Escritório moderno

Como montar um escritório sem papel

E-mails, aplicativos em nuvem e aplicativos online – a vida diária no escritório está cada vez mais digitalizada. É mais conveniente, economiza tempo e dinheiro. Portanto, não é de se admirar que um “escritório sem papel” tenha ganhado mais destaque nos últimos anos. Algumas empresas já trabalham sem papel, por que não a sua também?

A ideia é simples: uma mudança completa para documentos digitais e a renúncia a qualquer forma de papel. Sem impressões, sem blocos de notas, sem envelopes ou selos.

Em muitas empresas, grande parte da comunicação já é digital – mas muitas vezes há áreas que ainda não chegaram à era online. Não há razão para segurar o papel.

Até mesmo faturas e outros documentos oficiais ou legalmente relevantes agora podem ser criados, enviados e gerenciados de forma totalmente digital sem problemas. O escritório sem papel, portanto, não é um modismo, mas uma medida sustentável e sensata para sua empresa.

As vantagens são aparentes:

1. Fácil acesso

No escritório com muito papel, os documentos mais antigos costumam ser armazenados em porões ou arquivos separados. Em grandes empresas, portanto, pode ser complicado chegar lá e vasculhar os arquivos. Pessoas doentes, grávidas ou deficientes provavelmente não têm como buscar as pastas pesadas das prateleiras altas sem ajuda.

Além disso, alguns documentos podem ter desbotado com o tempo ou você pode não ser capaz de decifrar bem a caligrafia de seu colega.

Graças ao seu armazenamento central de dados, não é problema nenhum que todos os funcionários podem acessar facilmente os dados no PC.
Não há problemas de remoção, sem barreiras e sem problemas de peso com pastas pesadas. Além disso, os funcionários com deficiência visual podem ler facilmente os dados no PC em telas especiais ou usando o zoom.

2. Pesquisa descomplicada

Além da busca pura por diferentes pastas, existe também uma busca por conexão. Porque você também deve encontrar o processo desejado dentro da pasta.

Na maioria dos casos, você tem que ler seu caminho em diferentes pastas até encontrar tudo. Se você precisar de diferentes documentos para um processo, deverá percorrer diferentes pastas e coletar as informações de forma clara.

No PC, você pode pesquisar informações de maneira fácil e específica e também exibir os documentos lado a lado nos departamentos.
Com apenas alguns cliques, você tem oferta, pedido, guia de remessa e nota fiscal ou documentos do departamento de qualidade lado a lado. Sem rolar ou arrastar e em uma fração do tempo!

3. Economia de custos em material e armazenamento

Se todos os documentos e e-mails tiverem que ser impressos, isso certamente custará papel, toner e a compra e manutenção da impressora. Além disso, existem as pastas e divisórias, etiquetas de lombada, etc. de que necessita para arquivar. E isso em todos os departamentos!

Seu escritório provavelmente não funcionará sem uma impressora, mas se você arquivar os documentos digitalmente, economizará muito papel e toner!
Se armazenados em papel, os arquivos devem ser mantidos em algum lugar por 10 anos devido à obrigação de retenção.

Em grandes empresas, isso ocupa uma quantidade incrivelmente grande de espaço.

Freqüentemente, adegas inteiras devem ser equipadas com prateleiras de aço ou recipientes adicionais precisam ser alugados. Recipientes, prateleiras, expansão, mas também o custo do espaço, iluminação, limpeza e similares causam custos. Esses custos não se aplicam ao escritório sem papel.

4. Conservação de recursos e saúde

Se você usa uma impressora a laser no escritório, deve estar ciente de que o dispositivo emite partículas e poeira de toner tóxicas. Isso pode prejudicar sua saúde. Já existem até casos de deficiência ocupacional que daí decorrem.

Portanto, se você pode passar sem sua impressora, está fazendo a si mesmo e a seus colegas um grande favor para a saúde!

Além disso, com a impressão econômica, você também reduz as emissões de CO2 e economiza matéria-prima (papel / madeira). Esta consciência ambiental é bem recebida pelos clientes e tem um efeito positivo na sua imagem!

5. Segurança de dados

Nem todo funcionário precisa de acesso aos dados completos da empresa. Agora você pode controlar individualmente para cada funcionário que pode ver quais dados.

Isso contribui para a segurança dos dados, uma vez que pessoas não autorizadas não têm chance de ler documentos confidenciais – nem mesmo clicando acidentalmente na pasta errada.

