produtora de eventos

Como abrir uma produtora de eventos

Quer seja uma feira comercial, um evento de lançamento ou uma celebração de casamento – se quiser ter a certeza de que um evento será um sucesso, pode deixar a organização para os profissionais. É aqui que entram as agências de eventos. Eles aconselham seus clientes sobre o conteúdo de seus eventos, assumem o planejamento de recursos e tempo e garantem uma encenação perfeita.

Se você está pensando em abrir sua própria agência de eventos, tem uma boa chance de sucesso. O negócio de eventos está crescendo. Pule no trem e torne seus sonhos realidade.

Requisitos pessoais

Nenhum treinamento específico é necessário para iniciar uma agência de eventos. Inventividade, talento organizacional e bons contatos – isso é o que realmente conta na indústria.

No entanto, um aprendizado como gerente de eventos ou treinamento adicional certificado pode facilitar o seu início. Muitos clientes em potencial veem isso como um argumento convincente, especialmente desde que você não tenha nenhuma referência.

Em qualquer caso, é uma boa ideia dar uma olhada na prática antes de abrir uma agência de eventos, seja em um emprego de meio período ou como parte de um estágio. Só então você pode avaliar em que está se metendo e se essa atividade realmente é adequada para você.

Como fundador de uma agência, você não é apenas responsável pelo negócio principal – organizar eventos – mas também por garantir que sua própria loja esteja funcionando. Faturamento, impostos, marketing, direito, muita coisa vem junto. Portanto, você não deve apenas trazer conhecimento técnico com você, mas também conhecer os fundamentos da gestão empresarial.Mas não se preocupe, você não precisa brilhar em todas as áreas. Um conhecimento básico sólido é suficiente, combinado com a vontade de mergulhar nessas tarefas empreendedoras. Se você encontrar lacunas, poderá explorá-las por meio de seminários de start-ups, literatura de bons conselhos ou ofertas na plataforma de start-ups. Mas você também pode procurar parceiros de negócios que o complementem perfeitamente com suas habilidades. Como uma equipe, você pode agitar o mercado com força concentrada.

O que mais é importante? Boa interação com pessoas e nervos fortes. Porque, mesmo sob pressão de tempo, você sempre precisa manter o controle das coisas e garantir que cada evento seja um sucesso no maior caos.

Requisitos formais

Os requisitos formais e legais para fundar uma agência de eventos são baixos. Você não precisa de um certificado específico ou uma licença operacional para isso. Tudo que você precisa é de uma licença comercial. Você pode obtê-lo por uma pequena taxa no escritório comercial assim que registrar sua empresa lá.

A repartição de comércio informa a repartição de finanças e a Câmara de Comércio sobre o seu registro. Mais tarde receberá um questionário da repartição de finanças sobre o registo fiscal, que trata dos aspectos fiscais do seu estabelecimento (forma jurídica, previsões de vendas, etc.). O IHK ficará feliz em aceitá-lo como membro. A adesão é obrigatória para você e para todos os comerciantes.

Plano de negócios

Um plano de negócios ajuda você a organizar seus pensamentos e estruturar sua ideia de negócio. Você cobrirá todos os tópicos importantes relacionados ao seu start-up. Começa com a escolha do local e passa pela orientação de sua oferta até a necessidade de capital e financiamento. Você pode encontrar todos os capítulos resumidos em nosso modelo de plano de negócios gratuito .

Com um plano de negócios coerente, você pode convencer doadores ou parceiros de negócios em potencial sobre sua ideia de negócio. Mas não se esqueça de que você o escreve principalmente para você mesmo, a fim de poder avaliar se seu projeto pode ser implementado economicamente.

Análise de mercado

A análise de mercado é uma parte central do seu plano de negócios . Ajuda você a reconhecer os riscos de iniciar seu próprio negócio e a avaliar o potencial de mercado.

