Otimizando seu espaço de trabalho: o método 5S japonês

Numa altura em que a organização do trabalho está a ser posta em causa devido à pandemia, a optimização do método de trabalho está na moda, mas antes de mais nada uma necessidade. Símbolo da liberdade de espírito da terra do sol nascente, o método 5 permite que você se livre das amarras de maus hábitos tão demorados. “Gokurosama desu” (É um bom trabalho) ”. 

Se você está se perguntando por que o interesse no Japão é tão grande, saiba que nós descobrimos algumas informações importantes sobre o método 5S. Ferramenta preferida no Oriente Médio, foi projetada para reduzir atrasos e perda de tempo no planejamento de um espaço. Empresários, façam as malas, estamos embarcando por telepatia pela terra do sol nascente!

Fundado na década de 1970 no Japão, o método 5S invadiu os EUA por volta de 1990. Criado pela empresa Toyota, essa técnica de gestão tinha como objetivo inicial estabelecer a ordem e a limpeza nas fábricas da empresa. Base da excelência industrial de muitas empresas, esta forma de organização permite otimizar o ambiente de trabalho e melhorar a eficiência dos serviços a curto e longo prazo.

Os 5 S designam cada operação a ser implementada para melhorar as condições de trabalho, nomeadamente Seiri , Seiton , Seiso , Seiketsu e Shitsuke, significando respectivamente Classificar , Ranger , Limpar , Padronizar e Ser rigoroso

Esta forma de organização visa aumentar a produtividade dentro da empresa, melhorando o espaço de trabalho e otimizando o tempo atribuído a cada intervenção. A aplicar de forma permanente e rigorosa pelo consultor, esta técnica de gestão permitirá também melhorar a qualidade da sua produção e promover a sua eficiência.

Método 5S, kesako?

Direto do Japão, o método 5S é uma verdadeira joia. Ele permite que você organize  seu ambiente de trabalho com mais eficiência. Apenas atrasos, perda de tempo de pesquisa, viagens e limpezas desnecessárias. 

Na verdade, está comprovado que a redução de tarefas desnecessárias pode, em um instante, aumentar a eficiência do trabalho. Para constar, essa técnica foi criada para a produção das fábricas da Toyota, com o objetivo de otimizar espaços. E desde então, terá, de certa forma, revolucionado o layout de escritórios e residências.

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Freqüentemente, a desordem parece se instalar para sempre; pilhas se acumulando sobre a mesa, cabos indo em todas as direções, papéis espalhados por todo o lugar, etc. Para remediar essa sensação de desconforto, existe um método: o método 5S. Por outras palavras, a missão desta prática é introduzir ordem e rigor e, portanto,  arrumação . Um processo de 5 etapas, muito popular nos quatro cantos do mundo, baseado em denominações japonesas. Todos os cinco começam com o som “S”, de onde nasceu o nome “método 5S”. Concentre-se no 5S japonês e na tradução francesa:

  • . Seiri : Livre -se de
  • 2. Seiton : Coloque em ordem
  • 3. Seiso : Limpo
  • 4. Seiketsu: Mantenha a limpeza
  • 5. Shitsuke : seja rigoroso

Etapa 1: Seiri : (limpar)

A primeira etapa consiste em classificar ou remover da área de trabalho tudo o que parece não estar em seu lugar. Primeiro, ataque qualquer coisa que deva acabar no lixo. Sempre que possível, recicle os itens. Depois de dar esse passo, concentre-se no que ainda precisa ser feito. A partir daí, elaborar uma lista hierárquica é simplesmente essencial.

  • – Descubra o que é usado menos de uma vez por mês e coloque-o fora do caminho (arquivos, armazenamento)
  • – Coloque próximo ao que você usa pelo menos uma vez por semana
  • – Coloque o que é usado pelo menos uma vez por dia perto da estação de trabalho
  • – O que é necessário pelo menos uma vez a cada duas / três horas deve ser mantido à mão
  • – E diretamente na operadora, que é utilizada a cada hora

Etapa 2: Seiton (colocar em ordem)

As palavras de ordem da etapa Seiton, que por sinal significa colocar em ordem, são: “Um lugar para tudo, e tudo no seu lugar”. O objetivo desse processo é evitar perda de tempo e energia. Observe que para o armazenamento das diversas ferramentas e dos equipamentos de trabalho, certas regras devem ser respeitadas. Aqui estão eles :

  • – Definir as regras de armazenamento
  • – A colocação de objetos deve seguir uma certa lógica
  • – Faça um acordo racional, analisando a proximidade e facilidade
  • – Organizar objetos em relação ao seu uso
  • – Coloque objetos usados ​​com frequência perto do operador
  • – Adote o FIFO (First In First Out) – pegue o que entrou primeiro e evite o acúmulo de documentos antigos

