O guia para organizar reuniões mais eficazes

Socorro… mais uma reunião!

Na palavra reunião , toda a equipe se anima: “São muitos! “, ” Não adianta! “, ” Eu não tenho tempo! “

E ainda: a reunião continua sendo a maneira menos ruim que encontramos para decidirmos juntos.

“O menos ruim”, porque sim: há muito o que reclamar nas reuniões tradicionais.

Um jovem consultor me disse neste fim de semana: “Eu tenho um cliente, ele está em reuniões o tempo todo. Eles protestam, não decidem nada, mas parecem felizes em conversar enquanto toma um café . “

Mas é difícil acreditar que infligimos tantas reuniões apenas para compartilhar um momento de convívio.

Os aspectos negativos da reunião são numerosos:

  • Eles são demorados
  • Eles não são frequentemente seguidos por ações
  • Para alguns, são antes de tudo uma forma de se exibir (encontro-show)
  • Eles são muitos e muito frequentes

A reunião interrompe a jornada de trabalho. Se demorar horas de atenção para não ser seguido por nenhuma ação … então será visto como uma perda de tempo para seus funcionários que, além disso, têm muito a fazer do lado deles.

Ainda assim, existem maneiras de organizar reuniões úteis e eficazes.

Aqui estão algumas dicas do nosso guia:

Pare de reuniões, seja cara a cara ou webinar, viva reuniões eficazes! 5 questões para aprender a organizar e liderar reuniões que não são uma perda de tempo para todos …

As reuniões que se multiplicaram em webinars às vezes se transformam em um pesadelo para muitos líderes porque eles não estão acostumados a usar essas novas tecnologias para se comunicar com suas equipes. Durante os dois meses de confinamento, eles tiveram que usá-los sem qualquer preparação e dominá-los não pode ser improvisado. Então, aos poucos, eles se adaptaram e tornaram o impossível possível!

De acordo com um estudo realizado pela Opinionway de 3 a 19 de abril de 2017 entre 1012 funcionários de empresas com 500 ou mais funcionários (método de cotas) em vários setores da economia, para a Pegada Humana, esses resultados são devidos à “sobrecarga colaborativa”, a multiplicação de consultas e pareceres solicitados que não são tidos em consideração na tomada de decisões.

A conclusão é definitiva, as reuniões são numerosas e nem sempre eficazes. Os colaboradores assistem, em média, a mais de 2 reuniões semanais, com uma duração total acumulada de 4,5 horas ”Média que varia muito consoante o estado (4,3 reuniões / semana para executivos) e o tipo de organização (4,1 reuniões para organizações matriciais). “Ou seja, 3 semanas por ano que os funcionários passam em reuniões e mais que o dobro para executivos. 

No entanto, apenas metade (52%) deles é considerada produtiva. ”Um julgamento severo, que se deve, sem dúvida, ao fato de que essas reuniões nem sempre têm uma agenda claramente definida (23%) e que os funcionários nem sempre estão convencidos da necessidade de sua presença (15%).

Como se preparar adequadamente para uma reunião?

Uma boa preparação é a condição essencial para o sucesso de uma reunião, portanto, não há como ignorá-la! Patrice Beyer, consultor especializado em técnicas de comunicação interpessoal, explica o BA ba desta preparação: “ Você absolutamente tem que se perguntar 3 perguntas antes de agendar uma reunião :

  • 1. Quais são os meus objetivos nesta reunião?
  • 2. Como esta reunião é realmente útil e necessária?
  • 3. Não há outra maneira de atingir meus objetivos do que organizando esta reunião? “

Os objetivos da reunião devem ser claramente indicados aos participantes assim que o convite for enviado. A preparação também deve ser uma oportunidade para traçar uma ordem do dia precisa para a reunião, que será comunicada aos participantes com antecedência.

Quem convidar para a reunião?

Chega de reuniões com participantes que não estejam diretamente preocupados com o assunto, mas que queiram assistir às discussões. Essas pessoas receberão um relatório da discussão após a reunião. Isso permitirá que eles tenham conhecimento das propostas e decisões que vão surgindo durante a reunião, sem atrapalhar as trocas .

Patrice Beyer especifica: “Nas reuniões, não há lugar para pessoas que não se preocupem. Quem comparece a uma reunião deve ter um valor acrescentado real no contexto deste encontro. Se pessoas não muito interessadas ou não muito interessadas participarem da reunião, isso ajuda a criar uma dinâmica de grupo negativa. “. Pessoas com real interesse em participar, aqueles cujo objetivo do encontro os afeta diretamente, irão prepará-lo bem e fazer de tudo para que seja um sucesso.

Como iniciar a reunião?

Trabalhar no lançamento de intercâmbios é parte integrante da preparação. Se esse trabalho tiver sido bem feito, a reunião provavelmente será um sucesso! 

O início de uma reunião é uma oportunidade para o facilitador lembrar aos participantes as regras do jogo. Patrice Beyer explica: “ Os objetivos são reafirmados, a agenda é recuperada e o momento da reunião é claramente anunciado. O facilitador pode até mesmo especificar na abertura da reunião que ele pode ter que interromper os participantes monopolizando a palavra ou indo longe demais em digressões. Ao encontrar as palavras certas, o facilitador pode conscientizar cada um dos participantes de que é do interesse de todos respeitar essas regras do jogo.

