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Contabilidade básica para pequenas empresas

Emita EÜR ou P&L, escrituração simples ou dupla, ofertas e faturas corretamente. Quer saber mais sobre contabilidade e não tem ideia por onde começar? Se você mesmo assumir a contabilidade como fundador, freelancer ou autônomo, poderá rapidamente chegar ao limite sem treinamento. Você então encontra laboriosamente o que precisa no momento. Mesmo assim, de alguma forma, você sempre tem medo de fazer algo errado e ter problemas com a administração fiscal?

Neste artigo, examinamos a questão de quais habilidades básicas de contabilidade você precisa para ser capaz de enfrentar a vida cotidiana como autônomo de uma maneira relaxada. Mostraremos como você pode aprender a contabilidade e como você pode aprender os fundamentos da contabilidade em cinco etapas fáceis.

O que é contabilidade?

A contabilidade registra e analisa todas as transações de pagamento dentro de uma empresa. O nome vem da prática anterior de registrá-los na forma manuscrita e classificados de acordo com os documentos na forma de livro. Hoje, soluções de software ou sistemas EDP são usados ​​principalmente para isso. Com a ajuda deles, os pagamentos de salários e vencimentos, receitas e despesas, contabilidade e outras tarefas de escrituração podem ser feitos rapidamente.

Por que a contabilidade é importante para você?

Trabalhadores autônomos, empresários e mesmo autônomos não decidem a favor ou contra a contabilidade, eles são legalmente obrigados a fazê- lo . No entanto, de maneiras diferentes, porque se diferencia entre

  • contabilidade simples (freelancers, proprietários de pequenas empresas, os chamados “pequenos vendedores”)
  • escrituração de partidas dobradas (empresas com certo nível de faturamento ou forma jurídica, os chamados “comerciantes plenos”)
  • contabilidade cameralística (especialmente comum em autoridades que têm que trabalhar com orçamentos alocados)

A obrigação de manter contas surge para cada pessoa comercial de §238 do Código Comercial Alemão (HGB). Aqui também é estipulado que a contabilidade deve ser estruturada de forma “que possa fornecer a um terceiro especialista uma visão geral das transações comerciais e da situação da empresa em um prazo razoável. As transações comerciais devem ser rastreáveis ​​em seu desenvolvimento e processamento. “

O termo “empresário”, a que se referem os requisitos legais, pode ser aqui entendido de forma mais ampla. Porque todo comerciante que consegue certa renda é considerado comerciante. Leis adicionais também estão em vigor. Por exemplo, os da lei do imposto de renda ou do código tributário, que prescrevem quem é obrigado a manter contas e de que forma.

Mas mesmo que essas leis não existissem, também é importante para as pequenas empresas, freelancers e start-ups obter uma visão geral desde o início de se e como os negócios estão indo e como podem ser otimizados. E é exatamente isso que a contabilidade está fazendo.

Em 5 etapas para se tornar um profissional de contabilidade

Portanto, quer você faça a contabilidade sozinho ou delegue-a, sempre vale a pena dar uma olhada no básico para evitar erros. Infelizmente, não é incomum que freelancers ou autônomos percebam que eles estão atrasados

  • Não existe uma relação lucrativa entre despesas e receitas.
  • eles não cumprem os requisitos legais e, portanto, dívidas fiscais ou pagamentos atrasados ​​e taxas de atraso de pagamento são esperados.

Mesmo que o assunto pareça um pouco árido, com as instruções e o software corretos que fazem o trabalho de rotina para você, você certamente descobrirá rapidamente o básico da contabilidade.

1ª etapa: esclarecer o básico

Conforme mencionado no início, o legislador diferencia entre a obrigação de manter uma contabilidade simples e dupla . No sentido mais restrito, apenas a contabilidade por partidas dobradas pode realmente ser descrita como contabilidade.

São obrigados a manter uma contabilidade simples

  • Freelancers, independentemente do tamanho de suas vendas e lucros. Quem está incluído é regulamentado pelo §18 EStG.
  • Pequenos negócios de acordo com §19 UStG.

A contabilidade por partidas dobradas é obrigatória para

  • Empresas e comerciantes com um faturamento anual de € 600.000 ou mais ou um lucro anual de € 60.000 ou mais.
  • Empresas que, pela sua forma jurídica, devem ser inscritas no registo comercial.