6. Flexibilidade total em movimento

Existem ainda mais vantagens para funcionários ativados por meio de acesso flexível. Talvez você pertença à alta administração ou seja um diretor-gerente e queira examinar alguns dados da empresa no fim de semana.

Com o total acesso que você tem no seu cargo, você pode verificar e controlar todas as áreas da sua empresa a qualquer hora, quando quiser. Em casos urgentes, também pode ser o caso nas férias ou em leitos de enfermos.

Além disso, tem a grande vantagem para a empresa e para os colaboradores de poder montar um home office para diferentes colaboradores . Esta é uma grande vantagem, por exemplo, para as mães jovens que querem trabalhar por hora para não perder o contato.

7. Melhor atendimento ao cliente

O acesso simples e móvel aos dados armazenados centralmente não é apenas uma vantagem para você e seus funcionários.

Também oferece a oportunidade de um atendimento ao cliente otimizado.
Porque você ou seus representantes de vendas podem acessar todos os dados necessários a qualquer momento ao falar com os clientes. Isso significa que eles são sempre significativos, mesmo no caso de questões complexas.

E se sua empresa oferece atendimento 24 horas com linha direta de emergência, você pode garantir que o funcionário responsável possa responder a todas as dúvidas do cliente mesmo no meio da noite.
Isso tem um efeito competente no cliente e dá pontos positivos para um bom suporte.

8. Efeitos positivos na jornada de trabalho e planejamento de pessoal

O escritório digital oferece outro ponto positivo para você e sua empresa. Você economiza muito tempo não só na busca, mas também no caso de cobertura de férias e doença.

Se tudo estiver devidamente arquivado, mesmo os incidentes parcialmente processados ​​podem ser encontrados rapidamente e um representante de emergência pode se familiarizar rapidamente com todo o processo. Porque, muitas vezes, com o absenteísmo por doença espontânea, os colegas na papelaria primeiro têm que lutar laboriosamente para examinar os arquivos.

A economia de tempo também pode fazer com que os funcionários ganhem mais tempo, o que você, como diretor-gerente, poderia recompensar no âmbito do horário flexível. Isso melhora enormemente a satisfação do funcionário.

Além disso, pode até acontecer que o tempo economizado reduza um trabalho. Isso economiza altos custos de pessoal. Mas isso não significa necessariamente que você tenha que pedir demissão por causa disso. Você simplesmente não pode substituir um funcionário que está saindo por um novo funcionário.

9. Formação de equipe internacional

Com um arquivo de dados central, você também pode usar os direitos de acesso para formar uma equipe internacional com suas filiais ou consultores externos. Isso abre possibilidades completamente novas, sem ter que enviar e receber correspondência extensa e grandes quantidades de dados.

10. Maior competitividade

Além de construir uma equipe internacional em suas próprias fileiras, você também pode marcar pontos com os clientes. Na produção, por exemplo na indústria automotiva, os fabricantes de fixadores estão frequentemente envolvidos no desenvolvimento de novos produtos.

Só as consultas com os documentos técnicos abrangem enormes quantidades de dados que devem ser trocados por meio de suportes de dados.

Você pode gerenciar esses projetos de grande escala com muito mais facilidade por meio do acesso a dados compartilhados. Isso também funciona na indústria editorial ou com designers gráficos e agências de publicidade ou simplesmente todas as indústrias que desenvolvem ideias junto com os clientes.

Com este tipo de cooperação você se posiciona para o futuro e pode ajudar o cliente de forma mais rápida e eficaz!

Atenção!

Seguindo o lema “países diferentes – costumes diferentes”, novas diretrizes também se aplicam na era digital-online, como o GoBD , que todo empresário deve seguir . Se os requisitos não forem atendidos, existe o risco de penalidades caras.

As desvantagens do escritório sem papel

Além das vantagens realmente numerosas, também existem algumas desvantagens a serem consideradas:

Em primeiro lugar, você precisa planejar a introdução do escritório sem papel. Isso custa tempo, dinheiro e nervos. Especialmente com grandes empresas, você não pode quebrar nada aqui.

Todos os funcionários devem esperar trabalho extra durante a implementação. Isso geralmente não cria entusiasmo. Como um bom chefe, você deve, portanto, contra-atacar e mostrar a todos as vantagens e motivá-los a apoiar a introdução tanto quanto possível. Talvez você possa oferecer uma folga ou um bônus por isso mais tarde, para manter as pessoas felizes.

Para fazer isso, você deve emitir instruções rígidas de acordo com as quais o projeto deve ser implementado. Existe um grande risco de algo correr mal. E não funciona sem orientação e verificação de cima. Você também deve criar as instruções como parte do replanejamento.

