Como gerir mudanças nas empresas

Mudanças fazem parte da vida profissional, só precisam ser implementadas corretamente. O especialista em mudanças Lars-O. Böckmann do Dr. Kraus & Partner diz a você tudo o que você precisa saber sobre gerenciamento de mudanças e dá dicas sobre como deixar seus colegas e funcionários entusiasmados com as mudanças.

O QUE É GERENCIAMENTO DE MUDANÇA?

Seja um sistema de registro de tempos diferente , novos objetivos da empresa ou a dissolução de uma equipe – todas essas são mudanças com as quais temos que conviver ou conduzir no trabalho diário. Mas as mudanças não podem ser implementadas durante a noite. É aqui que entra em jogo a gestão da mudança, que inclui todas as medidas e atividades que contribuem para a implementação de novas estratégias e afins.

GERENCIAMENTO DE MUDANÇAS EM UM RELANCE – DEFINIÇÃO

O gerenciamento de mudanças é o gerenciamento dos processos de mudança em uma organização. Com a ajuda de métodos e conceitos, uma implementação e adaptação às mudanças devem ser garantidas. Os processos de mudança podem incluir comportamentos, estruturas ou estratégias.

Especialistas da AVANTGARDE: Sr. Böckmann, como você descreveria o gerenciamento de mudanças em poucas frases?

Lars-O. Böckman: Em minha opinião, o gerenciamento de mudanças é uma das áreas temáticas mais exigentes . Independentemente da perspectiva a partir da qual iluminamos o tema, seja como gestor, executivo, funcionário ou cliente.

No entanto, esse tópico desafiador é subestimado repetidamente . À primeira vista, a mudança parece fácil de implementar. Desta forma, podemos escrever uma visão e derivar as medidas adequadas para nos ajudar a alcançá-la. No mais tardar, no entanto, quando se trata da suposta “implementação simples” no trabalho diário de gerentes e funcionários , muitas vezes torna-se mais difícil .

O problema com isto é que assumimos que podemos facilmente implementar mudanças, com base no lema “Se eu fizer A, B acontece”. A experiência mostra que raramente é esse o caso. Hoje, mais do que nunca, as empresas são estruturas complexas em um mundo cada vez mais conectado. A suposição de que uma mudança pode simplesmente ser implementada de acordo com o plano do projeto é enganosa. Portanto, é ainda mais importante ter um gerenciamento de mudanças sólido que garanta que as mudanças desejadas possam realmente ser implementadas.

POR QUE VOCÊ DEVE USAR O GERENCIAMENTO DE MUDANÇAS?

Você lidera uma equipe, um departamento ou mesmo uma empresa? Então, as mudanças fazem parte do seu trabalho diário.

Especialistas da AVANTGARDE: Quando e por que pode ser importante usar o gerenciamento de mudanças no gerenciamento de funcionários e na empresa?

Lars-O. Böckman: Para mim, a liderança sempre ocorre em um equilíbrio entre estabilidade e mudança . Manter esse equilíbrio apropriado também desempenha um papel importante em outras áreas do trabalho de gestão , por exemplo, no equilíbrio entre proximidade e distância.

É importante que os gerentes se tornem (ainda) mais conscientes de que estão moldando relacionamentos , principalmente com seus funcionários. E relacionamentos “bons” são criados por meio de comunicação “boa”, ou seja, compatível .

Especialistas da AVANTGARDE: Como esses relacionamentos “bons” podem ser projetados?

Lars-O. Böckmann: Acima de tudo, não significa “ser o melhor amigo de todos” – o que importa aqui é um equilíbrio adequado de proximidade e distância entre a gerência e os funcionários . Nos processos de mudança, ele precisa se estabelecer repetidamente por meio da ação refletida .

O que estou querendo dizer é que, para mim, o gerenciamento de mudanças começa com gerenciamento de mudanças – ou seja, com a ênfase na última palavra. Acima de tudo, trata-se de observar, refletir e reajustar a maneira como sua própria liderança trabalha continuamente . Então eu começo com minha própria “gestão” quando se trata de mudança , se algo deve mudar nos outros mais tarde.

Especialistas da AVANTGARDE: Qual é o papel da comunicação nisso?

Lars-O. Böckmann: A liderança é sempre uma alavanca decisiva nas organizações hierárquicas e sempre permanece um modelo, para melhor ou para pior. Portanto, se você deseja mudar algo, deve começar com sua própria comunicação . Porque toda mudança em um sistema social requer comunicação modificada e conectável. Então, também pode ser possível criar condições estruturais para outras pessoas que convidam a mudanças. Dessa forma, a liderança pode fortalecer a própria relevância, porque oferece uma estrutura previsível, conectiva e sustentável (valor) .