Freelancers que obtiverem ganhos ou vendas comparáveis ​​também podem se comprometer voluntariamente a manter a contabilidade por partidas dobradas e a contabilidade associada. Isso ocorre porque a contabilidade oferece vantagens em alguns casos, como a depreciação ou avaliação de ativos.

Se quiser ser incluído no registo comercial como freelancer, pode candidatar-se voluntariamente. No entanto, você então faz a obrigação de dupla entrada.

Mas, primeiro, de volta ao básico. A primeira pergunta é certa: Qual é exatamente a diferença entre a contabilidade por partidas simples e partidas dobradas?

Contabilidade simples por meio de uma declaração de superávit de receita (EÜR)

Com a contabilidade simples, você basicamente não precisa fazer nada além de coletar recibos diligentemente e comparar suas receitas e despesas. A coisa toda, entretanto, de uma forma que seja compreensível para quem está de fora. Mesmo com uma contabilidade simples, você tem que organizar bem o seu processo e criar um sistema transparente de acordo com o qual você pode atribuir números de fatura e atribuir recibos.

Você também precisa saber quais despesas deduzir de sua receita para determinar o lucro anual. Se você está sujeito a impostos sobre vendas, também há a questão de qual taxa de imposto deve ser calculada – geralmente 19% para bens e serviços e 7% para alimentos, serviços criativos que criam direitos autorais.

No final do ano, você cria a fatura de excedente de receita e a adiciona à sua declaração de imposto de renda. O que fica do lado do crédito no final é o seu lucro. Uma contabilidade de ativos ou um inventário não é necessária.

Escrituração de partidas dobradas: atribuição de contas e contabilidade

A contabilidade por partidas dobradas é mais complicada, mas ainda assim compreensível para leigos. Cada transação comercial em sua empresa deve ser registrada nas contas e atribuída a uma conta . A classificação contábil decide em qual conta uma transação comercial deve ser lançada. Você pode pré-contabilizar o recibo de reserva com um selo ou adesivo de TI. O registro da reserva é baseado nos detalhes da pré-contabilidade, o que significa que o departamento de contabilidade sabe em qual conta lançar o recibo. O departamento de contabilidade requer as seguintes informações de um documento de reserva:

  • Data de postagem e número de postagem
  • Número e data do documento
  • Texto de reserva
  • montante

Além da atribuição de contas, a escrituração por partidas dobradas também inclui a preparação de uma demonstração de resultados e contabilidade.

Contas de estoque mostram valores existentes

As diferentes contas que você configurou para sua contabilidade incluem inventário e contas de sucesso. As contas de estoque representam os ativos ativos e passivos de sua empresa. Por exemplo, liquidez, ativos fixos, terrenos, máquinas, ações e similares são registrados aqui. Os valores positivos são registrados como ativos e passivos (como empréstimos que precisam ser reembolsados) como passivos. A comparação forma a base da contabilidade anual.

Contas de receitas registram lucros e perdas de transações comerciais

Relatos de sucesso controlam o cavalo do outro lado. Aqui, a receita (vendas, receita) da atividade empresarial é comparada com o esforço (despesas) necessário. A comparação mostra se e quais lucros ou perdas a empresa teve no exercício.

Portanto, como regra geral, lembre-se: as contas de estoque representam os ativos de uma empresa como estoque atual. As contas de sucesso fornecem informações sobre lucros e perdas em transações comerciais.

Dica!

O que você, como leigo, não deve fazer, no entanto, é criar esse sistema sozinho agora. Vale a pena investir em software de contabilidade aqui . Até porque você só precisa inserir cada transação comercial uma vez e o software as atribui automaticamente às respectivas contas.

O que é um registro de reserva e o que ele faz?

O chamado registro de lançamento é um dos fundamentos da classificação contábil. Isso esclarece

  • que tipo de transação comercial será postada
  • As contas para as quais o lançamento deve ser feito

Cada transação deve ser reservado em duas contas e sobre o conjunto e sobre a ter página detectado. Se a conta muda em débito ou crédito depende do tipo de conta:

  • Contas de estoque: ativos e capital
  • Contas de sucesso: despesas e receitas

Exemplo: Você comprou uma mesa por 430 euros. O valor aparece no lado do débito porque se trata de equipamento comercial. Ao mesmo tempo, o valor aparece no lado do crédito como o valor da reserva na caixa registradora.

As contas de estoque incluem todas as contas do balanço. No entanto, uma distinção é feita entre contas ativas e passivas.

Contas ativas

Podem ser ativos fixos, como equipamentos de escritório ou carros, ou contas a receber de serviços e entregas. Aqui você deve observar que os recibos são lançados como débitos e as saídas como crédito.