Organização do escritório sem papel

Assim que você tomar a decisão de converter seu escritório, o planejamento e a organização podem começar. Não pode haver uma estrutura básica válida para todos, pois depende das suas necessidades, da sua indústria e do número de funcionários. Depois disso, você deve organizar seus processos e regular os direitos de acesso.

Método

No entanto, o procedimento é sempre o mesmo: primeiro você tem que fazer um inventário no qual você verifica em cada departamento onde, por quem, quanto trabalho está sendo feito no papel ou tem que ser feito.

Em seguida, você determina o que pode ser convertido em processamento digital e como – por meio de software, simples entrada de computador em programas existentes – ou onde pode ser excluído. Por exemplo, porque não é necessário encaminhá-lo em papel.

Defina a estrutura da pasta

Se tudo deve ser arquivado, nem todo funcionário deve criar uma pasta no servidor e esperar que os outros as encontrem. Em vez disso, a estrutura de pastas deve ser planejada e armazenada.

É melhor perguntar a seus funcionários quais pastas eles consideram necessárias. Então eles já estão ativamente envolvidos e depois não começam a reclamar que pastas importantes estão faltando e outras são supérfluas.

Gerenciamento de documento

Uma vez que as pastas tenham sido criadas, você deve garantir que todos os funcionários estejam arquivando seus documentos de forma rápida e adequada nas pastas corretas. Para fazer isso, você deve criar instruções de trabalho e fazer treinamentos.

Em seguida, os documentos existentes devem ser digitalizados e movidos para a pasta correta. Isso também significa que todos os documentos são consistentemente nomeados de acordo com um sistema muito específico. Possivelmente com departamento ou abreviatura para o departamento mais a data e o nome do documento. Você só tem chance de encontrar os documentos novamente se os nomes forem fornecidos de maneira uniforme.

Normalmente, isso deve ocorrer paralelamente ao trabalho regular. Às vezes, também pode ser feito por estagiários, estudantes ou trabalhadores temporários externos. Mas seria melhor se seus funcionários fizessem isso sozinhos. Eles conhecem melhor a empresa e as pastas e, então, têm a prática necessária.

Um software profissional de gerenciamento de documentos é recomendado para o manuseio ideal das pastas e arquivamento . Porque existem alguns requisitos legais a serem considerados aqui. Especialmente quando se trata de segurança jurídica de armazenamento ou acesso. O GDPR tornou esse ponto ainda mais delicado.

Como autônomo ou autônomo ou em um mini-negócio com duas pessoas, você provavelmente assumirá a organização dos arquivos por conta própria para economizar custos e porque não há grande quantidade de documentos para lidar.

No entanto, você tem que lidar com isso de forma profissional e correta, o mais tardar quando se trata de imposto ou auditoria fiscal, tudo deve ser rastreável.

Faça persuasão

É claro que sempre há funcionários e colegas céticos em relação ao escritório sem papel. Especialmente aqueles que estão acostumados com “ferramentas tradicionais” – isto é, papel e caneta – por muitos anos. Alguns acharão difícil trabalhar exclusivamente digitalmente no início. Mas também existe um remédio para isso.

Ferramentas úteis eliminam o medo dos funcionários

Por exemplo, com Penultimate , uma função especial no Evernote. Com ele, você pode facilmente fazer anotações manuscritas no tablet. Você pode usar o tablet como um bloco de notas e escrever nele – apenas sem caneta e papel.

Bem adequado como introdução: um evento de equipe!

Apesar de todas as ajudas e ferramentas, é claro que não é possível passar completamente de um dia para o outro. A etapa mais importante é reunir todos os funcionários e clientes em tempo útil.

Somente se a nova filosofia estiver ancorada nas mentes de todos os envolvidos, a transição para “sem papel” poderá ser bem-sucedida.

Um evento de equipe no início pode ajudar a transmitir os benefícios e ajudar todos a se unirem.

O treinamento contínuo afasta os funcionários da incerteza

O treinamento apropriado dos funcionários é particularmente importante no processo subsequente. Essa é a única maneira de garantir que todos sejam capazes de lidar com os requisitos do escritório digital.

Evite a perda de dados!

Também é crucial que a implementação na área de arquivo de documentos seja concluída. Caso contrário, existe o risco de perda de dados. Porque o arquivamento duplo e a sincronização frequente entre sistemas diferentes podem fazer com que dados importantes sejam perdidos ou difíceis de encontrar novamente.