  • Habilitar comunicação conectável: Comunicação considerada útil pelos participantes e que é seguida por novas comunicações.
  • Mantenha um equilíbrio de proximidade e distância entre a gerência e os funcionários. 
  • Mude as rotinas de comunicação : por exemplo, adapte as discussões de feedback às necessidades dos funcionários ou introduza retrospectivas moderadas nos projetos.

COMO FUNCIONA O GERENCIAMENTO DE MUDANÇAS?

Modelos, fases e metas – essas são as ferramentas que o ajudarão a implementar o gerenciamento de mudanças. 

definir metas

Se você deseja definir metas para o gerenciamento de mudanças, primeiro precisa fazer perguntas. Porque a comunicação também desempenha um papel importante no estabelecimento de metas.

Especialistas da AVANTGARDE: Como posso encontrar as metas de gerenciamento de mudança certas para mim?

Lars-O. Böckman : Acima de tudo, recomendo que você converse com as pessoas e que não pense nesses objetivos em sua própria sala privada. Na minha opinião, a mudança não é um fim em si mesma! Faça perguntas ao seu ambiente e especialmente aos seus clientes , como:

  • O que tem que mudar para que …?
  • Qual é o motivo da mudança?
  • Para que é bom mudar?
  • O que devemos esperar quando fizermos essa mudança?
  • O que você pode esperar de mim? O que estou disposto a dar / que preço devo pagar por isso?
  • O que se espera de você e de você?

Este diálogo externo (mercado / cliente), interno (gestão, colaboradores) e “interno” costuma levar a boas respostas aos objetivos e, sobretudo, a uma verdadeira consciência de uma mudança que sempre começa consigo mesmo. Ou fica claro que (ainda) não é hora de mudar. Também uma descoberta importante, eu acho.GERENCIAMENTO DE MUDANÇAS EM UM PISCAR DE OLHOS – DEFINIR METAS

Para definir metas, você deve fazer perguntas ao seu ambiente e aos seus clientes. O objetivo é conduzir um diálogo externo e interno para poder determinar se é hora de mudanças e como podem ser.

Use o modelo certo

Antes de implementar mudanças, você deve primeiro se familiarizar com o modelo certo.

Especialistas da AVANTGARDE: Existe um modelo que você recomendaria particularmente para começar no gerenciamento de mudanças e, em caso afirmativo, por quê?

Lars-O. Böckman : O modelo Kotter permite um bom começo .GERENCIAMENTO DE MUDANÇAS EM RESUMO – O MODELO KOTTER

Em 1996, o especialista em gestão de liderança John P. Kotter desenvolveu um modelo de gestão de mudanças em 8 etapas , conhecido hoje como modelo Kotter . A tese: Os processos de mudança só podem ser implementados com sucesso se todas as 8 etapas forem concluídas.

Nível 1: Demonstrar urgência . Convença os funcionários e gerentes da necessidade de mudança.

Etapa 2: Construir coalizões de liderança . Forme uma equipe de liderança com a experiência e diversidade necessárias. 

Etapa 3: desenvolver uma visão e estratégia para a mudança . Formule a visão de forma que seja claramente compreensível para todos os funcionários.

Etapa 4: Comunicar a visão. Comunique a visão em toda a empresa com a maior freqüência possível.

Nível 5: Remova os obstáculos do caminho. Analise o status quo e mude estruturas ou processos de trabalho que o estão atrapalhando.

Nível 6: Planejar e tornar visíveis os sucessos de curto prazo. Defina metas provisórias menores e recompense os funcionários quando eles as atingirem.

Nível 7: Use sucessos de curto prazo para impulsionar mais mudanças . Analise sucessos de curto prazo e impulsione novas mudanças.

Nível 8: Ancorando mudanças na cultura corporativa. Mapeie as mudanças em todas as estruturas, processos e ferramentas.

Como alternativa, também posso recomendar a abordagem ADKAR de Jeffrey Hiatt do livro de mesmo nome.GERENCIAMENTO DE MUDANÇAS EM UM RELANCE – A ABORDAGEM ADKAR

modelo ADKAR foi desenvolvido em 2003 pelo fundador da Prosci , Jeffrey Hiatt. Compreende 5 aspectos que devem ser considerados para uma gestão de mudança bem-sucedida:

1. Conscientização: Criar consciência de que a mudança é necessária.

2. Desejo: Criar um desejo que apoie a mudança.

3. Conhecimento: Construa o conhecimento de como algo pode mudar.

4. Habilidade: desenvolver habilidades para implementar o que é necessário para a mudança. 

5. Reforço: Reforço da mudança por meio de avaliação e melhoria.

Em todo caso, quando se trata de mudança de projetos, defendo lidar com o “fator” decisivo para uma mudança bem-sucedida: as pessoas. Uma mudança bem-sucedida nas organizações sempre requer que os indivíduos devem ou devem mudar.

