Como encurtar uma reunião que nunca termina

As reuniões em pesquisas costumam ser demoradas e, muitas vezes, de pouco interesse. Alguns deles se arrastam e você não sabe como abreviá-los. No entanto, existem técnicas para sair da reunião e otimizar seu tempo. Algumas dicas para sair da espiral da reunião sem fim.

Todas as pesquisas destacam isso e basta ler os comentários dos entrevistados para entender como as reuniões são percebidas: demorada, perda de tempo, improvisada …

Para criar coesão de equipe, nada é mais relevante do que reuniões significativas que incentivem o envolvimento dos funcionários. Se uma reunião desmotiva os colaboradores, é porque não tem valor acrescentado e deve ser eliminada ou transformada! Nada justifica a perda de tempo. O líder ou gerente deve fazer tudo para garantir que as reuniões pelas quais é responsável sejam eficazes.

Pare a proliferação de reuniões e rituais de outra época

Uma reunião nunca deve se tornar um ritual, ainda mais porque hoje existem ferramentas de alto desempenho que permitem comunicar informações que não precisam ser mencionadas durante uma reunião. Acontece que líderes ou gestores multiplicam as reuniões para se tranquilizar ou manter o controle de suas equipes. Nada é menos significativo.

Pare de reuniões improvisadas e rodeie a mesa

É melhor cancelar uma reunião do que manter uma reunião que você não teve tempo de preparar. Eles só vão resultar em desacreditá-lo e se transformar em uma mesa redonda para preencher o tempo. Além disso, algumas pessoas que precisam se expressar vão se arrastar de assuntos que não interessam a todos os participantes e despertam sua exasperação. Nada pior do que ver participantes que não acompanham as trocas, que respondem aos seus emails e textos! 

Pare de longas reuniões 

Segundo estudo do Ifop, a atenção dos executivos cai em média após 52 minutos de reunião. E depois de apenas 30 minutos para 23% deles. No entanto, a duração média de uma reunião costuma estar bem além. Ao ritmo de três reuniões semanais em média para executivos, uma empresa não pode ser competitiva. Obviamente, mas que não encontra nenhum efeito na realidade.

Pare os participantes que não têm lugar na reunião

Não é preciso convidar a todos, as pessoas presentes têm um motivo para estar ali porque estão envolvidas pelos assuntos levantados. Eles não estão lá para justificar a importância da reunião.

O máximo: nomear um mestre do tempo

Sua missão será cronometrar a reunião no horário: 30 minutos e não mais um. O ideal é atribuir um mestre de tempo a cada reunião para administrar o tempo. Não se esqueça de parabenizá-lo no final da reunião pela eficiência. A montante, sua missão será preparar a sala, conhecê-lo para a agenda e enviá-la a cada participante. 

O máximo: definir uma agenda 

Organizar uma reunião sem ter uma agenda fixa é ir a todos os desvios. É bom perguntar antecipadamente se as pessoas têm alguma dúvida. Se você acha que o assunto precisa ser trazido na reunião, você coloca na pauta, se acha que não é o momento certo, oferece para tratar disso em outro momento.

O melhor: faça uma reunião permanente

Não há mais mesas ou cadeiras. A reunião de 15 minutos acontece em um círculo e os participantes trocam de pé cara a cara por um curto período de tempo. A forma do círculo favorece discursos espontâneos mas também de todos 

Para uma reunião de sucesso, nada como um ótimo PowerPoint. Crie um documento simples, eficaz e coerente, embelezado com elementos visuais poderosos, mas sempre adaptado ao seu público, mas também à duração da reunião.

Algumas regras a serem seguidas para reuniões de sucesso

O famoso exercício do encontro. Normalmente, a situação é simples: o chefe chega vencendo em uma  reunião que ele acha que pretende ser eficaz , motivadora e útil, enquanto do outro lado os funcionários se arrastam e não conseguem deixar de pensar com despeito. “Ah, mais uma reunião “. 