Se você considerar esses pontos, você ou sua empresa logo se beneficiarão de todas as vantagens de um escritório sem papel.

Já agora: há empresas que até dispensam papel higiénico. Como é comum no Japão, é lavado automaticamente com água. Como consequência, nem todo mundo precisa implementar o escritório sem papel. Também vale a pena assim. É melhor saber mais sobre as opções para um escritório sem papel hoje.

Sistema de nuvem como base para digitalização no escritório

No contexto da digitalização, você ou sua empresa não podem evitar uma solução em nuvem. Porque para poder trabalhar com mais rapidez e eficiência, as empresas estão mudando para sistemas ERP específicos do setor.

Graças aos grandes servidores, estes são extremamente poderosos e oferecem enormes vantagens no que diz respeito ao armazenamento ou envio ou acesso móvel simultâneo a vários dados. Esta é uma pedra angular importante para a cooperação com o consultor fiscal ou a repartição de finanças e, claro, sobretudo, com a sua própria equipa e os seus clientes. Dependendo de a quem você dá acesso.

Caixa de depósito, Google Drive e OneDrive

Existem diferentes fornecedores de soluções baseadas em nuvem. Qual você escolhe é, em última análise, uma questão de gosto. A Drop Box, GoogleDrive e Microsoft OneDrive são populares.

A proteção de dados é criticada repetidamente porque os servidores de muitos provedores estão localizados no exterior e, portanto, não estão sujeitos às rígidas regulamentações de proteção de dados alemãs.

Alternativas para as soluções de nuvem populares mencionadas acima também podem ser Strato HiDrive, amazon drive, iCloud Drive, SecureSafe, SpiderOak ou Your Secure Cloud para você.

Dicas e truques para um escritório digital

Existem várias dicas e truques que podem ajudá-lo a deixar seu escritório sem papel. Aqui estão alguns muito simples:

Digitalize o seu correio

Existem várias opções para digitalizar Swiss Post. O principal fornecedor de um serviço digital é, obviamente, o Deutsche Post. Dependendo do tamanho da empresa e se você já trabalha com nuvem, também pode usar os aplicativos do Google Drive , Dropbox & Co. para isso.

Existem várias ferramentas ou provedores dos quais você deve escolher o correto com base no seu volume de cartas.

Calendários digitais em vez de calendários de papel

Um calendário colorido na mesa é bom, mas quando vários compromissos são adiados e substituídos, rapidamente se torna confuso e desleixado. Existem várias soluções para calendários digitais, por exemplo do Google.

No entanto, muitas empresas também usam as funções de calendário de programas de e-mail como o Outlook, com os quais os compromissos dos clientes podem ser enviados e confirmados diretamente online.

Trabalho colaborativo

Uma das vantagens de usar o Google Docs é o trabalho colaborativo. Isso significa que todos os colegas podem ver em tempo real o que você está alterando ou editando nos documentos. Não fica mais rápido do que isso!

Comunicação no escritório sem papel

A digitalização também deve evitar que arquivos e documentos sejam transportados pela empresa ou copiados várias vezes.

Também não há mais anotações manuscritas que você coloque na mesa de seus colegas. Em vez disso, podem ser usadas ferramentas de informação internas ou sistemas de mensageiro, que são mais rápidos e eficazes e nos quais nada pode ser perdido.

Novo trabalho por meio de trabalho sem papel

O filósofo social Frithjof Bergmann introduziu o termo Novo Trabalho. Isso significa “Novo Trabalho” e se refere principalmente à forma como a nova era digital funciona.

Bergmann quis dizer que hoje em dia as pessoas deveriam ter espaço suficiente para se desenvolver e ter liberdade de ação suficiente no trabalho.

Isso também melhora o equilíbrio entre vida profissional e pessoal, ou seja, o equilíbrio entre trabalho e lazer. O trabalho digital torna você mais rápido, flexível e também mais livre.

O cérebro digital na empresa

Muitas empresas assinaram periódicos comerciais relevantes que são importantes para diferentes departamentos.

Em seguida, eles devem ser divulgados para que todos os interessados ​​possam lê-los ou artigos importantes são preparados centralmente e copiados para os funcionários. Freqüentemente com a observação de que você deve pensar em algo ou solicitar uma consulta. O esforço e a quantidade de papel nas grandes empresas podem ser enormes.

