Como montar uma estrutura organizacional

Você acaba de abrir sua primeira empresa. O conceito está aí, o capital inicial está aí, seus funcionários estão altamente motivados. Mas, de alguma forma, a faísca inicial acabou sendo menos do que o esperado, o negócio não está realmente indo a lugar nenhum. O que está faltando? Você pode ter esquecido de elaborar uma estrutura organizacional. Porque, como qualquer outro tipo de organização , as empresas precisam de uma estrutura clara . Só assim todos os envolvidos saberão qual a sua posição na empresa, pelo que são responsáveis ​​e quem tem qual autoridade. Mas qual estrutura se adapta melhor à sua empresa?

Estrutura organizacional: uma definição

O termo “estrutura organizacional” vem da teoria organizacional e, no seu caso, significa a estrutura hierárquica que define a divisão interna do trabalho na empresa (o termo também é usado no contexto de outras organizações, como autoridades e ONGs). Uma estrutura organizacional é usada para estruturar uma empresa de acordo com seus objetivos individuais (por exemplo, aumentar a produção, garantir o futuro, crescimento), esclarecendo:

  • quais cargos e departamentos existem na empresa
  • quais responsabilidades e autoridade eles têm
  • como a rede de relacionamentos entre eles é moldada
  • como é o fluxo vertical de informações e comandos

A estrutura organizacional, portanto, cria uma estrutura geral para o cumprimento das tarefas na empresa e uma base para quaisquer procedimentos e rotinas padrão no trabalho diário. Estes são então concretizados e complementados por instrumentos adicionais (nomeadamente planeamento e liderança), bem como pelas actividades das pessoas envolvidas na prática. Uma estrutura organizacional pode ser muito diferente, dependendo dos objetivos da empresa. Como orientação tanto para a gestão quanto para os (novos) funcionários, é registrado visualmente em um organograma denominado .

facto

Na teoria científica da teoria organizacional, é feita uma distinção entre organização estrutural e de processo. O primeiro determina quem deve fazer o quê e com o apoio de quem. Este último descreve quando, onde e como essas atividades.

Qual é a importância da estrutura organizacional nas empresas?

As empresas precisam de uma estrutura clara para funcionar sem problemas e crescer ao mesmo tempo. Sem ele, não há um foco claro, nem para a gestão, nem para os funcionários. Ninguém sabe exatamente o que está dentro de sua área de responsabilidade e a quem reportar. Isso cria confusão e estresse – e os conflitos sobre responsabilidades são quase inevitáveis. Consequência: falta de coordenação e lentidão nos processos de tomada de decisão , o que pode afetar a eficiência econômica de uma empresa no longo prazo.

Uma estrutura organizacional bem pensada que define claramente as cadeias de comando, extensões de controle e canais de comunicação ajuda a alinhar todas as energias com os objetivos da empresa . Ela consegue fazer isso, por exemplo, esclarecendo a cadeia de valor, criando uma visão geral das áreas de trabalho e até reduzindo custos organizacionais. Também ajuda os novos funcionários a se orientarem na empresa , a reconhecer superiores e subordinados e a compreender o panorama geral e as oportunidades de carreira na empresa. Uma estrutura organizacional clara contribui, assim, para a satisfação no trabalho e a sensação de segurança dos funcionários. Portanto, é frequentemente usado como um organograma, por ex. B. comunicado na área de recrutamento no site da empresa. 

Estrutura organizacional de uma empresa: o processo de design

Projetar a estrutura organizacional certa e apresentá-la em um organograma claro não é tão fácil. A maior dificuldade aqui: implementar uma estrutura sólida e confiável apesar de ambientes complexos e dinâmicos . Para fazer justiça a esta tarefa, primeiro você precisa saber em que consiste esse organograma:

  • Elementos estruturais : Todas as unidades de ação nas quais se distribuem as diversas tarefas da empresa; Isso inclui a posição (o trabalho) como a menor unidade, a instância (uma posição com autoridade para emitir diretrizes), o departamento (um agrupamento de várias posições sob a direção de uma instância), departamentos de apoio, bem como comitês, equipes e comitês, que geralmente são constituídos por um período limitado para trabalhar em projetos complexos.
     