Saber

Muitas pesquisas destacam o número de dias passados ​​em reuniões. Essas reuniões, ancoradas nos hábitos das empresas, têm consequências no trabalho muitas vezes longe de positivas. Os executivos passam 27 dias por ano em reuniões, o que representa um custo financeiro significativo para as empresas. 

Além disso, 49% dos executivos afirmam ter dificuldade em expressar suas ideias em uma reunião e os motivos são vários: 23% afirmam que alguns monopolizam o chão, 13% não se sentem legítimos e 11% sabem que sua opinião não será em qualquer caso. 

Para reduzir a lacuna entre a visão que você tem de suas reuniões e a imagem que seus funcionários têm delas, aqui estão algumas regras a seguir. 

Prepare a sua reunião e informe com precisão os seus funcionários com antecedência

Antes de tomar a decisão de realizar a reunião, você deve ser capaz de responder claramente a várias perguntas. Qual é o objetivo deste possível encontro? Quais são os resultados esperados? Que tópicos serão discutidos? Somente quando você puder responder plenamente a essas perguntas, poderá tomar a decisão de informar seus funcionários.

Não diga apenas a data da reunião. Ao informar seus funcionários com precisão (data da reunião, objetivos, assuntos que serão discutidos, decisões que terão de ser tomadas …) você dá a eles a oportunidade de pensar com cuidado com antecedência e, portanto, de participar plenamente no dia D. Você é preciso ter em mente que uma reunião é feita para trocar, comparar ideias e decidir. 

O objetivo é absolutamente não reler uma nota ou documento já enviado por e-mail. Ao chegar em uma reunião, todos devem saber exatamente quais assuntos serão discutidos, e também já ter pensado nos assuntos. Nessas condições, os colaboradores não perdem tempo com uma reflexão inicial sobre o assunto, mas, sim, refinando sua opinião para transmitir suas conclusões. 

Convide apenas as pessoas que realmente estão preocupadas

Essa é a armadilha em que caem muitos líderes empresariais: querer convocar todos para a reunião. Mesmo que nem todos estejam preocupados, eles dizem a si mesmos que a equipe é uma só e que, portanto, nenhuma informação deve ser compartimentada para um pequeno grupo. 

Também é uma saída fácil, você não tem que pensar em quem é afetado primeiro, você reúne todos, então a questão fica resolvida, na verdade é melhor trabalhar com pequenos grupos. Durante as suas reuniões, mesmo que isso signifique tendo vários, com cada pequeno grupo. É difícil permanecer totalmente envolvido se você não estiver preocupado com as questões que serão abordadas. E é bastante natural, 

Defina um limite de tempo

O ideal é não ultrapassar 30 minutos para uma reunião. A cada vez, defina uma data de início e uma data de término e certifique-se de que a programação seja respeitada. Por outro lado, se seus funcionários sentirem que a reunião vai começar tarde ou pode se arrastar por muito tempo, eles rapidamente ficarão desmotivados. 

Por outro lado, ajudará a estruturar bem a sua reunião e não atrasará a  tomada de decisões . Com uma restrição de tempo em uma reunião curta, todos permanecem focados no assunto discutido. Sem datas fixas, tendemos a agir um pouco ao acaso e não tomar realmente as decisões que deveriam ser feitas.

Não monopolize o chão

Mesmo que você seja o chefe, não deve apenas ouvir o som da sua voz durante a reunião. Para que o exercício seja realmente construtivo, você deve envolver os outros participantes tanto quanto possível, perguntar a opinião deles, questioná-los e envolver todos na conversa.

Como ter reuniões mais eficazes

Sua empresa tem a síndrome da reunião e você é extremamente ineficiente quando eles estão organizados. Não se preocupe, você não é o único porque, de acordo com vários estudos, apenas metade dos participantes os consideraria produtivos.

Os funcionários gastariam em média 4,5 horas por semana ou 3,4 semanas por ano, e 6,2 semanas para executivos, tanto para lhe dizer que a perda de tempo é considerável se eles não forem eficazes. Para organizar com sucesso a sua reunião, sem segredo, uma boa preparação é a condição essencial! Fora de questão ignorá-lo!