Como administrar bem o tempo?

Gerenciar o tempo em uma reunião … não é fácil! Mas podemos fazer isso. Para tal, existem duas condições: já ter avaliado devidamente o tempo necessário para a realização desta reunião e sensibilizar os participantes para a importância do tempo que passa. Respeitar o tempo alocado à reunião é fundamental, principalmente em empresas onde as reuniões são muito regulares. 

Por exceder constantemente o tempo das reuniões, acabamos desmotivando os participantes que assimilam o tempo perdido nas reuniões.

 “O facilitador deve dizer aos participantes como o tempo é dividido entre os diferentes pontos a serem discutidos. E ele deve se certificar de que esse momento seja perfeitamente respeitado. Se um jogo demorou mais, você terá que compensar os minutos perdidos nos outros jogos. 

O facilitador deve mostrar aos participantes que está vigiando a passagem do tempo, ostensivamente olhando para o relógio de vez em quando, por exemplo. »Recorda Patrice Beyer. Uma reunião marcada para uma hora deve durar no máximo uma hora, essa é a regra! Uma reunião é feita para efetivamente levar a decisões. Não está organizado para ” fazer relacional “.

Como lidar com participantes que monopolizam o chão ou que visivelmente procuram o conflito?

Infelizmente, não existe uma resposta padrão … E lidar com casos de participantes incontroláveis ​​costuma ser muito difícil. Uma coisa é certa, o encontro não é organizado para permitir que uma pessoa faça um monólogo. Também não é o lugar para acertar contas. Patrice Beyer expõe seu ponto de vista: “ É preciso saber ser firme na hora de liderar uma reunião. 

Será ainda mais fácil se na introdução tiver havido tempo para explicar as regras do jogo. Conhecê-los pessoalmente antes ou depois do encontro pode ser uma excelente forma de os encorajar a tomar consciência da contraprodutividade de seus comportamentos e convidá-los a modificá-los. ” Firmeza e diplomacia serão os melhores aliados do líder da reunião.

As 5 chaves para uma reunião eficaz

  1. Você sabe para onde está indo e por quê: a meta
  2. Você não gasta parte do seu tempo conectando máquinas que não funcionam: organização
  3. Você sabe que não precisa dizer nada, de qualquer maneira: o quadro
  4. Você se sente iluminado ao fazer escolhas: momento de decisão
  5. Você não sente que perdeu seu tempo: gerenciamento de rastreamento

Salvo indicação em contrário, é o organizador da reunião o responsável por esses cinco pontos, que ele prepara e facilita.

São vários tipos de reuniões, com objetivos bem distintos

Isolamos cinco deles, que você pode usar para ajudá-lo a definir seus objetivos com mais facilidade:

  1. Reuniões de reflexão
  2. Reuniões de tomada de decisão
  3. Reuniões regulatórias
  4. Reuniões de informação
  5. Reuniões de negociação

As 3 fases da reunião: Preparação, Conduta, Acompanhamento

Um encontro…

  • Está se preparando
  • Segura 
  • E as decisões tomadas lá são acompanhadas

As apostas são altas para o grupo. Isso permite que você avance mais rapidamente, chegue a um acordo sobre as decisões e recarregue as baterias.

Para o organizador, é também uma forma de se dar a conhecer, de se exibir.

No entanto, além das pessoas que se dizem carismáticas, a maioria dos organizadores suspira, dizendo ”  Sinto-me compelido a continuar, mas sou tão mau que me serve” . Aqui, novamente, nos limitamos ao aspecto do espetáculo. O organizador que não se sente naturalmente à vontade em público terá interesse em cuidar da preparação e acompanhar de perto a implementação. Assim, sua reputação ganhará mais do que a de uma pessoa carismática que faz seu show, sem fazer as coisas.

1. Preparação do encontro: um momento intenso de reflexão … de um quarto de hora

Para começar, você precisará dividir o objetivo geral em sub-objetivos.

Tomemos o exemplo de uma reunião de tomada de decisão: cada sub-objetivo corresponderá a um ponto a ser discutido e debatido e a uma decisão sobre a qual se encontrará pelo menos a maioria.

Traduza a sua reflexão no papel, por uma sucessão de questões onde as mais difíceis vão sendo mais discutidas no final (nos escasseamos no início e perdemos as nossas energias).

Basta definir um quadro, é um trabalho quase automático.

Um quarto de hora de reflexão, cinco minutos de transcrição, dez minutos na moldura e a caixa está dobrada.

2. Realização da reunião: é diferente de acordo com o tipo de reunião

Quando o grupo está em uma sessão de criatividade (reunião de brainstorming), a estrutura é possivelmente muito livre. E acima de tudo: mesmo sendo o organizador, você participa como todo mundo.

Pelo contrário, se se trata de regular as difíceis relações entre os membros da equipa, o quadro é mais estrito e deve cumprir escrupulosamente as regras de circulação da palavra que fixou.