Antes de começar a trabalhar, deve definir o mercado em que pretende entrar: geograficamente (internacional, nacional, regional), de acordo com os grupos-alvo (particulares ou empresas) e de acordo com a área / serviços. Isso torna a análise mais fácil para você e evita que você se torne irremediavelmente atolado.

Estatísticas e relatórios do setor que você pode obter de associações, bancos ou da Câmara de Indústria e Comércio fornecem informações sobre a evolução do mercado. Pesquise o tamanho do mercado (ou seja, quantas vendas são feitas nele), como ele se desenvolveu nos últimos anos e quais mudanças estão pendentes.

Certifique-se de complementar os números com declarações pessoais de seus clientes desejados. Converse com eles sobre suas ideias, explique sua oferta e resuma seus comentários sobre seu plano de negócios.

Se você já tem dúvidas iniciais ou mesmo pedidos para sua agência de eventos, com certeza deve mencionar isso em seu plano de negócios. A partir disso, você não só pode derivar uma demanda por seus serviços, mas também por que seus clientes o escolherão entre todas as pessoas .

No que diz respeito à concorrência, é útil dar uma olhada na Internet. Lá você encontrará informações essenciais sobre sua concorrência. Quanto está lá, quais são seus focos, quem são os grupos-alvo e quais são os preços? No entanto, você também obterá percepções particularmente valiosas sobre esse tópico em uma conversa pessoal. Ligue para agências de eventos estabelecidas e faça contato com seus colegas em feiras de negócios e reuniões do setor. Você verá que a maioria das pessoas gosta de falar sobre seu trabalho e está pronta para compartilhar sua rica experiência com outras pessoas.

Oferta: Encontre o seu nicho

Depois de coletar informações suficientes sobre a demanda e a oferta em seu mercado de eventos desejado, sua próxima tarefa é: Como você pode desenvolver um perfil com o qual sua agência de eventos possa manter permanentemente seu lugar no mercado?

As questões centrais neste contexto são:

  • Com o que você pode inspirar seus clientes?
  • O que você pode fazer melhor do que os outros?
  • Como você se destaca deles?

O que há de especial na sua oferta?

Faz pouco sentido, como uma agência de eventos jovem, simplesmente querer organizar tudo, desde aniversários de crianças piratas a feiras internacionais de comércio. Prefira se especializar em uma área de organização de eventos e ficar realmente bom nisso. Isso torna seu trabalho mais fácil (mais rotineiro) e seus clientes a escolha. Se você se destacou como especialista em determinado tipo de evento, será chamado quando um evento correspondente for planejado.

É normal que sua especialização só se torne clara com o tempo ou mude novamente à medida que o relacionamento com o cliente se desenvolve. No entanto, é útil ter uma ideia aproximada da direção em que deve ir desde o início. Desta forma, você pode projetar um conceito de “peça única” e desenvolver uma identidade corporativa que se adapte aos seus valores e ao seu nicho.

Você deve decidir o mais cedo possível se prefere cuidar de clientes particulares ou empresariais. Além dessa primeira configuração do curso, você tem muitas outras opções para fazer seu nome:

  • Como uma agência de eventos para certos tipos de eventos (festas de casamento na água, feiras de negócios sustentáveis, etc.)
  • Como agência de eventos para indústrias individuais (gastronomia, turismo, tecnologia, etc.)
  • Como uma agência de eventos para certos clientes corporativos (corporações globais, empresas de médio porte, pequenas empresas)
  • Como uma agência de eventos para uma região específica (“Os especialistas para eventos de negócios em Berlim e arredores”).

Ou você toma uma decisão consciente de oferecer apenas serviços parciais individuais da organização do evento (por exemplo, apenas a logística, apenas o conselho ou apenas o design do programa). O acesso exclusivo a locais ou contatos incomuns para artistas conhecidos também pode ser um ponto de venda exclusivo para sua agência de eventos. Um local interessante com todos os tipos de artistas pode ser um circo , por exemplo .