Prepare-se com antecedência.

O BA ba de uma reunião consiste em fazer 3 perguntas: “Quais são os meus objetivos com esta reunião?” Como esta reunião é realmente útil e necessária? Não há outra maneira de atingir meus objetivos do que organizar esta reunião? ” Antes do início da reunião, não se esqueça que deve especificar o tipo de reunião: comercial, estratégica, de gestão de projetos ou reunião de todos os funcionários …

Os objetivos também devem ser especificados a montante, no envio da convocação. Resta, portanto, enviar uma agenda precisa e detalhada. 

Envie para eles um dia antes da reunião para que eles já possam pensar e apresentar propostas. Se você quiser apenas enviar uma mensagem para seus funcionários, esteja ciente de que um simples e-mail geral ou um documento postado no quadro do CE deve resolver o problema. O objetivo principal das reuniões é obter feedback dos participantes. 

Escolha quem convidar

Não se trata de convidar ninguém para sua reunião. É necessário direcionar os participantes diretamente interessados ​​no assunto. Algumas pessoas não preocupadas podem comparecer às discussões para dar um novo ponto de vista, mas esta é uma exceção. 

Para aqueles que desejam participar da reunião, mas não são convidados, você pode fornecer um relatório da discussão. Eles serão, assim, informados das propostas e decisões que surgirem durante a reunião, sem influenciar as discussões. 

Também pergunte a si mesmo se isso pode ser feito remotamente. Em alguns casos, uma reunião virtual ou chamada em conferência pode economizar muito tempo e manter os custos baixos. 

O local da reunião também é importante e a escolha de um local externo pode ser preferida, especialmente se for uma reunião criativa. A mudança de ambiente motiva mais e permite melhor concentração.

Faça a reunião começar da melhor maneira

Iniciar uma reunião permite que você se lembre das regras do jogo. Iniciar discussões é parte integrante de sua preparação e contribui muito para seu sucesso. Para isso, você deve se lembrar dos objetivos, da agenda e também do tempo. 

Sua reunião não deve durar para sempre, sob o risco de se tornar contraproducente. Não hesite em lembrá-lo de que pode ser necessário interromper um participante que monopoliza a palavra ou que está em digressão. 

Preste atenção à pontualidade

Seus funcionários devem se acostumar com a exigência de pontualidade durante as reuniões. Os atrasos são uma praga para as reuniões e prejudicam a sua eficácia. Faça o possível para que a reunião comece com o pé direito. Se as trocas durante os primeiros 5 minutos forem eficazes, isso definirá o tom para toda a reunião. 

Finalmente, certifique-se de nunca fechar uma reunião antes de uma decisão ser tomada. Se nenhuma decisão for tomada, não é exagero dizer que a reunião só terá servido para perder o tempo de todos … 

Preste atenção ao horário da reunião 

Este é um dos maiores desafios, e as reuniões tendem a se arrastar mais facilmente do que você imagina. Primeiro, comece avaliando o tempo necessário para realizar esta reunião e lembrando aos participantes, se necessário, que esse tempo é precioso. 

Respeitar o tempo é essencial, especialmente se você tiver reuniões regulares. Se você exceder demais o tempo alocado, corre o risco de desmotivar os participantes, que considerarão suas reuniões uma perda de tempo. 

Cada parte deve ser feita em um tempo preciso e se você dedicar tempo a uma parte, saiba que terá que compensar os minutos perdidos em outra. Você tem que mostrar que está vigilante com o passar do tempo. Para isso, você pode olhar ostensivamente para o relógio. 

Você pode até nomear um “cronometrista” que limitará o tempo de conversação. Ele será capaz de garantir que todas as partes da reunião sejam resolvidas a tempo. Lembre-se de que sua reunião deve resultar em decisões e não ser uma oportunidade de apenas se relacionar. 