  • Relacionamentos estruturais : a rede de relacionamentos entre todos os elementos estruturais nomeados.
     
  • Sistemas de dutos : elementos gráficos como caixas, linhas e setas que esclarecem visualmente a ordem e as direções.

O processo de design da estrutura organizacional agora está dividido em duas etapas :

  1. Na análise de tarefas , você identifica todos os objetivos de sua empresa, os traduz nas principais tarefas corporativas e os divide em subtarefas. A divisão pode ser baseada no desempenho (por exemplo, físico / mental), objeto (por exemplo, um produto), vinculação (tarefas primárias ou secundárias), fases do processo de gestão ou classificação na hierarquia.
     
  2. A síntese de tarefas , por sua vez, representa a atividade organizacional real para você, fundador da empresa. Aqui, você pega as subtarefas identificadas na análise de tarefas e as resume em complexos de tarefas significativos atribuídos às posições correspondentes. O maior desafio aqui é otimizar o uso dos recursos disponíveis e, assim, garantir uma cooperação harmoniosa entre todos os elementos estruturais.

Como você diferencia as diferentes formas de estrutura organizacional?

As formas comuns de estrutura organizacional nas empresas podem ser distinguidas principalmente com base nos seguintes seis componentes :

  • Cadeia de comando (longa ou curta) : O componente fundamental da estrutura organizacional; Uma cadeia de comando aqui significa uma linha ininterrupta de autoridade entre a alta administração e os funcionários do nível mais baixo. Ele determina quem deve se reportar a quem (palavra-chave: relatórios).
     
  • Amplitude de controle (ampla ou estreita) : quanto mais subordinados um superior pode ou deve administrar com eficácia, mais ampla é a amplitude de controle de uma estrutura organizacional.
     
  • Centralização (centralizada ou descentralizada) : Este componente descreve se a tomada de decisão na empresa ocorre em um ponto central (na gestão) ou descentralizada (em consulta com os funcionários). A última variante é considerada mais democrática, mas também pode retardar o processo de tomada de decisão.
     
  • Especialização (especializada ou diferenciada) : Também denominada “divisão do trabalho”; descreve o grau em que as tarefas em uma empresa são divididas em subtarefas e divididas em trabalhos individuais. Com um alto grau de especialização, os funcionários podem se tornar especialistas em suas áreas e, assim, trabalhar de forma mais produtiva. Uma baixa especialização, por sua vez, promove o treinamento de talentos versáteis e flexíveis.
     
  • Formalização (formal ou informal) : Em estruturas organizacionais formais, os trabalhos e processos são estritamente regulamentados e padronizados, independentemente da pessoa que os executa. Uma estrutura organizacional informal, por outro lado, dá ao indivíduo mais liberdade para projetar seu trabalho, com base em suas preferências, habilidades e desempenho. Isso permite que os funcionários olhem além de seus horizontes proverbiais e se orientem e se treinem em outros departamentos.
     
  • Formação de departamentos (rígida ou solta) : Em inglês, o termo departamentalização significa o processo de agrupar trabalhos para poder realizar projetos conjuntos. Existe uma estrutura departamental rígida quando todos os departamentos são autônomos e dificilmente interagem entre si, enquanto um conceito flexível promove mais a colaboração.

A combinação individual desses componentes cria várias formas organizacionais , que podem ser basicamente organizadas em um espectro entre “mecanicista” e “orgânico”:

  • Mecanista : “Mecanista” refere-se às abordagens tradicionais da estrutura organizacional. uma. a estrutura organizacional funcional e divisionária, bem como a organização matricial contam. Essas formas organizacionais são caracterizadas por uma cadeia de comando geralmente fixa, limites de controle estreitos e um alto nível de centralização. Cargos e departamentos são comparativamente altamente especializados, formalizados e rigidamente divididos.
     
