Como trabalhar de forma eficiente em casa

Apresentar o escritório em casa é um verdadeiro desafio para funcionários e empregadores, mas nunca foi tão fácil como agora permitir que os funcionários trabalhem em casa. Qualquer pessoa que queira fazer cumprir a regulamentação do escritório doméstico agora pode fazer isso de maneira rápida e organizada. Uma boa preparação e amplo conhecimento de todos os regulamentos e leis que devem ser observados são importantes para isso.

Quais são as vantagens de trabalhar em casa?

Geralmente, trabalhar em casa está se tornando cada vez mais popular entre os funcionários. Você economiza a ida para o escritório, pode cozinhar na hora do almoço e fica muito mais fácil colocar a família e o trabalho sob o mesmo teto. Graças à paz e sossego em sua própria casa, muitos também trabalham de forma mais livre e produtiva.

Basicamente, também é vantajoso para o empregador introduzir o escritório em casa : Muitos funcionários são mais produtivos porque estão menos distraídos, podem se concentrar melhor e também ficam menos doentes. Os regulamentos do escritório doméstico podem ter um impacto muito forte em uma empresa. Os funcionários que trabalham em casa geralmente são mais satisfeitos e leais.

O que você deve tomar cuidado?

Quem quiser introduzir o home office deve levar em consideração os aspectos técnicos e pessoais associados a essa mudança no local de trabalho. Os requisitos técnicos podem ser atendidos em um tempo muito curto e mantidos com pouco esforço pessoal. O componente pessoal, por outro lado, requer atenção constante. Assim como no próprio escritório, você deve buscar conversas abertas com os funcionários e motivá-los de acordo.

Superiores e chefes devem se certificar de que não sucumbem à mania de controle . A maior desvantagem dos funcionários que trabalham em casa para a empresa é que não há uma verificação exata sobre se e por quanto tempo o funcionário está realmente ocupado com a tarefa que lhe foi confiada. No entanto, existem várias ferramentas que podem ser usadas para capturar melhor as atividades dos funcionários . Isso é útil não apenas para ver a produtividade dos funcionários no escritório em casa, mas também para estimar melhor a carga de trabalhoser capaz de. Se você sabe exatamente quanto tempo as tarefas individuais levarão, você pode redigir ofertas mais precisas ou emitir faturas. O funcionário, por sua vez, pode se proteger de trabalhar muito no escritório doméstico – o que pode acontecer mais rápido do que algumas pessoas pensam devido à proximidade do trabalho e à privacidade.

Apresente o escritório doméstico e os dados na nuvem

No escritório doméstico, você depende tanto dos dados que são importantes para o seu trabalho – especialmente documentos de todos os tipos – quanto no escritório real. O armazenamento em nuvem é uma maneira eficiente de armazenar, compartilhar e fazer backup de dados . Todos os funcionários podem acessar os dados armazenados na nuvem e compartilhá-los com colegas – diretamente pela Internet. Além disso, um automático A sincronização dos dados com um backup na nuvem pode ser definida para neutralizar a perda de documentos operacionalmente relevantes com antecedência. dica

Ao escolher um serviço em nuvem para fins corporativos , a segurança e a proteção de dados são particularmente importantes. Recomendamos escolher fornecedores que tenham a certificação ISO 27001 e que tenham seus data centers na Alemanha.

Criptografia de disco rígido em dispositivos da empresa

Mesmo que os funcionários tenham a oportunidade de trabalhar em casa, apenas dispositivos da empresa devem ser usados. Os computadores particulares costumam ser muito suscetíveis a malware e, portanto, não estão protegidos contra roubo de dados.

Qualquer pessoa que introduz o escritório doméstico e geralmente tem que lidar com muitos dados confidenciais da empresa deve evitar a perda de dados por meio de um alto nível de segurança. O ponto mais importante aqui é a melhor criptografia de disco rígido possível , o que também evita que você informe a autoridade de proteção de dados em caso de roubo.

Proteção de dados – também de importância central ao introduzir escritórios domésticos

Assim que os funcionários começam a trabalhar no escritório doméstico, deve ser realizado um treinamento intensivo sobre proteção de dados . Aqui deveria u. uma. sobre como ajudar os funcionários a proteger sua rede privada. Em particular, a recomendação de procedimentos e ferramentas que geram uma senha segura deve estar na agenda.

Além disso, os funcionários devem ser informados de que os dados da empresa não podem ser salvos em mídias de armazenamento externas , como pen drives ou discos rígidos. Em troca, a empresa deve especificar e configurar uma solução segura para armazenamento, envio e backup de dados.

Tópicos como phishing e pharming também devem ser abordados: a incerteza geral associada ao tratamento de e-mails e páginas suspeitos pode levar ao tratamento descuidado de informações na Internet. Uma dica para prestar atenção aos certificados SSL de sites também pode ser valiosa para os funcionários. dica

O site da sua empresa oferece muito mais segurança com um certificado SSL porque criptografa a troca de dados com os usuários do site. Com os certificados IONOS SSL adequados , você garante a confiança de seus clientes e parceiros de negócios.