Cuide do material

Independentemente do espaço que escolher, deve certificar-se de que é acolhedor, munido de água mineral e eventualmente bebidas quentes. Você deve ter tratado de todos os detalhes técnicos de antemão para evitar perder tempo com um projetor defeituoso, a ausência de cadeiras ou marcadores! Cada minuto perdido deve ser multiplicado pelo número de funcionários presentes. 

Gerenciar participantes

Alguns participantes tendem a monopolizar o chão ou buscar conflito durante uma reunião. Se não houver uma resposta padrão, sua reunião não está organizada para ter um monólogo ou para acertar contas. 

Para isso você deve ser firme e sua introdução deve ter estabelecido as regras do jogo, nada o impede de se encontrar cara a cara com uma pessoa que teria esse tipo de comportamento antes ou depois de sua reunião para alertá-la sobre a contraprodutividade de tal atitude e convidá-los a mudá-los. ” 

A diplomacia desempenha um papel essencial neste contexto. Lembre-se também de reformular o que precisa ser reformulado e de contornar a mesa para fazer perguntas, respeitando o prazo. 

Faça devoluções

Após a reunião, você pode enviar um resumo e um relatório claro. Trata-se de mostrar o seguimento a ser dado e as ações que cada um deve realizar para concretizar a decisão tomada durante o encontro. Você mostra que seu encontro não foi feito à toa, mas perseguiu um objetivo específico que você alcançou. 

O que é síndrome de reuniões

As reuniões, lugar de informação, discussão e tomada de decisões … parecem deixar de cumprir o seu papel e transformar-se em reunião, demorada e pouco produtiva. Mas o que exatamente é isso?

Sempre mais reuniões. 

Reuniões, são muitas formas com diferentes objetivos: eventos, procedimentos, transmissão de informações, trocas em torno de produtos, organização de serviços…

De acordo com o barômetro anual da Wisembly em parceria com o IFOP para a sua 4ª edição * sobre o tema “Encontros e seus impactos sobre o engajamento dos colaboradores ”, as reuniões acabam por estar fortemente ancoradas nos hábitos das empresas e, obviamente, têm consequências no trabalho que muitas vezes estão longe de ser positivas, ao contrário do que se esperaria delas.

27 dias de reunião por ano! 

Os gestores passam 27 dias por ano em reuniões, ou seja, mais 3 dias do que em 2016. Este aumento deve-se ao aumento do número médio de reuniões semanais (3,5 em 2018 contra 3 em 2016). 

Associado ao número de dias está a má qualidade da maioria das reuniões, o que desperdiça um tempo considerável e representa um custo claro para as empresas. 49% dos executivos afirmam ter dificuldade em expressar suas ideias em reuniões e os motivos ainda são diversos: 23% afirmam que alguns monopolizam o plenário, 13% não se sentem legítimos e 11% sabem que sua opinião não será levada em consideração de qualquer maneira. conta. 

Eles chegam a 78% para dizer que sua opinião raramente ou nunca é levada em consideração por sua administração ao tomar decisões importantes. Além disso, na maioria das vezes, apenas 1 em cada 4 reuniões leva a uma decisão. Então, como você pode tornar sua reunião um sucesso?

* A pesquisa foi realizada online de 5 a 12 de setembro de 2018 com 1.001 pessoas representativas da população executiva, pelo método de cotas.

Preparação, o essencial. 

Uma preparação eficaz é a condição sine qua non para o sucesso de uma reunião, por isso não há como pulá-la a pretexto de ficar sobrecarregado! Planeje com antecedência como vão se desenrolar as reuniões: problema a ser tratado, produto a apresentar ou mesmo ideia a aprovar, bem como discussões, horários de reunião, mensagens a transmitir … e cuide de cada detalhe. 

De antemão, você precisará fazer as perguntas essenciais para organizar uma reunião significativa, começando por definir claramente o tema da reunião, ou seja, “do que vamos conversar?”

 ” Para completar, defina o objetivo da reunião: É uma reunião de informação ou uma preparação para uma tomada de decisão? É uma reunião de negociação ou uma sessão de trabalho? A preparação da reunião dependerá do objetivo da mesma: comercial,

Uma reunião útil e necessária. Pergunte-se também por que esta reunião é realmente útil e necessária e se não há outra maneira de atingir seus objetivos a não ser organizando esta reunião. 