Existem vários conceitos, facilmente transportáveis ​​e cientificamente e praticamente testados do campo do trabalho e da psicologia organizacional. Além disso, uma reflexão crítica sobre as possibilidades e, principalmente, as limitações da gestão da mudança não prejudica. Na minha opinião, Felix Frei ou Stefan Kühl, por exemplo, ilustraram vivamente em seus livros o que constituem “bons” projetos de mudança e, sobretudo, onde estes também são limitados pelo sistema – e definitivamente não podemos ignorar a liderança.

Uso correto de modelos

Antes de usar um modelo, você deve primeiro saber como usá-lo corretamente.

Especialistas da AVANTGARDE: O que é particularmente importante ao trabalhar com os modelos de gerenciamento de mudanças?

Lars-O. Böckman : Vamos ter uma visão panorâmica com um triângulo consultor , que neste exemplo consiste em três lados:

  1. Visão e estratégia ,
  2. Processos e estruturas
  3. Pessoas e cultura .

Esse modelo pode nos ajudar a considerar os efeitos importantes da mudança e, por exemplo, estimular discussões na administração sobre se todas as áreas do triângulo realmente receberam atenção suficiente.

Especialistas da AVANTGARDE: Existem certos comportamentos que você desaconselharia ao lidar com modelos de gerenciamento de mudanças?

Lars-O. Böckmann: Por experiência própria, só posso sensibilizar as pessoas para que sejam críticas às abordagens (dos consultores) de acordo com o lema “Já preparei 80 slides com a solução – mas você pode explicar o seu problema primeiro”. Primeiro, deve haver uma fase de análise cognitiva e emocional intensiva . Isso é importante, entre outras coisas, porque a administração precisa repensar antes que os funcionários possam (aprender) a repensar.

Após uma boa fase de análise, pode-se seguir uma fase de design e, em seguida, uma fase de implementação com medidas. Para essas fases, por exemplo, o modelo de Kotter ou a abordagem ADKAR podem fornecer boas diretrizes para implementação.

No entanto, é importante monitorar os efeitos das intervenções selecionadas repetidas vezes e fazer uma análise crítica em períodos regulares de reflexão . Infelizmente, muitas vezes acontece que as empresas negligenciam essa etapa. Eles se esquecem de que as organizações – e, portanto, sempre as pessoas também – nem sempre lidam com os impulsos de mudança conforme planejado, como gostaríamos. Uma das experiências mais empolgantes para mim neste contexto é a abordagem de alguns gerentes de mudança que oferecem aos clientes uma implementação de “estruturas ágeis” na forma de projetos em cascata. Mundo louco, eu acho.GERENCIAMENTO DE MUDANÇA EM UM RELANCE – 4 FASES

Lars-O Böckman recomenda passar pelas seguintes 4 fases no gerenciamento de mudanças:

1. Fase de análise: Analisar a situação atual e promover o repensar da gestão

2. Fase de design: definir medidas

 fase de implementação: implementar medidas (de acordo com o modelo Kotter ou a abordagem ADKAR)

4. Fase de reflexão: questionar criticamente as medidas selecionadas (realizar regularmente)

DESAFIOS NA GESTÃO DA MUDANÇA

Não existem apenas vantagens no gerenciamento de mudanças. Lars-O lhe dirá como você pode superar obstáculos. Böckmann.

Especialistas da AVANTGARDE: Existem desvantagens no gerenciamento de mudanças? Se sim, qual?

Lars-O. Böckman : Em primeiro lugar, uma mudança pode significar que você tem que desistir do que amou. Além disso, o termo “gerenciamento de mudanças” sugere que podemos dirigir e controlar mudanças. No entanto, o fato de que somos cada vez menos capazes de gerenciar todas as conexões, pontos de contato e nós com densidade de rede crescente e dinâmica crescente é frequentemente esquecido.

Em minha opinião, estamos sujeitos a uma ilusão de controleque muitas vezes só podemos apreender quando um ou mais projetos de mudança falham. Além disso, e não me canso de frisar, a mudança não é um fim em si mesma ! E a estabilidadecomo uma virtude irmã é sempre necessária para que a mudança seja bem-sucedida.

Especialistas da AVANTGARDE: Quais são os desafios de implementação e como posso superá-los?

