Quais os custos iniciais ao abrir uma empresa

O estabelecimento de uma empresa está sempre associado a custos e investimentos, seja como empresa ou parceria ou como empresa individual. Este artigo explica quais custos estão detalhados e quais são exatamente os custos.

Custos iniciais: o que inclui?

Antes de fazer uma lista de custos iniciais, você deve aprender a diferenciar entre custos iniciais e investimentos iniciais: Os custos iniciais são geralmente despesas que não têm um impacto direto no volume de negócios da empresa. Os investimentos iniciais são feitos no início da empresa, a fim de ter um efeito positivo a longo prazo no curso dos negócios. Além disso, os custos iniciais são geralmente financiados pelo bolso do empresário, enquanto os investimentos iniciais são geralmente feitos após o início formal da empresa e pagos pela empresa recém-fundada.

As start-up custos incluem, principalmente, os custos administrativos, por exemplo, B.:

  • Comissões para corretores, consultores fiscais (para preparar o saldo inicial) ou similares
  • Taxas para as autoridades (registro comercial, se aplicável, registro comercial, se aplicável, registro de marca registrada)
  • Salários iniciais – os salários que você paga a si e a seus co-fundadores pelo esforço envolvido na fundação de uma empresa. O salário inicial já deve estar registrado no contrato social.
  • Custos de notário e tribunal, em que os custos de notário dependem do valor da sua empresa. Se você configurar uma propriedade exclusiva ou um GbR, não precisará ser certificado por um notário. Em geral, você não precisa de um notário ao iniciar uma empresa que não exige uma entrada de registro comercial.

As start-up investimentos incluem os custos adicionais que surgem após o formal, start-up:

  • Custos específicos de produtos ou serviços
    • Desenvolvimento de produtos / serviços, custos de materiais, design
  • Equipamento de negócios
    • Imóveis, móveis, veículos, materiais (estoque, se aplicável), custos de escritório (móveis, conexão telefônica, etc.)
  • Custos de marketing
    • Site, design corporativo, material de marketing, cartões de visita

Os custos iniciais e os investimentos devem ser mostrados de forma transparente no seu plano comercial e financeiro. Isso significa que mais tarde não haverá dificuldades com depreciação ou dedução de desgaste e você poderá estimar suas necessidades de capital antecipadamente. A avaliação do requisito de capital é particularmente importante se você deseja se beneficiar de financiamento, como a concessão inicial da agência de emprego ou um empréstimo inicial. Se você iniciar várias pessoas, verifique em seu contrato social como os custos e investimentos são distribuídos entre os fundadores. Como propriedade exclusiva, você mantém apenas o registro inteiro de suas tarefas.

Quais são os custos iniciais?

Os custos de inicialização diferem enormemente, dependendo da forma legal escolhida. Se você configurar uma empresa, os seguintes custos de formação serão aplicados:

  • Taxas contratuais e notariais
    • Fundação com protocolo de amostra:
      • Protocolo de amostra de notarização
    • Fundação com estatutos:
      • Certificação dos estatutos
      • Certificação da nomeação do diretor-gerente
    • Decisão de fundação
    • Registro no registro comercial
    • Entrada de registro comercial
  • Taxas e licenças de registro
    • Registo comercial
    • Se necessário, uma verificação de proficiência ou informações da Câmara de Comércio
    • se necessário, exame do título de mestre
    • aprovações, se necessário
    • se necessário, autorizações (da inspeção comercial, da autoridade predial, da autoridade sanitária etc.)

Isso pode resultar em taxas de várias centenas de euros; a GmbH incorre regularmente em custos iniciais entre 550 (protocolo de amostra) e 1350 euros (estatutos), na UG entre 320 euros (protocolo de amostra) e 850 euros (estatutos). O valor dos custos pode variar devido a vários fatores ao iniciar; Os custos iniciais da GmbH, em particular, podem ser muito diferentes – e a divisão dos custos para a UG também parece um pouco diferente .

Se você trabalha por conta própria como parceria ou como proprietária exclusiva , não precisará pagar as taxas do notário e, possivelmente, as taxas do registro comercial. Somente as taxas de registro e, se aplicável, as taxas de aprovação são aplicadas. Estes totalizam cerca de 200 euros.

Quem suporta os custos iniciais?

Os empreendedores geralmente precisam aumentar os custos de start-up como indivíduos, mesmo que ainda não tenham ganho um centavo – do ponto de vista jurídico, o pagamento dos custos de start-up é um empréstimo dos fundadores à empresa. No entanto, uma cláusula adicional nos estatutos pode determinar que os custos iniciais sejam suportados pelo capital social até uma certa quantia – muitos notários fazem isso independentemente quando você tem seus estatutos. É adicionada uma declaração de que os custos de inicialização estão entre as despesas relacionadas à tributação da empresa. No entanto, para evitar o subequilíbrio, a cobertura de custos geralmente é limitada (limitada), geralmente a uma taxa de 10%. 