Acesso à rede da empresa via VPN

Usar uma VPN (Virtual Private Network) é indispensável para trabalhar em home office em muitas empresas. Você pode acessar as redes virtuais de qualquer lugar , mas também precisa das autorizações apropriadas. Os funcionários do escritório doméstico usam a Internet como uma extensão para acessar a rede VPN interna da empresa. Isso garante que apenas funcionários ou parceiros de negócios autorizados tenham acesso a arquivos ou informações na intranet ou no servidor da empresa.

Use uma intranet

Para empresas, usar uma intranet geralmente é uma boa ideia. Os arquivos podem ser disponibilizados para os funcionários em arquivos e páginas wiki separadas sobre processos e métodos também podem ser criadas. A organização e a comunicação vêm sempre em primeiro lugar na intranet, o que torna a rede interna uma ferramenta quase indispensável para trabalhar em casa.

Comunicação e reuniões

Graças às ferramentas de colaboração apropriadamente selecionadas , as reuniões também podem ser realizadas facilmente e os canais de comunicação simplificados no escritório doméstico . Com ferramentas como Slack , Google Hangouts ou WebEx, você pode facilmente configurar reuniões virtuais e realizar videoconferências ou apresentações em boa qualidade. A maioria das soluções de software pode ser instalada em várias plataformas de laptops, tablets e smartphones. Além disso, você também pode ligar da maneira clássica. Com o software, é possível usar a conexão telefônica do computador e receber e fazer ligações pelo seu número normal.

Gerenciamento de projetos e marcos

Se você precisa de atualizações e marcos constantes do projeto , não precisa solicitar relatórios regulares. Com as ferramentas de gerenciamento de projetos , cada funcionário pode inserir novas atualizações sobre os próprios projetos, mesmo que o escritório em casa tenha sido introduzido, e contribuir para o bom processo dentro da empresa a partir de casa. Existem agora muitas ofertas para pequenas e grandes empresas com funções diferentes – algumas delas totalmente gratuitas.

Motivação do funcionário

O que é particularmente importante se você deseja apresentar o escritório em casa é a motivação dos funcionários . Nem todo mundo quer e nem todo mundo pode trabalhar em casa. No entanto, como supervisor ou diretor administrativo, você pode usar certos métodos para aumentar a ética de trabalho e a produtividade.

Confirme

Se vocês não se vêem regularmente, é difícil saber se seu trabalho está sendo feito corretamente. Discussões regulares de feedback são muito importantes para os funcionários que trabalham em casa. O intercâmbio regular ajuda a definir metas e entender o status de projetos e funcionários.

Reuniões e feedback

Muitas empresas usam reuniões stand-up pela manhã para dar ou receber uma breve visão geral dos marcos e projetos. Todos os funcionários e executivos mediam uns aos outros para que o trabalho continue, mesmo que você não esteja no mesmo lugar.

As teleconferências semanais devem ser usadas para dar feedback geral à equipe, por exemplo, para informá-los sobre o que foi alcançado durante a semana. Além disso, essas chamadas podem ser usadas para compartilhar experiências pessoais do escritório em casa. Os funcionários podem dar dicas e motivar uns aos outros. Isso fortalece o espírito de equipe mesmo em distâncias.

Organizar horários de trabalho centrais e intervalos com antecedência

Qualquer pessoa que defina o horário de trabalho básico e quebre as regras com antecedência também pode dar aos funcionários uma estrutura correspondente no escritório em casa. Pode parecer insignificante à primeira vista, mas tem um significado psicológico muito alto para os funcionários. Um cronograma estruturado torna mais fácil planejar o dia dentro de suas próprias quatro paredes.

espaço de trabalho de configuração

Antes da introdução do home office, deve-se verificar se os funcionários possuem todos os materiais adequados. Uma cadeira ergonômica e um bom equipamento técnico não só são importantes para a execução do trabalho, mas também têm grande valor psicológico. Um quarto separado com chave, com mesa e cadeira de escritório, é o ideal . Se você olhar para a configuração do escritório doméstico como um gerente, poderá avaliar rapidamente se equipamentos adicionais são necessários.

Permitir comunicação um com o outro

A comunicação entre colegas é importante para a ética de trabalho e o bom funcionamento do espírito de equipe. No escritório doméstico, não há mais uma pequena conversa na máquina de café e muitas pessoas rapidamente se sentem isoladas. Como gerente, é importante estabelecer e promover a comunicação entre si por meio de programas de chat . Por meio de conversas curtas e trocas entre si, os funcionários se sentem mais confortáveis ​​no escritório em casa e, em última análise, trabalham de forma mais produtiva.

Use listas de tarefas

Aqueles que trabalham em casa pela primeira vez podem se sentir perdidos no início. Então é particularmente importante estruturar tarefas . As listas de tarefas ajudam enormemente a estabelecer estruturas e processos normais também no escritório doméstico.

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