma variedade de soluções de software especialmente para espaços de coworking que apoiam você no gerenciamento e comunicação com seus clientes.

Dica: Experimente várias soluções de software para encontrar o software certo que ofereça um bom suporte a você e aos seus clientes. Quase todos os provedores oferecem a opção de uma fase de teste gratuita. Considere também se o software deve ter interfaces para outros tópicos digitais, por exemplo, gerenciamento de impressoras, programas de bate-papo ou acesso digital (por exemplo, via aplicativo de telefone móvel) para os quartos alugados. Isso evita que você tenha que gerenciar seus clientes em paralelo e lhes dá um valor agregado real.

CI e marketing para o seu espaço de coworking

Seu site não é apenas sua plataforma de reservas, mas também uma importante ferramenta de marketing. É aqui que os clientes em potencial têm uma primeira impressão do seu espaço de coworking e aprendem sobre eventos futuros, por exemplo. Especialmente no início, esses eventos serão um elemento central na aquisição de clientes.

A ideia de não apenas organizar seus próprios eventos, mas também conectar-se a conhecidos espetáculos do setor e disponibilizar seu espaço de escritório para eles é particularmente inteligente. A cooperação com espaços de coworking em outras cidades também pode ser uma boa alavanca.

Caso contrário, a questão se aplica aqui novamente: Quem é o seu grupo-alvo – e onde ele está localizado? Use redes sociais, eventos, revistas para sua publicidade.

Importante : É melhor desenvolver uma CI – identidade corporativa – antecipadamente, que não se reflita apenas em sua publicidade, mas também em seu próprio espaço de coworking. Trata-se de cores, por exemplo, mas também do estilo do mobiliário e de um nome apelativo. Isso pode, por exemplo, ser baseado no seu grupo-alvo ou no seu setor e já indicar que os fundadores se reúnem aqui para uma troca. Se você está particularmente interessado nesta troca e startups, isso também pode se refletir no design de suas instalações.

Um IC bem pensado é realmente muito importante em espaços de coworking e pode fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso. Seus clientes só voltarão se se sentirem confortáveis ​​em seu espaço e os encontrarem novamente – afinal, seu espaço de coworking costuma ser o escritório principal e, portanto, a figura de proa para seus clientes. Até certo ponto, seu IC também é seu IC.

Se você não é um craque de branding e marketing, este é o momento certo para trabalhar com profissionais. E quem sabe: talvez estes sejam os primeiros clientes do seu espaço de coworking.

Fundando um espaço de coworking – conclusão

Com o avanço da digitalização, a demanda por locais de trabalho descentralizados está crescendo – mas a oferta está crescendo ao mesmo tempo. Não apenas outros espaços de coworking são seus concorrentes, mas também escritórios e centros de negócios compartilhados. Isso torna um conceito individual e um grupo-alvo adequado ainda mais importantes . Se você conseguir encontrar um espaço de coworking que cubra quase perfeitamente as necessidades de seu grupo-alvo, terá uma boa chance de ser lucrativo com seu escritório após um curto período de tempo.

Não cometa o erro de ser muito aleatório, entretanto. Um escritório para todos – é improvável que isso leve ao sucesso: vendedores que precisam dar muitos telefonemas e editores freelance que precisam se concentrar enquanto escrevem não se harmonizam. E as empresas conservadoras não vão querer salas de reunião com mobília simples. Portanto, não ofereça um pouco de tudo; concentre-se em suas competências essenciais e seja realmente bom nisso. Se você é melhor que os outros ou oferece algo que ninguém mais tem, seus preços também podem ser mais caros do que os outros.

Um segundo erro que você deve evitar: encontre seu espaço de coworking e acredite que ele funcionará “ao lado”. Mesmo que você não precise estar sempre no local quando as pessoas vêm trabalhar 24 horas por dia, você ainda deve estar lá regularmente como anfitrião. Contrate pessoal de limpeza ou de escritório para cuidar da limpeza das superfícies e encher os consumíveis, mas também venha por conta própria regularmente e verifique se tudo está correndo como você imagina. Não use eventos apenas para conversar com seus clientes e perguntar o que você pode fazer melhor ou diferente. Seja um anfitrião, como em um restaurante ou hotel .E talvez até mesmo uma ou outra ideia de start-up ou uma oferta adicional para seu espaço de coworking surja em uma conversa com um cliente. Use esse potencial.

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