Em seguida, pergunte-se sobre os participantes: Os participantes estão real e diretamente preocupados com o assunto? Seria mais eficiente se as informações ou decisões fossem repassadas a eles por meio de um relatório enviado por e-mail?

 Escolha os participantes com sabedoria: evite perder tempo para pessoas que não precisam absolutamente comparecer à reunião ou para deslocar funcionários das províncias e causar custos desnecessários. Qual é o propósito de sua presença nesta reunião? Que valor isso traz?

Uma ordem de batalha a ser definida. Por fim, defina com precisão o plano, ou seja, a agenda bem precisa, os pontos a serem trabalhados para atingir o objetivo. Os objetivos do encontro devem ser claramente indicados aos participantes assim que o convite for enviado, para que se preparem. 

Como administrar bem o tempo?

Uma reunião eficaz começa na hora certa. Não espere pelos retardatários para desenvolver bons hábitos e respeitar aqueles que se esforçam para ser pontuais. Lembre-se de que uma reunião eficaz termina no horário ou mesmo alguns minutos antes do horário! Mostre sua eficiência mantendo o controle do tempo! 

Portanto, você terá que dominar o tempo, o que não é uma coisa fácil! Para tal, existem duas condições: já ter avaliado devidamente o tempo necessário para a realização desta reunião e sensibilizar os participantes para a importância do tempo que passa. Excedendo constantemente o tempo para reuniões, interferimos no planejamento de equipes ou departamentos. 

Para ter sucesso, três pontos permanecem essenciais: informar os participantes da distribuição de tempo entre os diferentes pontos a serem abordados, certifique-se de que esse tempo seja perfeitamente respeitado e mostre aos participantes que você se preocupa em respeitar o tempo. 

Uma reunião é feita para efetivamente levar a decisões. Não está organizado para “fazer relacional”.

A animação do encontro. Nada se parece mais com uma reunião do que outra reunião e, no entanto, as reuniões não devem ser as mesmas, pois seu propósito é diferente. Trabalhar no lançamento de intercâmbios é parte integrante da preparação. Se este trabalho foi bem executado, a reunião tem todas as chances de se tornar um sucesso! 

Animação diretiva. Informações, mensagens, perguntas delicadas e informações-chave a serem transmitidas aos funcionários levam à animação diretiva. Este tipo de animação exclui trocas entre os participantes, debates e intervenções antes do final das mensagens. 

Ela pergunta ao líder da reunião as qualidades de liderança. Isso significa que a reunião deve ser bem preparada, os conteúdos devem estar perfeitamente estruturados e o andamento da reunião deve ser antecipado. 

Desde o início da reunião, os objetivos e a ordem do dia são lembrados, o momento da reunião é claramente anunciado, mas acima de tudo as regras do jogo são definidas. 

O facilitador pode até mesmo especificar na abertura da reunião que ele pode ter que interromper os participantes monopolizando a palavra ou indo muito longe em digressões. 

Animação não diretiva. O facilitador é um facilitador. É essencial defender a liberdade de expressão, especialmente para resolver um problema ou pesquisar ideias, para deixar espaço para interações. Às vezes, há muitas interações e as trocas se tornam infrutíferas. É necessário, portanto, estar vigilante e chamar à ordem, se necessário, os participantes. 

Animação participativa. A animação participativa permite a discussão. O papel do facilitador neste tipo de reunião (busca de ideias) é coletar o máximo de informações possível. A palavra é dada aos participantes e, portanto, deve-se tomar cuidado para que a reunião não seja muito longa. 

Para fazer isso, encontre um equilíbrio entre os tempos de fala (50% para cada parte). O facilitador também deve garantir que todos participem das discussões. Bem gerido, este tipo de encontro é frutífero e gera ideias relevantes.

GESTÃO participantes que monopolizam o chão ou procuram conflito. 