Lars-O. Böckman : Os desafios no gerenciamento de mudanças são diversos e afetam uma ampla variedade de níveis. No entanto, existe uma armadilha que a administração em particular usa continuamente: a saber, esquecer que a cultura corporativa também deve mudar para uma mudança sustentável . Permite métodos e frameworks como Scrum ou SAFe , certamente auxiliam na implementação. No entanto, se eu me concentrar exclusivamente em estruturas, métodos e processos, o sucesso raramente será permanente.

Especialistas do AVANTGARDE: Você pode ir mais longe?

Lars-O. Böckmann: Meu colega Felix Frei define cultura corporativa como a “soma de todas as coisas dadas como certas”. No entanto, não é fácil decidir sobre essas coisas óbvias. A cultura se desenvolve com base em um processo de negociação e tem mais partes inconscientes do que conscientes. Portanto, levante os olhos para as coisas que você não pode ver e compreender imediatamente.

Especialistas da AVANTGARDE: Como isso pode ser feito?

Lars-O. Böckmann: Em primeiro lugar, ajuda olhar para a mudança a partir de vários níveis ou perspectivas . Deve-se sempre ter em mente que nem tudo pode ser planejado e previsto com clareza (palavra-chave: tolerância à incerteza ). Como resultado, você pode se tornar (mais) ciente de sua própria esfera de influência e planejar o que pode ser projetado. Essa área de influência, que pode ser moldada e, portanto, decidida, no entanto, e esse é um insight frequentemente esquecido, geralmente começa bem na sua porta, ou seja, consigo mesmo. Mesmo uma comparação regular da sua imagem e de outras pessoas com a sua função exemplar como gerente pode abrir muitos olhos aqui.GERENCIAMENTO DE MUDANÇAS EM UM PISCAR DE OLHOS – ENFRENTANDO DESAFIOS

  • Conscientização da ilusão de controle : As mudanças não podem ser planejadas em todas as áreas. Sempre olhe para as mudanças de várias áreas e perspectivas.
  • Estabilidade : a mudança sempre precisa de um equilíbrio com o que resta – isto é, o que resta (apesar de todas as mudanças).
  • Desenvolvimento da cultura corporativa : Com a mudança, a cultura corporativa também deve mudar. Métodos como Scrum ou SAFe podem ajudar na implementação.
  • Esteja ciente de sua própria esfera de influência:tome consciência do que você pode moldar e, como gerente, compare sua autoimagem com a imagem dos outros, por exemplo, por meio de discussões de feedback.

GESTÃO DA MUDANÇA NO TRABALHO DIÁRIO

As mudanças também podem ser iniciadas no trabalho diário. É importante que os funcionários entendam o “para quê?” E “para quê?” De uma mudança. 

Especialistas da AVANTGARDE: Como posso usar o gerenciamento de mudanças no trabalho diário ao gerenciar funcionários?

Lars-O. Böckmann : Comece a mudar as rotinas de comunicação . Porque: Se você não mudar a comunicação, mesmo a mudança mais desejável será difícil de ancorar a longo prazo.

  • Por exemplo, as discussões anuais também podem ocorrer nas discussões trimestrais . Isso é algo que posso recomendar com base em minha própria experiência de liderança. Porque isso pode encurtar significativamente a avaliação anual, que muitas vezes ainda é obrigatória, e fortalecer sua auto-organização e a de seus funcionários. No entanto, apenas se se tratar de feedback mútuo e diferenciado.
  • Ou você introduz retrospectivas direcionadas e moderadas – um método do mundo do trabalho ágil que é usado para refletir exclusivamente sobre o trabalho em equipe, ou seja, a cooperação, em ciclos claramente definidos.
  • Ou comunique-se de forma lúdica sobre tópicos importantes de cooperação. Por exemplo, desenvolvemos um jogo chamado ‘Keep in Mind’, que estará disponível em meados de 2019.

Antes de as mudanças serem iniciadas, no entanto, sempre dou uma dica: se você é um motorista, iniciador ou cara de mudança, pratique seu argumento de venda de elevador para a mudança e combine esta abordagem com reflexão na mesa regular de sexta-feira ou com esportes após o trabalho ( ou zombaria) entre colegas! O que quero dizer com isso? Cada motorista de mudança deve sempre ser capaz de explicar o “ por quê?” E “ para quê?” De uma mudança planejada para cada passageiro no elevador dentro de 90 segundos . Até que ponto esta declaração é realmente compreensível e compatível é mostrado, principalmente quando e como seus planos de mudança são discutidos após o trabalho.VISÃO GERAL DA GESTÃO DA MUDANÇA – ELEVATOR PITCH OF CHANGE

Você quer fazer uma mudança palatável para sua equipe ou seus funcionários? Então você deve dominar o tom de elevador da mudança. Você tem 90 segundos para tornar o objetivo e o propósito de uma mudança compreensíveis.