Exemplos de Seiton:

  • Arrume sua mesa e coloque todos os itens em seus lugares (caneta no porta-canetas, organize os documentos e coloque-os nas lixeiras apropriadas)
  • Armazene documentos que você raramente usa em um armário de escritório (aff)
  • Guarde seus cabos espalhados com um cabo arrumado (aff) 
  • No seu computador, crie novas pastas e armazene seus arquivos lá 
  • Crie categorias em seu smartphone para agrupar seus aplicativos por tema (fotos, redes sociais, jogos).
  • Torne os aplicativos que você usa mais acessíveis.
  • Em sua caixa de entrada de e-mail, crie pastas e marcadores para classificar seus e-mails de acordo com sua natureza (e-mail de trabalho, boletim informativo, faturas, notificações)

Etapa 3: Seiso (limpo)

É isso, o espaço finalmente está limpo e limpar de repente parece ser uma brincadeira de criança. Isso é muito bom, porque a terceira etapa do método 5S é a limpeza. Conhecida pelo termo japonês Seiso, esta fase exige ser um tanto relevante e eficiente em termos de limpeza, e não apenas desta vez, mas também no futuro. Vassoura na mão e modo de “inspeção” ativado, siga estas poucas regras Seiso para um melhor ambiente de trabalho:

  • – Detecção de anomalias
  • – Inspeção do local – aparelhos, máquinas, móveis, ferramentas, equipamentos
  • – Repare o que não está funcionando corretamente
  • – Foco na limpeza

Exemplos de Seiso:

  • Limpe sua área de trabalho, computador, teclado, mouse, impressora
  • Conserte seu equipamento (mesa oscilante, gaveta que abre e fecha mal, carregador de computador que se desfaz, tela de smartphone quebrada, lâmpada queimada, etc.)
  • Desfragmente seu computador e faça as atualizações necessárias
  • Remova a casca do seu smartphone e faça uma limpeza

Etapa 4: Seiketsu (manter a limpeza)

Mas que exigência e que rigor dos japoneses, não é? Após essas três primeiras etapas, é hora de mudar para o Seiketsu. Defendendo a definição de “manter a limpeza”, esta fase continua a ser a mais difícil. E sim, fácil de arrumar, mas quando se trata de mantê-lo funcionando, as coisas tendem a azedar. A desordem retorna gradualmente e marca o retorno à estaca zero. O Seiketsu está lá para lembrá-lo de que a ordem e a limpeza devem ser gerenciadas diariamente. Um quarto “S”, que poderíamos definir como “sério”!

Exemplos de Seiketsu:

  • Coloque um pacote de lenços de limpeza em sua mesa para que no final de cada dia você possa limpar facilmente sua área de trabalho
  • Adicione um novo objeto ao seu espaço de trabalho apenas se estiver disposto a se livrar de outro em troca. Isso o impedirá de bagunçar.
  • Use um software como o Noodlesoft para organizar e excluir documentos automaticamente no computador
  • Nomeie suas pastas e arquivos de acordo com as convenções para encontrá-los facilmente. 
  • Crie regras para filtrar automaticamente seus e- mails e encaminhá-los automaticamente para a pasta certa. Por exemplo, você pode definir uma regra segundo a qual todos os e-mails contendo as palavras “Fatura” são transferidos automaticamente para a pasta Fatura .

Etapa 5: Shitsuke (seja rigoroso)

Para completar a etapa Seiketsu, existe o Shitsuke. Sinônimo de rigor e controle, esta quinta e última etapa deve ser evitada em quaisquer circunstâncias. Mesmo que pareça difícil educar todos os funcionários para seguir o método 5S, você precisa provar a eles que, no longo prazo, eles ficarão felizes. Para fazer isso, considere estabelecer uma política interna em torno da técnica japonesa ou instale diagramas explicativos em todo o escritório.

A implementação do método 5S

O 5S consiste em livrar a área de trabalho de tudo o que é desnecessário e supérfluo, melhorando a eficiência da organização da área de trabalho, mantendo as instalações limpas, evitando desordem e sujeira e incentivando a autodisciplina por meio do monitoramento dos esforços alocados. Para atingir esses fins, cada S desse método de organização tem seu próprio propósito.

Significando literalmente “remover”, a etapa Seiri trata de livrar o espaço de trabalho desnecessário. A triagem, a reciclagem e o arquivamento são as principais ações a serem implementadas. Consiste em jogar fora ou reciclar objetos que não tenham sido usados ​​por mais de 1 ano. Os objetos usados ​​periodicamente pelo consultor (menos de uma vez por mês, por exemplo) são arquivados ou guardados na loja. 