3. Acompanhamento da reunião: é a peça central da eficiência

As decisões tomadas devem ser acompanhadas .

Além disso, o organizador que sopra na saída dizendo a si mesmo ”  correu bem, eu fiquei com medo em um ponto, mas compensamos”  está completamente errado ao usar o pretérito.

As duas primeiras partes da reunião realmente correram bem …

… Mas o trabalho não para por aí!

A eficácia de sua reunião só será medida por sua capacidade de dominar o plano de ação e de empregar a energia necessária para executá-lo.

Depende de você: encontre os 7 erros nesta conversa entre dois colegas

 A conversa :

  • Diga-me, você cuidará da reunião para melhorar os processos de nossos clientes? É o seu domínio, não é?
  • Ouça, eu sou como você, tenho pouco tempo e não gosto de animar muito …
  • Basta pedir ao Pierre para animar, ele vai muito bem, as pessoas o escutam.
  • Nesse caso, ele pode fazer isso.
  • Você continua encarregado do arquivo, está claro?
  • Sim sim, é bom.

Depois da reunião …

  • Foi ótimo, Pierre foi direto ao assunto. Estou feliz com a atuação dele, mas você viu, os outros, ou gemem ou não falam nada, como você quer que a gente siga em frente com esses caras?
  • Eu concordo com você, ele pressionou onde dói entrada, a decoração era clara. Eles só reagiram quando você levantou o tom falando sobre as medidas que planejava tomar e viu, lá era uma corrida de ratos, todos interrompendo uns aos outros. Enfim, eles decidiram mais ou menos o que queríamos, agora não poderão dizer que não os ouvimos.
  • A propósito, quem escreve o relatório?
  • Oh bem você, ainda é a sua reunião. Você pode limpá-lo rapidamente, ninguém os lê de qualquer maneira. Basta mencionar o acordo majoritário da equipe sobre as mudanças, que eles não descartarão mais tarde.
  • Você acha que eu encaixei a agenda nisso?
  • Já que você trouxe no último momento, vai te ajudar a se lembrar, especialmente porque não seguimos, para falar a verdade.
  • Nisso, pela primeira vez, todos concordaram!
  • Até Henri. Você nunca o ouve, acho que sua única ação foi levantar a mão, ele não deve ter dito uma palavra.
  • Com ele é sempre assim. Bem, vou deixá-los porque casualmente, passamos mais de uma hora, valeu a pena, mas estou com pressa.

Então, você identificou 7 erros relacionados à organização desta reunião?

Solução do caso prático: os 7 erros

  1. “Não gosto de animar muito” : o erro é pensar que um encontro se limita à animação e não fazer por isso. Aqui, nossos personagens decidem fazer com que seja animado por um terço, é uma boa ideia.
  2. “Pierre foi direto ao assunto” : uma reunião deve primeiro ser estruturada . Na parte de animação do encontro, devemos planejar este enquadramento desde o início e obter a concordância de todos, permite reenquadrar durante, se necessário.
  3. “Todo mundo estava cortando”  : essa é a consequência do exposto acima, no entanto, é sinalizado como um erro separado porque cabe ao organizador ou ao palestrante garantir que todos possam se ouvir . É mais difícil se não houver nenhum enquadramento, mas você tem que fazer mesmo assim.
  4. “Inverta rapidamente o relatório” : o erro aqui não é a velocidade, mas o feitiço condenado ao relatório. Neste caso, prova do acordo alcançado. A ata é o documento que servirá de base para o acompanhamento da reunião. Negligenciar o CR é negligenciar o acompanhamento.  No entanto, como explicamos anteriormente, uma reunião sem acompanhamento é considerada desnecessária aos olhos dos participantes, o que prejudica gravemente a reputação de seu organizador.
  5. “Agenda de última hora” : se quisermos organizar uma reunião eficaz, todos os participantes devem ter o mesmo nível de informação e, no mínimo, a agenda. Não ter enviado junto com os convites da reunião é um grande erro. Na verdade, se for cometido voluntariamente, entramos no domínio da manipulação.
  6. “Henri não disse uma palavra” : faz parte das prerrogativas e deveres do organizador e / ou facilitador verificar se cada participante teve oportunidade de falar . Por exemplo, eles poderiam ter usado a técnica de rotação do discurso antes da votação.
  7. “Já passamos de uma hora”  : uma reunião bem organizada, bem enquadrada e animada não deve acabar , a menos que todos os participantes concordem. Para os consultores, saber que os horários das reuniões não estão sendo cumpridos é um sinal de fracasso.

Vá mais longe: para nós, não há erros …

  • O fato de nomear um líder se você não se sentir confortável com o exercício.
  • Organize uma reunião para validar o que decidimos . Se os participantes forem devidamente informados antes da reunião e cientes dos problemas durante a reunião, não haverá erro ou manipulação.
  • Não tendo seguido a agenda . Se todos concordarem em modificá-lo durante a reunião, porque, por exemplo, as discussões atuais levam a ele, ele pode ser alterado. A menos, claro, se essa mudança prejudicar os ausentes (convidados ou não).

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