  • Orgânico : A parte orgânica do espectro inclui várias estruturas organizacionais inovadoras e experimentais, que são freqüentemente chamadas de “hierarquias planas”. Aqui, a cadeia de comando é menos rígida, mas o controle é mais amplo. Esses conceitos também se opõem à parte mecanicista do espectro para os componentes de centralização, especialização, formalização e divisão.

Quais são as formas organizacionais comuns?

Na teoria organizacional, há uma seleção de arquétipos estruturais que são frequentemente usados ​​na prática. Mas tenha em mente que muitas empresas usam modelos híbridos que combinam as propriedades de diferentes formas organizacionais.

Estrutura organizacional funcional

A estrutura organizacional mais antiga e difundida divide uma empresa em funções de trabalho gerais e estritamente separadas . Isso significa, por exemplo, que todos os profissionais de marketing estão agrupados em um departamento de marketing, todos os gerentes de RH no departamento de recursos humanos, etc.

Uma estrutura organizacional funcional divide cargos, instâncias, departamentos e outros elementos estruturais em áreas de responsabilidade claramente separadas.

As vantagens desse conceito facilmente escalável são que os funcionários podem se especializar em seus respectivos departamentos e, assim, trabalhar com mais eficiência. Áreas claras de competência e responsabilidade evitam que atividades como contabilidade sejam duplicadas nos vários departamentos (isso é conhecido como “redundâncias”). Ao mesmo tempo, a estrutura funcional permite uma rápida tomada de decisão . Portanto, é particularmente adequado para empresas menores que produzem uma gama bastante restrita de produtos padronizados em grande número e a custos baixos.

Uma desvantagem são as barreiras potenciais que podem surgir entre as várias áreas funcionais em uma divisão tão rígida. Quanto mais um departamento trabalha para si mesmo, pior é a sua capacidade de comunicação e compreensão dos outros departamentos – neste caso também se fala em “ egoísmo departamental ”, que pode se expressar na oposição de interesses, conflitos e, no longo prazo, na produtividade inibida. A falta de orientação para um determinado mercado, um grupo-alvo ou um produto, bem como o elevado grau de normalização e formalização também limitam o potencial de inovação potencial .

vantagensdesvantagem
✔ áreas claras de responsabilidade
✔ facilmente escalável
✔ forte especialização dos funcionários
✔ alta eficiência de trabalho
✔ Prevenção de redundâncias
✔ tomada de decisão rápida
✘ barreiras potenciais entre áreas funcionais
✘ falta de comunicação e cooperação
✘ falta de compreensão de outras funções de trabalho
✘ Risco de egoísmo e conflitos na área
✘ pouco produto, grupo-alvo e orientação de mercado
✘ potencial de inovação limitado

Estrutura organizacional divisional

As estruturas organizacionais divisionais, também conhecidas como “divisionais” ou “organização da unidade de negócios”, são sempre relevantes quando uma empresa cresce e, portanto, devem ser estruturadas de forma mais diferenciada. A subdivisão é então feita principalmente de acordo com as seguintes áreas de trabalho:

  • Produtos e serviços
  • Grupos / mercados-alvo
  • Regiões / áreas de vendas

Esses elementos estruturais, também conhecidos como ” divisões “, cada um tem áreas funcionais separadas, ou seja, seus próprios departamentos de produção, marketing e vendas.