Contas passivas

O inverso é verdadeiro para as contas passivas. Aqui, os recibos são lançados como créditos e as saídas como débitos. As contas de passivo podem ser, por exemplo, empréstimos, patrimônio ou passivos para fornecedores.

Você deve sempre manter o recibo apropriado para uma reserva. Apenas em casos excepcionais, como taxas de administração de contas, não há recibo de lançamentos.

O que é e como você prepara uma demonstração de resultados?

O que o EÜR representa para o freelancer, a conta de ganhos e perdas representa para o trader. Como parte da contabilidade anual, ele fornece informações sobre os componentes do seu nome: os lucros e perdas da sua empresa.

Para determinar isso, a contabilidade fornece uma conta P&L separada na qual todos os dados de despesas e receitas das contas de lucros e perdas são inseridos . O fechamento da conta P&L é contabilizado via conta patrimonial.

A demonstração de resultados pode, portanto, ser feita em uma comparação simples de crédito e débito. Fala-se então de repartição de acordo com o tipo de conta. Todas as despesas das contas de receita aparecem no lado do débito e os lucros e receitas das contas de receita no lado do crédito. Alternativamente, você pode anotar e calcular lucros e perdas em ordem cronológica.

Além disso, é feita uma distinção entre o tipo de cálculo de acordo com o método do custo total e o método do custo das vendas. O método do custo total é baseado nas unidades de produção para calcular as receitas e despesas. No método de custo de vendas , as unidades vendidas são o fator de cálculo decisivo.

Portanto, você tem diferentes opções para criar seu P&L. No entanto, você deve escolher um deles por vários anos para que os resultados permaneçam comparáveis.

Em resumo, o seguinte procedimento resulta para a criação de seu P&L:

1. Apuração das contas de ganhos e perdas (receitas e despesas)
2. Registro e registro das respectivas transações comerciais (por exemplo, aluguel ou aluguel, vendas, receita de juros)
3. Transferência para a demonstração do resultado
4. Cálculo do saldo de receitas e despesas

saldo é a diferença entre débito e crédito. O saldo das despesas é lançado no lado do débito da demonstração do resultado. O valor do saldo da receita é contabilizado no lado do crédito. Na comparação final dos saldos, é possível verificar se a empresa teve lucros ou perdas em termos de transações comerciais no exercício anterior.

Como faço um balanço e o que é?

As demonstrações financeiras anuais de uma empresa consistem na demonstração do resultado e na contabilidade dos ativos. A demonstração do resultado é incluída no balanço anual como um componente do patrimônio líquido.

O balanço é dividido em ativo e passivo . Ativos são todos ativos, incluindo dinheiro em caixa ou contas a receber. Passivos são valores de capital (dívida e patrimônio líquido) e passivos. Ambos os itens também são conhecidos como estoque. Quais pertencem em detalhes e como eles devem ser configurados é regulamentado em §266 HGB .

Para poder efetuar a contabilidade, você deve registrar cuidadosamente todos os valores do exercício atual. Além disso, agora é necessário um inventário , o que significa que você compara o inventário real de ativos com o inventário de destino.

Além disso, como parte da contabilidade

  • as contas de partidas dobradas são encerradas na data do balanço.
  • os ativos e passivos são reconciliados com o resultado do inventário.
  • despesas antecipadas ativas e passivas apuradas.
  • Provisões formadas.

As provisões são passivos que irão surgir num futuro previsível, mas cujo montante ainda não é conhecido.

2ª etapa: Conheça e considere o GoBD

A abreviatura GoBD denota os “princípios para a gestão adequada e armazenamento de livros, registros e documentos em formato eletrônico, bem como para o acesso a dados”, conforme prescrito pelo legislador. Esses princípios foram retomados em 2014 porque a contabilidade raramente é feita manualmente e, em vez disso, eletronicamente.

O termo escrituração contábil foi, portanto, explicitamente expandido na reorganização para incluir o processamento eletrônico dos respectivos dados e contabilidade. Além disso, as empresas agora também cumprem sua obrigação de reter recibos e documentos relevantes ao arquivá-los em formato eletrônico.

Como antes, o contribuinte é o único responsável pela boa execução e armazenamento. Quando se trata de contabilidade, ele também deve aderir a uma série de princípios para toda a duração dos períodos de retenção de documentos . Estes dizem respeito aos seus

  • Rastreabilidade e verificabilidade
  • Verdade, clareza e registro contínuo
  • completude
  • precisão
  • reserva e registro oportunos
  • ordem
  • Imutabilidade em relação a reservas e documentos

O Ministério Federal da Fazenda listou em uma carta em 2014 o que isso significa em detalhes.