Os empreendedores sempre têm que arcar com grande parte dos custos – infelizmente, os tribunais ficam calados quanto ao valor máximo da aquisição. Se a sua cláusula não incluir um limite ou fornecer uma quantia irracional da assunção de custos (por exemplo, 60% do capital social), a administração tributária regularmente assume uma distribuição de lucros oculta, a redação dos estatutos é considerada inadmissível e a inscrição no registro comercial é impedida. Cláusulas que citam uma certa quantia em euros como despesas relacionadas a impostos também são inválidas, de acordo com algumas decisões judiciais. os estatutos são considerados inadmissíveis e a inscrição no registo comercial é impedida. 

Cláusulas que citam uma certa quantia em euros como despesas relacionadas a impostos também são inválidas, de acordo com algumas decisões judiciais. os estatutos são considerados inadmissíveis e a inscrição no registo comercial é impedida. Cláusulas que citam uma certa quantia em euros como despesas relacionadas a impostos também são inválidas, de acordo com algumas decisões judiciais.

Os fundadores com um protocolo de amostra devem garantir que a empresa pague até um máximo de 300 euros, todos os custos restantes serão suportados pelos acionistas.

Se você não incluir nada nos seus estatutos, de acordo com os §§ 26 e 27 do AktG, os empreendedores deverão arcar com os custos iniciais.

Se a empresa suportar todos ou parte dos custos iniciais, embora não seja obrigada a fazê-lo, não há despesas operacionais aqui para fins fiscais, mas uma distribuição oculta dos lucros .

Os custos iniciais também podem ser cobertos por um prêmio sobre as contribuições de capital, o chamado prêmio , para que não haja risco de desequilíbrio ou a preservação do estoque de capital não seja mais garantida. Embora um pagamento para os acionistas não seja mais possível com as sociedades por ações, um prêmio na GmbH pode ser distribuído aos acionistas novamente em uma data posterior.

Como posso pagar os custos de inicialização se ainda não tenho acesso à conta comercial?

Se você incluiu a cláusula acima mencionada em seus estatutos e paga os custos com o capital social, deve liquidá-los por meio de sua conta comercial. Os empresários têm acesso imediato à conta comercial após a abertura, assim que o notário certifica o extrato da conta com o crédito do capital social. Como o notário e o tribunal não exigem a liquidação imediata da fatura, mas emitem uma fatura dentro de duas a quatro semanas, os fundadores ainda podem pagar seus custos iniciais após a fundação formal.

Onde estão no balanço e como são registrados os custos iniciais?

Você deve registrar cuidadosamente todas as despesas antes e durante a inicialização da contabilidade. Para fazer isso, você deve manter todos os recibos e faturas e avaliá-los em tempo hábil, pois mesmo antes da fundação, o seguinte se aplica: nenhuma reserva sem o recibo associado!

Se foi estipulado em seu contrato social que os custos de formação serão suportados pela empresa, transfira os valores para o balanço de abertura da seguinte forma e registre-os no lado do passivo em A. Patrimônio líquido, IV Lucro transportado / perda transportada:

  • Custos notariais, legais e de consultoria para 6825 (SKR04) e 4950 (SKR03), “ Custos legais e de consultoria”
  • Registro comercial e registro comercial na conta 6300 (SKR04) ou 2010 (SKR03), “outras despesas irregulares”

Se os acionistas forem responsáveis ​​pelos custos iniciais, estes serão contabilizados na rubrica “Passivos para com os acionistas” . Observe que o termo restante também deve ser inserido aqui. O empréstimo pode ser feito com juros ou sem juros. No entanto, se os juros forem aumentados, eles não deverão estar muito abaixo ou muito acima da taxa de juros média atual para empréstimos.

Se você permitir que a empresa pague os custos iniciais, poderá reivindicar custos iniciais e investimentos iniciais na empresa para fins fiscais: você pode deduzir os custos iniciais do imposto como “despesas operacionais antecipadas” , mas não pode ser capitalizado como um ativo. Os investimentos iniciais, por outro lado, são depreciáveis ​​e são registrados no ativo circulante ou fixo e, portanto, podem ser depreciados até 25% ao ano, dependendo da depreciação após o desgaste. Se você incluir esta cláusula nos estatutos, isso reduzirá a carga tributária. Os itens individuais são listados no balanço patrimonial ou nas demonstrações financeiras anuais e, assim, reduzem a receita e o lucro.

Para todos os custos associados ao estabelecimento, há uma proibição de contabilizar empresas e parcerias de responsabilidade limitada de acordo com a Seção 248 (1) HGB, portanto esses custos não devem ser capitalizados no balanço patrimonial. Essa proibição se aplica não apenas às corporações, mas também a parcerias e propriedades individuais.

Os custos iniciais são geralmente baixados no primeiro exercício financeiro, enquanto os investimentos são contabilizados: eles são listados no balanço no final do exercício e, se necessário, depreciados por vários anos – dependendo da dedução do desgaste.

O que todos podem ser deduzidos do imposto?