Nesta estrutura, considerada extremamente adaptável , cada departamento pode concentrar-se na sua respetiva área de trabalho e assim trabalhar de forma mais rápida, coordenada e estratégica. A autonomia associada leva a uma maior motivação do funcionário . Ao mesmo tempo, a divisão mais diferenciada permite que as atividades de negócios individuais sejam mais transparentes e seu desempenho seja medido com precisãoe juiz. Pelas razões mencionadas, as estruturas organizacionais divisionais são encontradas principalmente em empresas maiores que oferecem uma ampla gama de produtos e serviços especializados para vários mercados de vendas. Uma divisão por regiões é particularmente útil para empresas com atividades internacionais. Nesses casos, o processo de tomada de decisão é principalmente descentralizado.

O fato de as estruturas divisionais serem mais diferenciadas e, portanto, exigirem gestores mais especializados é um dos motivos pelos quais a implantação está associada a custos mais elevados e maior esforço de coordenação . Se os departamentos individuais trabalharem de forma muito autônoma ou se estiverem geograficamente distantes uns dos outros, há o risco de egoísmo divisionista e duplicação de atividades comerciais. Na pior das hipóteses, isso pode levar a uma discrepância entre os objetivos das divisões e os objetivos centrais reais da empresa.

vantagensdesvantagem
✔ muito adaptável
✔ Concentração nas respectivas estratégias de divisão
✔ Proximidade do mercado e orientação do grupo-alvo
✔ alta motivação por meio de maior autonomia
✔ mais transparência permite uma avaliação mais precisa do sucesso
✘ maior coordenação e esforço de gestão
✘ comunicação limitada devido a separações (geográficas)
✘ Risco de egoísmo da área
✘ possível criação de redundâncias
✘ Risco de discrepância entre as metas corporativas e divisionais

Organização matricial

Essa estrutura organizacional combina as vantagens dos modelos funcionais e divisionais e os embala em uma matriz tridimensional. Ela divide cargos e departamentos primeiro de acordo com as funções e depois de acordo com as divisões. A autoridade competente para emitir instruções é dividida em duas dimensões independentes e iguais . Isso significa que todos os funcionários têm duas diretrizes ao mesmo tempo – em relação ao chefe do departamento responsável por eles e ao respectivo gerente de produto. Essas relações são ilustradas no organograma por meio de linhas verticais e horizontais.

A força da organização matricial reside no fato de que pode ser adaptada com flexibilidade para melhor lidar com as flutuações na carga de trabalho na empresa. Os canais de comunicação mais curtos e os contactos especializados, sempre disponíveis, permitem uma maior dinâmica na tomada de decisões e na transferência de informações . Devido à sua complexidade, a organização matricial é usada principalmente por grandes empresas internacionalmente ativas , como a Starbucks, bem como em setores orientados a projetos, como construção e desenvolvimento de veículos.

É essa complexidade que não apenas resulta em um alto nível de planejamento e esforço de implementação , mas também pode causar confusão entre os funcionários. Um ponto potencial de discórdia aqui é a dupla gestão : cruzar as áreas de responsabilidade pode levar a conflitos de competência e dificultar a comunicação, a tomada de decisões e a avaliação de desempenho. Por esse motivo, muitas empresas, na prática, apenas nomeiam um único diretor autorizado (geralmente o gerente de departamento relacionado à função), que apenas libera seus subordinados temporariamente e por tarefa para as respectivas áreas de produtos.

vantagensdesvantagem
✔ combina as vantagens da estrutura organizacional funcional e divisional
✔ maior flexibilidade
✔ lidar melhor com as flutuações na carga de trabalho
✔ comunicação mais dinâmica e transferência de informações mais rápida
✔ tomada de decisão amplamente democrática
✘ alto esforço de planejamento e implementação
✘ A complexidade pode levar a confusão e conflito
✘ alto esforço de comunicação
✘ difícil atribuição de sucessos e fracassos

Hierarquia plana

O desenvolvimento posterior do mundo do trabalho produziu inúmeras formas organizacionais inovadoras e, em alguns casos, experimentais que competem com os conceitos tradicionais. As estruturas baseadas em equipes, bem como as redes e as participações, devem ser mais orientadas para os requisitos da digitalização e do mundo do trabalho moderno e, em troca, devem se afastar das cadeias de comando tradicionais. Os conceitos correspondentes são resumidos principalmente sob o termo “hierarquias planas” ez. B. representado como um círculo (por exemplo, no caso da estrutura organizacional circular):