É mais fácil se você enviar a seus colegas ou funcionários informações importantes de revistas (que você também pode assinar como e-paper para economizar papel!) Usando várias ferramentas. Você também pode tirar uma foto de um artigo que vê em qualquer lugar, inseri-la e compartilhá-la lá. Programas populares para essa finalidade são Evernote e Microsoft OneNote.

Evernote

O OneNote é mais conhecido, mas o que é o Evernote ? Você pode baixá-lo facilmente na App Store. Isso permite que você simplesmente fotografe ou digitalize documentos importantes ou artigos especializados e os armazene em pastas digitais.

Você pode então aprovar isso para cada funcionário. Também é possível fazer anotações digitais a qualquer momento. A melhor parte é que você pode pesquisar rapidamente em arquivos PDF e Word usando uma pesquisa de texto completo.

Não há mais notas manuscritas?

Se você não consegue fugir inteiramente de suas anotações manuscritas, existem soluções para isso também. Porque se um pensamento criativo ocorrer a você, é claro que você não pode digitalizá-lo nem fotografá-lo, você tem que anotá-lo.

Se você quiser fazer isso de forma que possa digitalizar mais tarde, é claro, você pode escrever em um pedaço de papel e digitalizar mais tarde. Mas você pode deixar ainda mais fácil e escrever diretamente no seu iPad com ferramentas como o iPad Pro e o Apple Pencil através do aplicativo “Goodnotes”.

Digitalize faturas e recibos

Digitalizar faturas e recibos é uma coisa boa, o que obviamente é uma parte essencial do seu escritório sem papel. Existem várias opções para isso, porque é claro que você pode digitalizar ou fotografar tudo a qualquer momento e processá-lo posteriormente.

Dica!

Mas é muito melhor quando esses processos podem ser executados automaticamente. Algumas ferramentas reconhecem automaticamente faturas e recibos e os atribuem diretamente! Uma dessas ferramentas é o aplicativo sevScan , por exemplo .

aplicativo sevScan

Este aplicativo está disponível na Google Store e pode ser operado por meio da câmera do smartphone. Ele seleciona automaticamente a seção da imagem e salva o recibo sem o fundo da foto.

Portanto, você tem sua contabilidade sob controle onde quer que esteja. E não apenas ao digitalizar os recibos, mas também ao gerenciar suas finanças. É melhor examinar mais de perto a gama de funções do programa sevDesk.

Digitalize o trabalho com o consultor fiscal

Não apenas no escritório e ao lidar com clientes, o escritório sem papel é muito mais rápido e eficiente. Você também tem enormes vantagens ao trabalhar com a repartição de finanças e com o consultor tributário . Porque um bom software de contabilidade oferece interfaces tanto para o escritório fiscal quanto para o consultor fiscal.

Isso permite que você forneça todos os dados de reserva importantes diretamente. Você pode encaminhá-los ou dar ao seu contador acesso aos dados relevantes. Por exemplo, isso é facilmente possível com a exportação DATEV de SevDesk e auxilia seu consultor tributário na criação de seus documentos contábeis, demonstrações financeiras ou faturas de excedente de receita.

Contabilidade sem papel

Especialmente na área de contabilidade, onde muitas faturas são emitidas, mas também as faturas recebidas precisam ser criadas, a contabilidade sem papel oferece muitas vantagens. É mais rápido, mais eficiente e também permite a criação de várias estatísticas, visões gerais e avaliações para o dia.

Porque a contabilidade digital, que lida automaticamente com muitos processos com a ajuda de um bom programa de contabilidade, registra muito mais rápido do que um funcionário humano. As faturas podem ser criadas rapidamente e atribuídas à conta do cliente correta imediatamente. Estes são emitidos e arquivados de forma correta, profissional e legal.

O programa pode atribuir automaticamente faturas recebidas que chegam por e-mail ao fornecedor e também iniciar pagamentos. Você ainda não precisa mais verificar manualmente os extratos bancários.

Eles são registrados automaticamente e atribuem imediatamente as contas a receber e contas a pagar para que sua lista de itens em aberto seja rapidamente atualizada. Isso lhe dá uma visão geral diária de suas finanças.

Bloco em vez de papel – é assim que a conversão funciona com a ajuda de um software para um escritório sem papel

Apesar de todos os argumentos a favor do escritório sem papel, as preocupações são expressas repetidamente:

Documentos legalmente relevantes, como contratos, só podem ser enviados e arquivados digitalmente? E quanto à segurança dos meus dados? As tecnologias e ferramentas modernas têm uma resposta para cada uma dessas perguntas. Portanto, é possível retirar o papel do escritório completamente – com as ferramentas certas.