Todos os custos diretamente relacionados à inicialização – ou seja, motivados pela empresa – podem ser deduzidos. Isso inclui taxas como as de registro de empresas e imposto pago a montante (a menos que você faça uso do regulamento para pequenas empresas).

Por quanto tempo posso reivindicar os custos de inicialização?

Você pode deduzir retrospectivamente os custos incorridos durante a fundação de uma empresa antes de sua fundação – dentro de um período de três anos – mas somente se houver uma conexão econômica claramente reconhecível com a fundação. Portanto, você deve manter todos os recibos de suas despesas. A fatura para a criação de um site, vencida três meses antes da nomeação do notário, ainda pode ser efetuada posteriormente.

Comprei um carro ou computador para a nova empresa antes de fundá-la. Posso reembolsar os custos através da empresa?

Se houver uma conexão econômica com a empresa, a retirada retroativa geralmente é possível dentro de três anos.

Também posso levar para a conta comercial custos de inicialização superiores aos especificados no contrato de parceria?

Os custos de inicialização que podem ser retirados da conta comercial podem ser tão altos quanto os especificados no contrato de parceria. Tudo o que é removido é uma retirada privada.

Quais são os riscos?

Se forem feitas grandes quantidades de saques privados, há um risco de subequilíbrio. Como pelo menos metade do capital social de uma GmbH deve estar permanentemente disponível para proteger os credores da empresa, as retiradas privadas ou uma distribuição oculta de lucros têm consequências legais.

O que acontece se a fundação explodir?

Mesmo que a partida ocorra por qualquer motivo, as despesas operacionais previstas não precisam ser calculadas novamente. Nesse caso, no entanto, você deve provar que perseguiu seriamente a fundação.

E quanto aos custos iniciais?

Como parte da preparação do seu plano de negócios, você pode incorrer nos chamados custos de pré-estabelecimento, por exemplo, custos para uma análise de mercado comissionada ou um site criado com antecedência, mas também custos e taxas de consultoria para consultores de negócios ou fiscais. Os chamados “custos operacionais previstos” podem ser reivindicados como despesa operacional após a fundação. As despesas de marketing e viagens, bem como a compra de mercadorias antes da fundação também são levadas em consideração na contabilidade.

Onde posso economizar nos custos de inicialização?

Você pode economizar em muitos cantos, também com relação aos custos de inicialização:

Se você deseja se beneficiar de uma responsabilidade limitada com sua empresa, também pode configurar o UG comparativamente barato como uma alternativa ao GmbH. Não apenas o capital social mínimo é mais baixo (1 euro comparado a 25.000 euros), mas os custos de cartório também podem ser reduzidos: Como os custos de cartório são calculados com base no valor da empresa e você começa com menos capital, seus custos de cartório são automáticos quando você configura um UG mais baixo. A GmbH pode incorrer em custos notariais mais altos para uma fundação com um protocolo de amostra do que para um UG com estatutos individuais, porque o valor comercial aqui é de pelo menos 25.000 euros e os custos do notário são mais altos como resultado.

Você também pode economizar dinheiro escolhendo usar um centro de inicialização ou uma comunidade de escritórios, o chamado espaço de trabalho conjunto , em vez de seu próprio escritório . Com esses modelos de escritório, você não é obrigado a comprar seu próprio equipamento além de um computador ou laptop. Os locais nas incubadoras de empresas e nas comunidades de escritórios geralmente podem ser reservados a curto prazo, assim como cancelados e trazem algumas vantagens, por exemplo, uma boa localização ou salas de reuniões reserváveis.

Os fundadores também têm a opção de fundar um protocolo de modelo. Um protocolo de amostra funciona como um estatuto, no entanto, o conteúdo é predeterminado e não pode ser personalizado. Isso facilita o trabalho do notário e, em última análise, custa menos. Os requisitos para usar o protocolo de amostra são rapidamente explicados:

  • A fundação deve ser feita por um indivíduo ou em equipe, com no máximo três parceiros
  • Existe apenas um gerente
  • O ano fiscal é o mesmo que o ano civil

Se você deseja fundar uma GmbH como indivíduo ou como uma equipe com no máximo três empreendedores, e um desses empreendedores se tornar o diretor administrativo da empresa, você poderá economizar cerca de 500 euros usando o protocolo de amostra. Observe, no entanto, que você deve aderir exatamente à constelação especificada no protocolo de amostra (máximo de três acionistas, máximo de um diretor), caso contrário, não é possível configurar um protocolo de amostra. Além disso, o protocolo de amostra não pode ser alterado; Quaisquer alterações necessárias devem ser feitas através de um notário – isso custa cerca de 400 euros por transação. As alterações tornam seu protocolo de amostra um estatuto individual.

No entanto, a economia de custos nunca deve ser um incentivo para começar com um relatório de amostra, porque se as alterações forem necessárias posteriormente, pode ser mais caro do que começar com um estatuto individual. Somente se você atender aos requisitos e não planejar nenhuma mudança a longo prazo, geralmente vale a pena começar com um relatório de amostra.

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