Como conduzir reuniões de forma eficiente

 Não é outra reunião onde estamos vamos perder nosso tempo? “Quase todo mundo provavelmente já pensou isso quando um convite correspondente chega à caixa de correio. Na verdade, alguns executivos convocam reuniões com muita regularidade. 

E isso nem sempre deve ser uma desvantagem, porque idealmente, as reuniões regulares contribuem para uma melhor comunicação e um trabalho mais produtivo . 

Infelizmente, porém, a realidade costuma ser diferente – com muita frequência, as reuniões são usadas apenas como uma pausa no trabalho ou como um palco para a autoexpressão e se arrastam desnecessariamente, em vez de se dedicarem a resolver problemas existentes em poucas palavras.

Aborrecidos com a febre das reuniões que prevalece em alguns escritórios, muitos funcionários esquecem que é inteiramente possível organizar reuniões de forma eficiente. No entanto, essa tarefa não é apenas do líder da reunião, mas de cada participante individualmente . 

Alguns líderes de equipe e gerentes de projeto também veem as reuniões apenas como um mal necessário e, portanto, os deixam para trás sem muita convicção. 

Mas uma reunião só pode cumprir seu propósito se todos os envolvidos fizerem sua parte. Uma boa preparação e uma distribuição clara de tarefas são as chaves para reuniões eficientes . Se você considerar as dicas a seguir antes de presidir sua próxima reunião, ela deve ser muito mais produtiva do que as anteriores.

Inventário: identificar os fatores perturbadores na reunião

Se você tem que liderar reuniões regularmente e percebeu que elas não estão indo bem, você deve primeiro identificar as causas . Só então você pode desenvolver uma estratégia adequada para tornar suas reuniões mais eficientes.

As perdas de tempo e fatores perturbadores mais comuns em reuniões:

  • Falta de pontualidade: embora todos já estejam reunidos na sala de reuniões, o colega X ainda está sentado em sua mesa para escrever e-mails, e o colega Y lembra que ainda precisa comprar café e lanches. Isso não é apenas desrespeito ao responsável pela reunião, mas também aos colegas pontuais que certamente também têm uma ou outra tarefa importante a cumprir.
     
  • Sem preparação: todos estão sentados juntos, mas ninguém sabe do que se trata. Isso acontece quando não há uma pauta com temas específicos ou quando ninguém a olhou de antemão. É extremamente difícil atualizar todos os participantes para que uma discussão significativa possa ocorrer em primeiro lugar. Muitas vezes, porém, você perde a atenção de quem já está muito familiarizado com o assunto.
     
  • Sem estrutura: sem uma programação fixa, as coisas ficam caóticas rapidamente. Os palestrantes pulam alegremente de um tópico para o outro, falando sobre pontos que nem estão em discussão ou que só se tornam relevantes para um tópico posterior. Assim, os outros participantes rapidamente perdem o controle das coisas, desligam-se e anseiam pelo fim da reunião.
     
  • Tópicos secundários de discussão saem do controle: às vezes, os participantes individuais debatem extensivamente sobre os detalhes do projeto que quase nada têm a ver com o trabalho diário dos outros. Ou os aspectos que já foram discutidos são tratados repetidamente sem que isso conduza a uma solução. Antes que você perceba, uma breve atualização se transforma em uma discussão crescente de princípios que não leva a nenhum resultado.
     
  • Proporção desequilibrada de discursos: Algumas pessoas têm inibições para falar em grupos maiores, outras ficam felizes por finalmente conseguirem se expressar sem serem perturbadas. Se ninguém garantir que todos falem mais ou menos a mesma coisa, há o risco de que notórios autopromotores usurpem a reunião e muitas boas ideias não sejam apresentadas, porque os participantes mais cautelosos nem mesmo têm voz ativa.
     
  • Sem gerenciamento / moderação: a pessoa que deveria liderar a reunião está mal preparada ou não é assertiva e depende dos participantes para dar início à reunião. Sejam monólogos intermináveis, silêncio constrangedor ou saltos completamente arbitrários entre tópicos mais ou menos relevantes – todas essas coisas podem acontecer sem uma orientação estrita – e isso raramente é produtivo.
     
  • Sem resultados: a reunião acabou e no caminho de volta para a praça todos estão se perguntando para que seria agora. Sem resultados e instruções concretas, uma reunião é realmente apenas uma perda de tempo.

Qualquer pessoa que assiste às reuniões regularmente conhece esses problemas. E é fácil reclamar. No entanto, é mais difícil resolver esses problemas. E ainda assim, deve ser responsabilidade de cada participante – não apenas daqueles que lideram a reunião. Quem vai a uma reunião todas as semanas despreparado, para depois reclamar do seu supérfluo, contribui em grande parte para que as suas reuniões decorram sem sentido. 

É melhor expressar abertamente críticas construtivas e fazer sugestões específicas para melhorias, em vez de reclamar das reuniões em si. Porque se houver uma crítica justificada e bem fundamentada, você pode considerar em conjunto como as futuras reuniões podem ser organizadas de forma mais eficiente.

Se você estiver organizando uma reunião que está enfrentando algum dos problemas acima, não tenha medo de agir . Seja para corrigir os retardatários ou simplesmente para interromper a reunião quando ninguém se preparou. Isso exige algum esforço e também deve se adequar ao seu estilo de liderança . 