Estes incluem, por exemplo:

  • Um scanner de documentos para a digitalização rápida e fácil de documentos em papel. (Bons scanners estão disponíveis por cerca de 200 euros, por exemplo, o Fujitsu ScanSnap iX500.)
  • Um software ou aplicativo da web para criar e gerenciar notas digitais e outros arquivos (por exemplo, Evernote, Microsoft OneNote ou Google Drive)

Nomadismo digital: Mobile funcionando graças a um escritório sem papel

Se você viaja muito, o escritório digital é uma bênção especial para você. Representante de vendas, criativo ou freelancer? Com o escritório digital você sempre tem tudo com você. Você está no início com seu laptop ou com seu smartphone ou iPad.

As soluções e aplicativos descritos acima (e há muitos mais deles!) Mostram o que é digitalmente possível hoje.

Mesmo se você não puder pagar um escritório completo porque está apenas começando sua carreira (como redator, por exemplo), você pode escrever de qualquer lugar usando os aplicativos e hardware.

Muitas agências de viagens ou blogueiros de viagens estão constantemente em movimento por causa de seu trabalho e não têm a opção de carregar escritórios inteiros e pastas com documentos extensos. É essencial que eles tenham tudo com eles em um pequeno espaço.

Mesmo que você não precise, mas queira, você pode trabalhar de qualquer lugar. Você pode sentar à beira do lago no verão ou em um café de rua, em frente à lareira no inverno. Uma mesa? Prateleiras com pastas? Você não precisa. Verifique algo brevemente durante as férias? Sem problemas. Mostrar espontaneamente ao cliente um projeto antigo como referência? Pode ser feito com o apertar de um botão!

O escritório digital oferece toda a liberdade. Por que você não deveria tirar vantagem disso?

Escritório sem papel e aspectos legais

Mesmo que o escritório sem papel ofereça uma série de vantagens, geralmente não conseguimos ficar completamente sem nossos queridos pedaços de papel. Estamos acostumados e é rápido.

Muitas pessoas também podem simplesmente visualizar as coisas melhor quando algo está preso em pedaços de papel colorido em um quadro de alfinetes do que em alguma pasta do PC. E está provado que o efeito de aprendizagem é melhor com notas escritas à mão e atas.

Isso poderia explicar a relutância dos funcionários se, de repente, você os sentar em mesas vazias, mas de aparência organizada, onde não há calendários, canetas ou blocos de notas. Isso parece estranho e triste, às vezes desmotivador.

A indústria de papel também não está desfrutando da queda no consumo de papel. O meio ambiente ainda mais porque menos árvores são vítimas do processamento de papel e os animais mantêm seu habitat.

Além dos funcionários e da indústria de papel, as autoridades também têm preocupações legítimas. Porque todos os dados da rede podem ser hackeados.

E quanto à espionagem e roubo de ideias? E quanto aos dados financeiros confidenciais ou dados pessoais dos funcionários do departamento de RH? E todos os dados são legalmente registrados ou corretamente reconhecidos por software automático?

Autoridades e preocupações com a segurança estão desacelerando a digitalização

Para as autoridades, os processos digitais também são frequentemente mais fáceis e usados, por exemplo, para um novo registro ou, às vezes, para aplicativos comerciais. No entanto, ao comunicar dados privados, muitas vezes rejeitam e-mails e apenas respondem por carta (como as seguradoras de saúde).

Porque a proteção de dados, ataques cibernéticos, falhas de sistema e perda de dados, bem como a regulamentação não uniforme em toda a Alemanha e no mundo são um grande problema. Uma pasta como esta na prateleira ainda é a melhor opção para muitas empresas e autoridades.

Preste atenção ao software compatível com GoBD

Mesmo que a contabilidade digital seja ótima, o software errado pode bagunçar tudo. O mais tardar quando você tiver que apresentar sua cobrança à repartição de finanças.

Portanto, é realmente importante que você use um bom software certificado por GoBD. Isso significa que está em conformidade com os princípios de contabilidade adequada.

Se você mesmo arquiva seus dados – sem software – você sempre precisa se certificar de que eles estão atualizados. Isso significa que você está sempre atualizado sobre as alterações fiscais relevantes na lei e que isso também se reflete em seus documentos.

É um caso bastante árido, do qual nem todos gostam. Mas com o software certo, isso não é um problema. Porque um provedor competente se preocupa continuamente em levar em consideração as mudanças e inovações e integrá-las. Portanto, você está legalmente sempre seguro com software compatível com GoBD !

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