Preços

Definir os preços dos serviços da sua agência de eventos não é fácil. Recomendamos abordar em três etapas:

  1. O preço mínimo a saber
    Pergunte-se primeiro quanto você, pelo menos , teria que pedir aos seus clientes para poder viver da sua agência de eventos. Quanto dinheiro você teria que ganhar por mês, por dia ou por hora para cobrir seus custos?
     
  2. Compare com os preços de mercado e
    depois compare os preços mínimos com o que é geralmente aceite. Se os preços que cobrem os custos estão mais ou menos no meio ou mesmo abaixo, está tudo bem. Se eles estiverem bem acima da média, você deve tentar cortar seus custos.
     
  3. Avalie sua proposta de valor
    Você só pode chamar preços acima da média se seu argumento de venda exclusivo for forte o suficiente. Para descobrir, você deve considerar quais benefícios seu serviço trará a seus clientes e como seu valor pode ser medido.

A terceira etapa é a mais importante na precificação; as outras duas são apenas para orientação. Seus clientes não se importam com quais são seus custos. E, novamente, se ela está pronta para pagar seus preços, não importa o que a concorrência faça. O único argumento que realmente funciona é a resposta à pergunta: como sua clientela se envolve com você? E quanto vale essa vantagem para ela?

Independentemente do valor específico, diferentes modelos de preços são concebíveis: por exemplo, você pode cobrar de acordo com as taxas horárias ou diárias, cobrar uma certa porcentagem dos custos totais (por exemplo, 15 por cento dos custos do evento) ou definir uma determinada taxa de projeto como uma taxa fixa. Preços diferentes para clientes diferentes também são aceitáveis ​​- contanto que o resultado final seja que a caixa registradora está correta.

Qual a forma jurídica adequada para uma agência de eventos?

A forma jurídica mais adequada à sua empresa depende, entre outras coisas, destas questões:

  • Você está começando sozinho ou em equipe?
  • Você quer limitar sua responsabilidade pessoal ou não?
  • Quanto capital inicial você tem?
  • Com quanto esforço administrativo você consegue viver?

Uma forma legal popular para agências de eventos é a empresa unipessoal porque é muito simples e barata de configurar.

Assim que várias pessoas se juntam para formar uma agência, uma sociedade civil legal (GbR) é criada automaticamente. Não é obrigatório, mas aconselhável redigir um acordo de parceria escrito que regule a relação entre os parceiros.

Estabelecer uma GmbH é um pouco mais complexo. Não é possível sem um notário. Desta forma, a responsabilidade pessoal pode ser limitada. A GmbH deve ser inscrita no registro comercial e está sujeita a contabilidade. Isso acarreta custos anuais para consultoria tributária.

Uma alternativa à GmbH é a empresa empreendedora (responsabilidade limitada). O capital mínimo é de apenas um euro. O capital social é poupado de lucros futuros até que o montante de EUR 25.000 seja alcançado e a UG possa ser convertida em uma GmbH “normal”.

Se você não tiver certeza sobre qual forma jurídica escolher, procure aconselhamento profissional. Mas não enlouqueça: você pode alterar a forma jurídica novamente mais tarde.

Quanto custa abrir uma agência de eventos?

Em comparação com outras start-ups, uma agência de eventos pode ser criada com relativamente poucos recursos. Basicamente, você nem precisa de um escritório para isso. Um computador, um smartphone e uma espessa agenda de endereços são suficientes.

No entanto, você não deve começar no azul. Somente se você conhecer seus custos, poderá estimar se sua ideia de negócio é economicamente viável. Portanto, anote todas as coisas nas quais você gastará dinheiro, de software de gerenciamento de projetos a carros da empresa e cadeiras de mesa. Em seguida, pesquise quanto você pode esperar gastar em cada item de sua lista.