No entanto, desde que você permaneça profissional e prático, não há nada de errado em lembrar aos presentes que fazer esse tipo de comportamento é uma perda de tempo não apenas do próprio, mas de seus colegas.

A solução: fornecer planejamento e estrutura

Assim que os problemas forem identificados, você pode trabalhar nas soluções. E muitas vezes é mais fácil de encontrar do que o esperado, porque a maioria das reuniões simplesmente carece de organização e moderação . Se você trabalhar nessas duas alavancas, terá ganho muito.

Dependendo do tamanho e da ocasião, a preparação de uma reunião pode levar diferentes quantidades de tempo – às vezes, várias horas. Mas, mesmo que você esteja liderando a reunião, não precisa fazer tudo sozinho. Distribua as tarefas e a moderação de itens individuais da agenda. Quanto mais colegas você trouxer a bordo com antecedência, mais provável será que todos estejam interessados ​​no sucesso da reunião.

Etapa 1: preparação

O primeiro passo deve ser formular um objetivo claro . A reunião serve principalmente para informar a todos os presentes sobre o andamento ou andamento de um projeto? Ou você quer encontrar soluções para problemas específicos ou até mesmo tomar decisões importantes? Em seguida, você concorda com as informações antecipadas sobre a reunião e permite que os participantes pensem sobre perguntas ou sugestões.

Já no convite indique em que área as decisões estão pendentes ou se buscam soluções: Dessa forma, os participantes podem tratar com antecedência o respectivo tema. Também pode fazer sentido primeiro coletar sugestões de tópicos de todos os participantes – especialmente se nem todos os participantes trabalharem no mesmo escritório ou no mesmo local. 

Nesse caso, você pode usar soluções de comunicação e nuvem, como o Microsoft 365, para que os participantes possam registrar suas anotações no convite do Outlook ou salvá-las em um documento liberado para edição.

Etapa 2: agendamento

Assim que o objetivo estiver claro e o tópico identificado, cabe a você estruturar a reunião . Planeje uma estrutura significativa, não começando imediatamente com o tópico mais complexo, mas primeiro colocando um ou dois tópicos “fáceis” no início. 

Desta forma, os participantes podem primeiro abordar a discussão. Mas não guarde tópicos complexos para o final, pois é sabido que a concentração diminui significativamente no decorrer de uma reunião.

Depois de determinar a ordem dos tópicos, registre tudo claramente em uma agenda com itens individuais da agenda e envie-a com todos os documentos relevantes a todos os participantes. O momento ideal para isso depende do escopo da reunião. 

Se for necessário muito tempo de preparação, os participantes devem ter todas as informações necessárias pelo menos uma semana antes da consulta. Para reuniões menores, dois ou três dias são suficientes para a preparação.

Etapa 3: regras

Uma programação fixa , em que cada item da pauta é atribuído a uma duração de reunião específica , evita que as discussões saiam do controle e girem e girem sem resultado.

Se você também já experimentou que reuniões eficientes em seu grupo geralmente falham devido ao comportamento dos participantes, você deve estabelecer regras claras desde o início . 

Mesmo que isso deva realmente ser uma coisa natural entre os adultos, indicações de que você não interrompa os outros, discuta objetivamente e apenas se expresse sobre o respectivo assunto são frequentemente necessárias e também úteis.

Etapa 4: moderação

Liderar reuniões envolve mais do que apenas cumprimentar, apresentar itens na agenda e encerrar. Não, como líder do evento, você também é o moderador da reunião. Você monitora o processo estruturado e garante que todos os participantes sejam incluídos nas discussões . 

Com a técnica de moderação adequada, você poderá distribuir os tempos de uso da palavra de maneira justa e permitir que todos os presentes dêem a sua opinião, levando em consideração o seu respectivo caráter (orador de longa data, desinteressado, tímido, etc.).

Quando se trata de encontrar soluções para problemas ou tarefas específicas, técnicas como brainstorming ou mapas mentais também podem ajudar a descobrir as idéias dos participantes relutantes da reunião. Colegas que gostam de se ouvir falar podem, educadamente, colocá-lo em seu lugar com uma referência à programação.

Etapa 5: atribuição de tarefas

O mais importante para reuniões eficientes é que os planos discutidos sejam implementados posteriormente. Com muita frequência, os participantes decidem algo, mas não determinam quem cuidará disso até quando. 

Por este motivo, durante a reunião deve ser acordado um responsável e um prazo para a implementação do que foi discutido . A partir de então, essa pessoa é a pessoa de contato para o respectivo tópico. Na reunião seguinte, ela pode relatar o progresso.

Etapa 6: protocolo

Para que os participantes ainda saibam depois de alguns dias o que foi discutido e o que devem fazer, alguém deve registrar todos os pontos importantes em um protocolo. O protocolo de resultado é mais adequado para reuniões de equipe e projeto . Nela, os resultados, bem como as medidas planejadas incluindo os responsáveis ​​e os prazos são registrados em uma tabela . 

Como está em contraste com a ata da entrevista, não é uma reprodução detalhada de todo o processo, a pessoa que faz as anotações pode comparecer à reunião e participar da discussão ao mesmo tempo. Outra vantagem: os colegas que não puderam estar presentes podem se atualizar rapidamente com os resultados da reunião.

Seguindo essas etapas, sua reunião será a mais eficiente possível.

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