Os fundamentos para gerenciar bem o seu tempo no trabalho

Tudo é urgente! Sobrecarregado por demandas imediatas, você não sabe por onde começar! Domine as técnicas essenciais para organizar o seu trabalho e não perca tempo. Ao aplicá-los, sem dúvida, você se tornará o mestre do tempo!

As regras a serem impostas para economizar tempo

Gerenciar seu tempo significa antes de tudo saber impor autodisciplina em todos esses detalhes que tendem a atrapalhar nosso planejamento.

Arrume sua mesa : Não parece muito, mas a bagunça em sua mesa e em seus armários desperdiça muito tempo todos os dias! Consiga trazer um arquivo escondido entre uma pilha de papelada, descobrindo um contrato escondido no fundo da sua gaveta … tantas ações banais que se tornam heróicas em um escritório mal arrumado! Reserve alguns minutos de manhã ou à noite para separar os papéis que estão espalhados sobre a sua mesa e arrumá-la. 

E lembre-se: o que vale para o seu escritório físico é tão verdadeiro para o seu escritório com computadores. Vamos, tenha um pouco de coragem, arrume seus arquivos digitais todos os dias! Objetivo: não mais que 3 cliques e 3 segundos para acessar o arquivo que você precisa.

Aprenda a dizer não : só porque você não aceita tudo o que seus funcionários pedem, não significa que você não seja um bom gerente! Ajudar fazendo uma tarefa rápida, sim, mas perdendo tempo com atividades desnecessárias, não! Se você simplesmente explicar ao seu funcionário que não tem tempo para recebê-lo imediatamente porque tem outras prioridades, por exemplo, não há dúvida de que ele vai entender.

Faça um plano : se um barco não segue estritamente um eixo de navegação que o leva a um destino, é provável que vire em todas as direções e nunca chegue com segurança. 

O mesmo acontece ao entrar em uma nova jornada de trabalho: sem um planejamento muito claro das tarefas a serem realizadas, é difícil finalizar um projeto ou até mesmo seguir em frente. E não se esqueça: mantenha a tarefa planeada na sua agenda e não navegue entre 3 tarefas diferentes: irá paralisar a sua eficiência.

Defina prazos para si mesmo : Se você não planeja terminar uma tarefa em 2 horas, é simples, você não a terminará em 2 horas! Pode levar 3 horas para ser concluído, ou até mesmo o dia inteiro! Se você não estabelecer limites para si mesmo, será mais difícil resistir à tentação de se dispersar, pular de tarefa em tarefa ou apenas insistir em detalhes triviais e, é claro, demorados.

Anote tudo : Um e-mail que esquecemos de enviar, um papel que com certeza deveria ter sido preenchido hoje … e aqui está sua agenda para o dia seguinte perturbado pelas tarefas a serem realizadas e suas consequências a serem administradas. E porque a memória humana tem seus limites, a App Store está cheia de aplicações práticas para construir suas listas de tarefas. Nunca adie para amanhã o que você pode fazer no mesmo dia.

Chegue uma hora mais cedo ao escritório : você conhece o segredo dos líderes eficazes? Eles se levantam de madrugada para chegar mais cedo do que todos os outros no escritório. Sem telefonemas, sem colegas para baterem à porta e, acima de tudo, calma … ideal para avançar em grandes questões que requerem especial concentração.

Guarde horários para imprevistos: É sabido que a peculiaridade dos horários ajustados ao milímetro é que são impossíveis de cumprir! Portanto, planeje uma hora de batida em sua programação a cada dia. Se tudo correr bem, esse nicho deve ser rapidamente preenchido por um imprevisto urgente de administrar. E se por algum milagre tudo correr bem no seu dia, aproveite essa hora extra para fazer o que você nunca tem tempo para fazer.

Aprenda a delegar : Não é fácil de fazer … mas se você quiser tirar a cabeça da água pelo menos, terá que aprender a delegar certas tarefas. Para fazer isso, identifique as funções com as quais você está menos familiarizado ou que consomem muito tempo. E aprenda a confiar em seus funcionários!

Atenção : Informação mal interpretada porque não escutou 100% o seu interlocutor, ou um e-mail simplesmente pulou, e pode ser um erro que vai cometer ao realizar uma tarefa. Para que você não perca tempo refazendo um arquivo ou ligando de volta para um cliente, preste muita atenção no que está fazendo.

Transmita os seus métodos aos seus colaboradores  : Todas estas técnicas são muito práticas para poupar tempo … com a única condição de não ser o único a aplicá-las! Se você é muito eficiente, mas seus colegas não integraram os métodos básicos para economizar tempo, pode apostar que seus esforços não darão os frutos desejados.

Rastreie os “comedores de tempo”!

Entre seu telefone tocando constantemente e sua conta do Twitter que parece estar gritando para você “olhe para mim !!” »Infinitamente, não é fácil ter sucesso no trabalho!

Você conhece os piores inimigos da eficiência ? Eles carregam o doce nome de “comedores de tempo”. Para te dizer o que são: imagine a sua agenda para o dia sob ataque de todos os lados do horrível e faminto “Pacman” que, aos poucos, vai consumindo o seu tempo. Assustador, não é? Essa é a realidade! Algumas dicas para se proteger contra predadores na agenda!

Pare de colegas simpáticos, mas pegajosos : seu funcionário tem uma vontade louca de contar a você sobre o fim de semana dele, e isso, várias vezes ao dia? Ou ele absolutamente deseja que você valide seu trabalho, tarefa após tarefa? Agora pode ser a hora de aprender a fechar a porta às vezes e anunciar claramente quando você se colocar à disposição de seus associados.

Redes sociais: ultra-conectadas e ultra-viciantes ! Claro, sua conta do Twitter fornece muitas informações sobre sua indústria e o Facebook permite que você reúna uma comunidade em torno de seu negócio. Mas cuidado com quem não coloca salvaguardas: sem limitar drasticamente o uso das redes sociais, corre o risco de perder preciosos minutos, ou mesmo horas, todos os dias.

Vítima de assédio por telefone? Atreva-se a desligar o telefone e fechar a caixa de e-mail quando estiver em uma tarefa que exija concentração. Durante as primeiras sessões de “abandono”, você ficará muito engraçado … Mas você vai se acostumar muito rápido, vai ver!

Multitarefa = perda de tempo múltipla : saia da ilusão de acreditar que é mais eficiente ao fazer várias coisas ao mesmo tempo. Se os shampoos conseguem ser 2 em 1, é raro que possamos fazer 2 coisas bem em 1 ao mesmo tempo. Faça uma coisa de cada vez e da maneira certa.

Diante da infobesidade, faça um pouco de regime de informação : Vivemos em uma época em que os gerentes são inundados com informações que chegam até eles de todos os lados: notícias sobre seu setor, dados de todos os tipos … Aprenda como purificar sua caixa de entrada de tudo isso fluxos de informação que não lhe servirão muito.

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