Você pode verificar se seu argumento de venda foi bem-sucedido após o trabalho: Como a equipe fala sobre a mudança na mesa dos regulares, por exemplo? Também pergunte ativamente a seus colegas que pensamentos e sentimentos eles têm sobre os processos de mudança. 

Especialistas do AVANTGARDE: Existem maneiras de ver como outros colaboradores estão respondendo às mudanças que virão?

Lars-O. Böckmann : Eu ficaria feliz em recomendar aos gerentes em processos de mudança que simplesmente perguntassem a seus funcionários com que pensamentos e sentimentos eles deixam a conversa. Talvez alguém lhe diga o que vai relatar em um círculo familiar à noite. Além disso, na minha opinião, esta abordagem é uma boa oportunidade para refletir a abertura ou proximidade de si mesmo e, portanto, a confiança na liderança .

Se você também ousar: pergunte de vez em quando o quanto seu homólogo confia em você em uma escala de 1 a 10 , totalmente desde o início, sem pensar muito. Se o número seis for mencionado, pergunte o que você poderia fazer para transformar o seis em sete. Aqui você pode obter insights interessantes sobre a vida profissional cotidiana e a confiança – e não se preocupe, porque, em última análise, você ainda decide por si mesmo se deseja dar os passos em direção ao sete.GERENCIAMENTO DE MUDANÇAS EM UM PISCAR DE OLHOS – CONFIANÇA

Os processos de mudança devem ser apoiados por todos os funcionários. É ainda mais importante que sua equipe confie em você (se você estiver em uma posição de gestão). Por esse motivo, pergunte de vez em quando como seus colegas classificariam sua confiança em você – em uma escala de 1 a 10.

Especialistas da AVANTGARDE: De que escopo do projeto faz sentido trazer um consultor externo e no que devo prestar atenção ao fazer uma seleção?

Lars-O. Böckmann : Certifique-se de que os consultores lhe façam boas perguntas e que, acima de tudo, queiram compreendê- lo – também nas entrelinhas e que vão além dos factos da empresa. Procure sparrings que nem sempre fazem perguntas agradáveis ​​e que não precisam enfatizar repetidamente que já fizeram tudo várias vezes. Um conselheiro sério deve abordar sua situação individual e ouvi- lo. A experiência é certamente útil, mas em caso de dúvida será útil apenas até certo ponto para o seu caso de mudança. Porque as soluções para a sua mudança geralmente não estão espreitando no mesmo nível em que as perguntas e respostas foram criadas em outro sistema (cliente) do consultor. Aqui, o equilíbrio conta novamente .

Se você gostaria de tirar proveito de um serviço de consultoria, recomendo que encontre alguém que possa observar e que seja capaz de fazer tantas perguntas no momento certo que novos insights valiosos surjam no caminho da mudança.

E mesmo que alguns consultores hoje comentem com cinismo “Existimos apenas para que os clientes possam culpar alguém se não funcionar”, a importância do conselho, na minha opinião, baseia-se principalmente no fato de que um sistema, ou seja, talvez sua empresa, geralmente funciona não tem uma coisa ou só tem uma extensão limitada: um observador ! Para observação e reflexão, bem como para o desenvolvimento de suporte de caminhos de mudança em co-construção, consultores devem ser adquiridos – e menos para o mero uso de conceitos de planejamento reciclados.

E um último pensamento: encontre alguém com quem você e, acima de tudo, na frente de quem você possa rir muito , principalmente de si mesmo, apesar da seriedade do assunto – isso nunca machuca.GERENCIAMENTO DE MUDANÇA EM UM RELANCE – CONSELHO EXTERNO

Um consultor deve fazer perguntas para entender a empresa e os processos de mudança desejados como um todo. É importante que ele seja, acima de tudo, um bom observador . Em vez de trazer conceitos prontos, um consultor externo deve ser capaz de atender às necessidades individuais de sua empresa.

Agradecemos a Lars-O. Böckmann pela entrevista!

HORA DE MUDANÇAS

Você quer mudar alguma coisa? Deve ser sobre o seu trabalho – em nossa bolsa de empregos, você encontrará muitas vagas interessantes para uma ampla variedade de setores e empregos. Você gostaria de realinhar sua empresa e está procurando os candidatos adequados? Então recomendamos nossas ofertas para empresas . Por último, mas não menos importante, temos duas dicas de leitura para você em nossa revista que podem ajudá-lo como líder no processo de gestão de mudança:

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