Não há uma resposta padrão … E lidar com casos de participantes incontroláveis ​​costuma ser muito difícil. Uma coisa é certa, ele pedirá ao facilitador da reunião uma perícia e deverá lembrar os princípios básicos: uma reunião não tem por objetivo permitir os monólogos nem o acerto de contas. Firmeza e diplomacia serão os melhores aliados do líder da reunião.

A reunião stand-up: a solução?

A reunião permanente é muito popular nas empresas, especialmente porque a gestão Lean se impôs a muitas empresas, bastam 15 minutos para fazer um balanço eficaz. Na cesta, reuniões intermináveis ​​e discussões estéreis e demoradas! 

Graças ao stand-up meeting, você lança a dinâmica do dia, você reorienta e foca a equipe em objetivos essenciais, você desenvolve e consolida o espírito e a coesão da equipe. A troca de informações úteis é o coração da reunião.

A reunião stand-up? A reunião permanente consiste em organizar reuniões … em pé. Mesas de saída, cadeiras. O encontro acontece em círculo e os participantes trocam cara a cara. A troca se dá entre todos e não para um mesmo participante que costuma ser o lugar reservado ao gestor hierárquico. A forma do círculo favorece os discursos espontâneos mas também de todos. 

Qual objetivo? O objetivo é fazer um balanço das tarefas ou dificuldades de cada pessoa ou da equipe. Uma forma eficaz de reunião para realizar revisões de equipe, desde as tarefas realizadas no dia anterior até os principais objetivos de todos para o dia. 

Mas acima de tudo, uma forma de ganhar eficiência, pois a posição em pé incentiva os participantes a irem direto ao ponto. Saia do computador durante a reunião, saia do smartphone porque é uma questão de concentrar e limitar a duração das trocas.

Slides ou não slides?

Seus slides estão lá para apoiar seu discurso. Você não precisa escrever tudo nos slides e lê-los. O ideal é que você tenha dois conjuntos de slides, os que se destinam a ser enviados com o relatório, geralmente muito completos, e os que servirão de suporte à sua apresentação. 

Lá encontramos: 1 imagem, 3 figuras, 1 citação, 1 mensagem chave, nada mais! É a síndrome do Powerpoint. Você quer fazer muito bem e projeta transparências superlotadas com cinco colunas de altura e dez de largura. 

Por outro lado, ao fazer o layout do seu PowerPoint, tome cuidado para não sobrecarregá-lo: mais de 50 slides e uma tonelada de texto em cada um podem fazer com que seus colaboradores desistam rapidamente, que não terão mais vontade de lê-los. Seja claro e conciso, tanto em seu discurso quanto em seu PowerPoint,

Negligenciando seu material. 

Você se concentra em sua reunião e, infelizmente, esquece seu material. Um erro a evitar! Continua sendo essencial certificar-se de que seu equipamento esteja funcionando bem antes da reunião. Correndo o risco de ter que enfrentar possíveis problemas técnicos, que irão atrasá-lo e atrapalhar o bom andamento da reunião. 

Por fim, vem a preparação dos elementos logísticos (muitas vezes negligenciados) como quadro branco, retroprojetor, equipamento audiovisual, marcadores, etc. Também vamos garantir o bom funcionamento do equipamento porque nada mais aborrece do que esperar 15 minutos para esperar para o facilitador encontrar um marcador de trabalho …

Computador e smartphone, como freio?

De acordo com uma pesquisa realizada pela OpinionWay, mais de 4 em cada 10 funcionários (44%) usam seu smartphone ou computador para fazer outras coisas durante essas reuniões. A seguir, consultam os seus emails (57%), enviam-nos (43%), trabalham nos seus ficheiros (40%) ou consultam a internet (22%) enquanto 46% afirmam que fazem anotações sobre o conteúdo da reunião. 

Imponha o fechamento de smartphones e explique que o computador deve ser usado apenas para acompanhar a reunião. Um mau hábito que transformaria uma reunião em uma reunião. Portanto, não hesite em pedir aos participantes que não usem seus telefones durante a sessão.

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