Na verdade, há realmente uma hierarquia nesse organograma, mas a gestão não é mostrada no topo, mas no meio da organização. Isso implica na ideologia de que o CEO intervém menos diretamente no trabalho de seus funcionários e, em vez disso, comunica suas visões de negócios de dentro para fora. Existem apenas alguns níveis na gerência intermediária , portanto, os chefes de departamento individuais são responsáveis ​​por mais funcionários, mas as cadeias de comando são correspondentemente mais curtas.

As hierarquias planas, portanto, dependem cada vez mais da iniciativa e da responsabilidade individual dos funcionários. Ao mesmo tempo, possibilitam enviar feedback diretamente a uma pessoa de contato relevante, em vez de ter que passar suas ideias pelo caminho burocrático convencional e tedioso. Enquanto os conceitos tradicionais fornecem uma separação relativamente forte de departamentos semi-autônomos, os limites são menos estritos com hierarquias planas.

Isso permite mais flexibilidade na organização do trabalho e deve aumentar a motivação dos colaboradores. Hierarquias planas são particularmente populares em empresas menores e mais jovens, como start-ups . Se uma empresa sai desse estágio, a tendência é atender à crescente complexidade das atividades empresariais com mais formação departamental e uma cadeia de comando mais longa. A experiência mostra que apenas algumas dessas empresas mantêm sua estrutura organizacional original; Os exemplos incluem o desenvolvedor de videogames Valve Corporation e o serviço de hospedagem na web GitHub, Inc.

A maior desvantagem de uma estrutura hierárquica mais frouxa é que ela não atrai todos os funcionários da mesma forma, já que autoridade e responsabilidades nem sempre são claras . Pode ser difícil para um novo funcionário identificar sua posição exata na empresa no início. A maioria das estruturas organizacionais desse tipo não foi experimentada e testada por muito tempo – os conceitos originais são, portanto, praticamente sempre um vôo cego para você, fundador.

vantagensdesvantagem
✔ adaptável às circunstâncias da digitalização e ao moderno mundo do trabalho
✔ grande flexibilidade no design
✔ Comunicação e cooperação “ao nível dos olhos”
✔ cadeias de comando curtas
✔ cultura de feedback mais dinâmica
✔ mais flexibilidade na organização do trabalho
✔ maior motivação e maior comprometimento entre os funcionários
✘ muitas vezes não consegue acompanhar a complexidade crescente de uma organização
✘ autoridade pouco clara para emitir instruções e áreas de responsabilidade
✘ possível confusão entre os funcionários
✘ caráter experimental – um monte de “tentativa e erro”

Conclusão: existe a estrutura organizacional “correta”?

Para ter sucesso com sua empresa, você deve, antes de mais nada, determinar uma estrutura organizacional que melhor se adapte aos seus objetivos. As opiniões estão divididas quanto a qual é a melhor estrutura organizacional – tradicional / mecanicista ou moderna / orgânica.

Se você deseja áreas claras de responsabilidade e rigor, provavelmente deve escolher o modelo funcional. Mas se você tem uma ampla gama de produtos especializados e também atua no mercado internacional, deve pensar em um conceito híbrido e combinar a estrutura funcional com a estrutura divisional para formar uma organização matricial. Mas não é o fim da história: hierarquias planas e modelos de equipe iguais estão em ascensão, pois permitem uma comunicação e cooperação mais próximas entre os funcionários e, ao mesmo tempo, promovem sua motivação.

Em última análise, no entanto, não existe uma solução perfeita – porque toda boa estrutura organizacional sempre representa um compromisso entre uma estrutura fixa (integração) e o ambiente empresarial profundamente dinâmico (diferenciação).

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