Dica!

Se decidir usar um programa de contabilidade , você deve, portanto, certificar-se de que ele seja certificado pelo GoBD. Lembre-se também: Os princípios de gerenciamento adequado também se aplicam se você arquivar registros ou dados voluntariamente e estiver intimamente relacionado a impostos, mas também a regulamentos de proteção de dados.

3ª etapa: tributação meta e real

Se você não se enquadra no regulamento de pequenas empresas com sua atividade autônoma, é obrigado a cobrar imposto sobre vendas de seus produtos ou serviços. Você deve encaminhá-los para a repartição de finanças em intervalos regulares. Quando isso acontece depende de dois fatores

  • sobre o valor do imposto sobre vendas recolhido e
  • a questão de saber se você escolheu uma meta ou uma tributação real ou a qual desses tipos de tributação você é obrigado.

O valor do imposto sobre vendas ganho determina se você pode usá-lo

  • uma vez no final do ano (até € 1.000),
  • várias vezes no final de cada trimestre (até € 7.500) ou
  • tem que se registrar e transferir mensalmente (mais de € 7.500).

Isso pode se tornar problemático se, por exemplo, no final do trimestre você mostrar um alto valor de imposto sobre vendas em uma fatura que é paga apenas no trimestre seguinte. Assim, as empresas e autônomos que não ultrapassem determinados limites de faturamento têm a opção de optar pela tributação objetiva ou efetiva.

Tributação de débito

Se você escolher uma tributação de débito, isso significa que a data da fatura e a data de vencimento do imposto caem na mesma data. Se você tiver que apresentar sua declaração antecipada de imposto sobre vendas no final de cada trimestre e emitir uma fatura em 30 de março, isso significaria que o imposto sobre vendas na fatura é devido no primeiro trimestre e deve ser pago à repartição de finanças. Mesmo que o pagamento seja recebido posteriormente.

Tributação real

A situação é diferente com a tributação real. Se o valor devido em nosso exemplo não chegar em sua conta comercial até 14 de abril, o imposto sobre vendas incluído também só será devido no final do 2º trimestre.

Se você optar pela tributação real, o fluxo de caixa será levado em consideração para as vendas e, portanto, as receitas. O imposto sobre vendas é devido somente no momento do pagamento pelo cliente. Para compras e, portanto, despesas, você pode solicitar o imposto sobre a compra no momento da compra. Novamente, o tempo de pagamento não é considerado aqui.

A administração fiscal só concede tributação efetiva mediante solicitação

  • os membros das profissões liberais
  • Trabalhadores autônomos que não são obrigados a manter a contabilidade por partidas dobradas
  • Empresas com vendas anuais inferiores a € 600.000

4ª etapa: Criar ofertas e confirmações de pedido

Uma parte importante do trabalho dos freelancers e prestadores de serviços consiste na criação de ofertas . Nele você especifica pelo menos:

  • o tipo e escopo do serviço prestado
  • Início e fim do serviço
  • um preço total ou taxa por hora que você cobra
  • Condições de pagamento e entrega
  • a taxa de imposto sobre vendas que você cobra

bem como outras informações importantes relacionadas com a sua oferta. Uma referência aos seus termos e condições ou ao local de execução também pode ser útil.

Para que você possa reagir rapidamente às solicitações de clientes interessados, é melhor criar um modelo de oferta que possa ser adaptado de forma flexível. Observe, no entanto, que as ofertas que não contêm nenhuma informação sobre sua natureza não vinculativa ou um limite de tempo são vinculativas. Portanto, é melhor incluir uma frase como “todas as ofertas sem garantia” ou “a oferta é válida até DATA ”.

A fim de tornar sua oferta atraente para os clientes, você não deve formulá-la muito brevemente e prestar atenção a um design atraente. Isso é especialmente verdadeiro se você estiver no campo da criação. Além disso, você deve deixar claro para o cliente qual é a base de sua oferta: ótimo suporte mesmo após o pedido ter sido atendido, por exemplo. Ou pesquisa intensiva e discussão de suas necessidades especiais antes que o pedido seja atendido.

Por último, mas não menos importante, lembre-se de que você pode incorrer em custos com ligações, impressão, compra de fotos ou envio – e inclua-os no planejamento da oferta.