Para o seu plano de negócios, também faz sentido dividir os custos em três categorias:

  1. Os custos de arranque e investimentos incluem todas as despesas que surjam na fase de preparação, por exemplo, formação contínua, literatura, taxas de corretagem, taxas, mas também para o equipamento técnico do seu escritório, eventuais renovações ou para o seu novo site.
  2. Os custos fixos incluem todas as despesas acumuladas independentemente das vendas. Aluguel, eletricidade, seguro, custos de marketing ou despesas pessoais são exemplos típicos.
  3. Os custos variáveis aumentam e diminuem com as suas vendas. Podem ser, por exemplo, viagens e despesas de viagem, serviços externos ou consumíveis.

Financiamento

Se você sabe quais serão os custos, pode começar a procurar financiamento. De onde deve vir o dinheiro que você precisa para montar sua agência de eventos?

Lembre-se de que sua renda nos primeiros meses provavelmente não será suficiente para cobrir seus custos de funcionamento. Para poder pagar suas contas durante esse período, você precisa de reservas. Isso pode vir de suas economias ou você depende de capital externo adicional.

Os empréstimos são uma das formas mais comuns de financiar a abertura de empresas na Alemanha. Além disso, o estado lançou vários programas de financiamento com os quais gostaria de aumentar o número de start-ups. Eles fornecem financiamento por meio de empréstimos baratos, subsídios ou garantias.

Logística e rede

Organizar eventos em grande escala requer muitos equipamentos e pessoal. No entanto, não faz sentido estocar bancos de cerveja, barracas e mesas de bar para todas as eventualidades e contratar pessoal permanente para cuidar e entreter os convidados. Em vez disso, o trabalho da sua agência de eventos é obter tudo isso conforme necessário. Portanto, você precisa de um bom relacionamento com empresas de aluguel de barracas, fornecedores, empresas de construção de estandes, empresas de catering, artistas, etc.

É aconselhável começar a construir uma rede antes de iniciar seu próprio negócio e continuar este trabalho sistematicamente mais tarde. O verdadeiro capital da sua agência de eventos está em um pool de empresas parceiras confiáveis ​​que trabalham com você de forma eficaz e às vezes estão prontas para atender a solicitações especiais.

Faz pouco sentido, como uma agência de eventos jovem, simplesmente querer organizar tudo, desde aniversários de crianças piratas a feiras internacionais de comércio.

Marketing

Principalmente no início você terá que fazer muita publicidade para se tornar conhecido e conseguir seus primeiros empregos. Quando sua empresa estiver em pleno funcionamento, você poderá contar cada vez mais com recomendações e clientes regulares.

Antes de iniciar o marketing, você deve ser claro sobre seu público-alvo. Use a mídia que é popular com seus clientes para destacar os benefícios especiais que você oferece a eles.

O fundamental em marketing é um site corporativo que se adapta à sua identidade corporativa e que mostra rapidamente o que sua agência de eventos representa. Vale a pena investir não apenas em um design profissional, mas também em várias medidas de otimização de mecanismos de pesquisa (SEO) e marketing de mecanismos de pesquisa (SEA). Desta forma, você pode aumentar sua visibilidade na Internet e pousar entre os primeiros acessos dos motores de busca para as consultas de pesquisa correspondentes.

As redes sociais também são adequadas para mostrar suas habilidades organizacionais e criatividade. Uma conta empresarial nas várias plataformas é rápida de configurar e geralmente não custa nada. Aqui poderá sempre publicar fotos, vídeos ou reportagens dos eventos que organizou (em consulta com os respectivos clientes, claro!) E consultar a sua oferta.

Como as recomendações são de extrema importância em seu setor, você não deve deixar de pedir a clientes satisfeitos que avaliem seu desempenho . Você pode publicá-los em seu próprio site e nos diversos canais de mídia social.

A mídia impressa clássica também não está obsoleta. Folhetos atraentes, dispostos nos lugares certos, bem como anúncios em revistas especializadas ou na imprensa local, podem atrair a atenção de novos clientes para a sua oferta.