As ferramentas de trabalho usadas com mais frequência (menos de uma vez por semana, por exemplo) devem ser classificadas perto da estação de trabalho, armazenadas em arquivos, gavetas de ferramentas e outros depósitos no armário do escritório. As ferramentas usadas todos os dias são, no entanto, armazenadas de fácil acesso. 

Essa priorização das ferramentas de trabalho de acordo com a sua frequência de utilização permite iluminar o espaço de trabalho de tudo o que é inútil para cada missão e assim reduz o gasto de tempo e energia.

A etapa do Seiton é organizar racionalmente a estação de trabalho , esta etapa classifica cada ferramenta e material de acordo com sua ordem de uso. Organizando sua estação de trabalho e definindo suas próprias regras de armazenamento, o consultor pode “localizar” cada objeto no espaço. Baseada no slogan “Um lugar para tudo e tudo no seu lugar” , esta etapa da gestão visual visa organizar o posto de trabalho de forma eficaz.

Um ambiente de trabalho organizado e limpo afeta o moral e a motivação. Terceira fase do 5S, a Seiso visa, portanto, “iluminar” o espaço de trabalho . Na prática, a fase de limpeza consiste na limpeza dos equipamentos e na melhoria do estado de limpeza das instalações. O Seiso também envolve trabalhos de manutenção em ferramentas e inspeção de anomalias . A limpeza frequente evita a imobilização das ferramentas. Se for detectado um problema, o trabalho de restauração do local e do equipamento deve ser planejado nesta fase.

O método 5S melhora o ambiente de trabalho. Em caso de sobrecarga de trabalho, situação muito comum para o consultor, o distúrbio pode se repetir. A chamada fase Seiketsu visa tornar óbvios os três primeiros estágios do método de organização. Tornando a classificação, arrumação e limpeza um padrão, a ordem e a limpeza podem ser mantidas todos os dias.

Finalmente, o Shitsuke supõe uma ação de longo prazo. O desempenho do método 5S é, de fato, baseado no controle, monitoramento e rigor . Ao incentivar e recompensar os esforços desenvolvidos, torna-se mais fácil integrar o processo de otimização do espaço de trabalho para a melhoria da qualidade dos serviços.

As vantagens do 5S

O método 5S otimiza a produtividade . Na verdade, uma estação de trabalho organizada reduz os custos de tempo e energia. Além disso, um ambiente de trabalho limpo e bem conservado é protegido de riscos à saúde e acidentes. 

Graças a esta técnica de gestão da qualidade, o consultor pode reduzir o stress no trabalho, focar no essencial da sua missão e não se perder em tarefas sem valor acrescentado. Além disso, funcionários que são recompensados ​​e incentivados por seus esforços e envolvimento na busca por uma condição de trabalho otimizada estão dispostos a progredir.

As vantagens do método 5S não se limitam a melhorar a gestão da qualidade e da produção. Um espaço de trabalho organizado, saudável e agradável também melhora a confiança dos clientes e clientes potenciais. Compromisso de profissionalismo, reflete qualidade, rigor e eficiência . 

Independentemente da dimensão da sua empresa, do seu sector de actividade ou dos seus serviços, a optimização do seu ambiente de trabalho através do método 5S garante o seu desenvolvimento a longo prazo.

O método 5S, a panacéia?

O método 5S foi inicialmente projetado para otimizar o espaço de trabalho nas fábricas, mas podemos ver que este método é bastante aplicável no escritório. 

Com este método, você manterá seu espaço de trabalho limpo e organizado.

Se você aplicar essas dicas, descobrirá que ficará mais motivado para lidar com o seu dia e perder menos tempo procurando seus documentos.

Devemos admitir; Praticamente tudo o que vem do Japão acaba sendo moda. Entre videogames, neko-cafés, gastronomia, tecnologia e terapia, este país tem muito para nos inspirar. Com o método 5S, as empresas conseguem criar e recriar um ambiente limpo, estável, ecológico, econômico e totalmente benéfico para os funcionários. 

Tem impacto na eficiência e nas condições de trabalho, na moral das pessoas envolvidas no negócio e reduz o risco de acidentes.

Basicamente, o método 5S tem tudo para ter sucesso nos negócios. Você só precisa ter tempo para explicá-lo e aplicá-lo ao escritório. Enfim, tudo nos leva a acreditar que a organização “Made in Japan” pode se tornar uma fonte de inspiração! Então, tente estabelecer essa prática, você vai adquirir os primeiros reflexos para começar no mercado japonês .

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