Se o cliente aceitar a oferta, um contrato vinculativo é concluído. O ideal é resumir as condições novamente em uma confirmação do pedido . Você também deve sempre enviar uma confirmação de pedido por escrito (também possível como um arquivo anexo) se apenas acordos verbais tiverem sido feitos anteriormente ou se você ou o cliente tiverem feito alterações na oferta enviada originalmente.

Etapa 5: redija uma fatura profissional

Embora quase não haja requisitos legais para a forma da carta de oferta, ela parece diferente quando se trata de faturamento . Para não colocar você e seus clientes em problemas, você deve se certificar de que todas as informações obrigatórias estão incluídas. Isso inclui:

  • Nome e endereço do cobrador
  • Nome e endereço do destinatário do serviço
  • O número de identificação do imposto sobre vendas para empresas sujeitas a impostos sobre vendas. No caso de empresas isentas de IVA, o número de contribuinte pessoal e uma nota de que nenhum imposto sobre vendas foi calculado de acordo com §19 UStG.
  • Data da fatura e número da fatura consecutiva
  • Tempo de entrega, data do serviço ou data ou período do serviço
  • Tipo e quantidade do produto ou escopo / duração do serviço
  • Informações de preço (valor líquido, imposto sobre vendas e valor bruto total)
  • Referência à obrigação de retenção, desde que a fatura esteja vinculada a requisitos fiscais

Dica!

Com um programa de fatura, você pode criar uma fatura em segundos. Você também pode ter certeza de que todas as informações obrigatórias estão incluídas.

Escrituração de aprendizagem – essas possibilidades existem

Se você leu nosso guia até este ponto, já sabe muito sobre escrituração contábil, contabilidade e requisitos legais. Talvez sua cabeça esteja girando neste momento e você esteja se perguntando como deve implementar tudo isso.

Mas você não é o primeiro a experimentar isso! Todos nós começamos como leigos – o importante é que você continue.

Além disso, você pode continuar seus estudos de maneiras muito diferentes e aprofundar seus conhecimentos básicos. On- site de cursos , bem como cursos de ensino à distância, tutoriais on-line ou livros e meios para auto-estudo são possíveis.

Cursos de contabilidade online ou como eventos presenciais

Se você deseja se familiarizar totalmente com o tema da contabilidade, mas determina você mesmo a hora e o local de aprendizagem, os cursos à distância oferecidos por várias academias online podem ser considerados. No entanto, estes são geralmente muito compactos e demorados, pois correspondem a uma formação profissional ou especializada. Se você está interessado apenas em aspectos individuais e prefere estudar com outras pessoas no local, cursos e oportunidades de treinamento em instituições de ensino como a IHK (Câmara de Indústria e Comércio) ou o VHS (centro de educação de adultos) podem ser a melhor escolha. Aqui você escolhe o assunto e a duração dos cursos de acordo com seus interesses e ideias.

Por exemplo, o IHK oferece um curso de contabilidade de dois meses , que também pode ser financiado por meio de um bônus educacional. Aqueles que ainda não se cansaram podem então fazer o curso avançado. Em apenas um dia você completa um curso intensivo na Câmara de Indústria e Comércio sobre “fundamentos da contabilidade”.

Nos centros de educação de adultos, você também encontrará cursos intensivos, cursos ou cursos certificados que o prepararão bem para suas tarefas. No entanto, como as ofertas variam muito de região para região, é melhor descobrir mais no site ou no catálogo de seu VHS local.

Tutoriais online

Se você é um aprendiz mais audiovisual e gosta de assistir a vídeos úteis, encontrará vários tutoriais sobre noções básicas de contabilidade no YouTube .

Mais convencionalmente elaborados, mas não menos informativos, os vodcasts da universidade internacional de ensino à distância IUHB sobre os temas de contabilidade e contabilidade, que também podem ser assistidos gratuitamente no YouTube.

Livros de aprendizagem e exercícios

Se você gostaria de aprofundar seus conhecimentos no autodidatismo e é mais do tipo livro , podemos recomendar o caderno “Contabilidade para Leigos” , por exemplo . Os livros da série Dummie são destinados a leigos que desejam lidar com um tópico de uma maneira divertida, mas também desafiadora.

O livro didático e o livro de exercícios dos professores Döring e Buchholz, que também é voltado para iniciantes e inclui uma seção de soluções além das tarefas, é especialmente adaptado para os tópicos de contabilidade e demonstrações financeiras anuais .

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