Além de adquirir novos clientes, você deve considerar a questão de como manter os clientes existentes em tempo hábil. Por exemplo, em face de todas as ligações não solicitadas, não se esqueça de acompanhar seus clientes anteriores para ver se eles precisam de seus serviços novamente. Talvez você possa oferecer condições particularmente favoráveis.

Seja qual for a sua estratégia de marketing: seja flexível e experimente formas diferentes. Verifique o sucesso de cada medida individual e confie no que é particularmente eficaz. Desta forma, você economiza recursos valiosos.

Pessoal para sua agência de eventos

Para que um evento seja um sucesso, muitas mãos ajudando são necessárias com antecedência. Cobrir todas as tarefas futuras, desde o planejamento do orçamento até a criação dos convites, raramente pode ser feito sozinho. No entanto, antes de formar uma equipe que cubra todas as habilidades necessárias, você deve – se possível – recorrer à terceirização . Especialmente nas fases iniciais. Isso mantém os custos de pessoal baixos e preserva sua flexibilidade. Se você pode ver que a receita está fluindo regularmente e a situação dos pedidos está se desenvolvendo positivamente, ainda há tempo para contratar funcionários permanentes para apoiá-lo.

Seguro

O tema seguros desempenha um papel central na indústria de eventos. Você fará de tudo para garantir que todos os eventos ocorram sem problemas, mas acidentes ou danos causados ​​por tempestades não podem ser completamente evitados. Um convidado tropeça em um cabo e quebra a perna, o caro sistema quebra na chuva ou um evento tem que ser cancelado – em casos como esse, você deve estar coberto. Se e por que sua agência de eventos pode ser responsabilizada em casos individuais, depende de quem é o organizador do evento. Esta questão deve ser definitivamente esclarecida sem qualquer dúvida e registrada nos contratos antes de você aceitar um pedido.

Independentemente disso, você deve definitivamente fazer um seguro de responsabilidade civil, que, como o seguro de responsabilidade privada, cobre danos causados ​​a terceiros pela sua empresa. Se você ou alguém de sua equipe prejudicar outra pessoa, esse seguro entra em jogo. Ao mesmo tempo, assume a tarefa de fiscalizar e, se necessário, defender contra a sua empresa os pedidos de indemnização de terceiros – trata-se, portanto, de um seguro de protecção jurídica passiva.

Se você também precisa de um seguro de proteção legal “real” e quais outros riscos você deve cobrir, isso não pode ser respondido de maneira geral. Isso depende, entre outras coisas, de quais serviços você oferece e de quão alto seria o respectivo risco. Em caso de dúvida, consulte uma entidade independente e troque ideias também com a direção de outras agências de eventos.

Em qualquer caso, é imprescindível cadastrar a sua agência de eventos na associação profissional responsável. As associações de seguros de responsabilidade dos empregadores são as seguradoras legais de acidentes na Alemanha.

Conclusão

Se adora organizar e criar momentos mágicos com ideias criativas, e se também sonha em fazer o que quer, abrir uma agência de eventos é para você. O que você precisa acima de tudo para isso são habilidades organizacionais, bons nervos e uma grande rede.

As tarefas que estão à sua frente são variadas e desafiadoras: atender aos desejos de seus clientes, desenvolver conceitos extraordinários, implementá-los sem acidentes e dentro do tempo e orçamento especificados – e ao mesmo tempo garantir que seus livros de pedidos estejam cheios e seu trabalho seja lucrativo. Mas não entre em pânico: você se prepara para esses desafios com um bom plano de negócios e muitas coisas que parecem complicadas para você no início serão fáceis de resolver depois. 

É importante que você formule uma oferta desde o início que inspire seus clientes e torne sua agência de eventos única. Então, você poderá se afirmar na crescente indústria de eventos!

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