Qual o melhor método de gerenciamento de projetos

Para que seu projeto seja um sucesso total, depende do método correto de gerenciamento de projetos: Como ele não atende aos requisitos e condições da estrutura, atrasos, estouros de orçamento e negócios perdidos não são incomuns. Analisaremos isso mais de perto e mostraremos três tipos de métodos de gerenciamento de projetos em comparação – incluindo exemplos e dicas úteis!

CLÁSSICO, ÁGIL, HÍBRIDO: MÉTODOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS EM COMPARAÇÃO

O que distingue o seu projeto? Esta questão é fundamental para a escolha do método certo de gerenciamento de projetos. Mas que opções existem?

MÉTODOS CLÁSSICOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Métodos clássicos de gerenciamento de projetos são experimentados, testados e amplamente usados . Eles são particularmente adequados para projetos gerenciáveis ​​e claramente definidos . Porém, eles podem atingir seus limites em projetos complexos, como você verá a seguir.

Abordagem, recursos e benefícios comuns

Os métodos clássicos de gerenciamento de projetos são sempre particularmente eficazes quando os requisitos, recursos e prazos são conhecidos e claramente definidos . Nesse caso, o gerenciamento de projetos é linear.
 

Os principais recursos dos métodos clássicos são:

  • implementação de planejamento holístico orientado a planos
  • implementação exata
  • planejamento estável e de longo prazo que progride linearmente
  • objetivos firmemente definidos
  • estilo de liderança delegativa, comunicação de cima para baixo

Como resultado, entretanto, os métodos clássicos são sempre inadequados se o resultado do respectivo projeto ainda estiver em aberto . Especialmente ao desenvolver produtos ou serviços inovadores, geralmente não é possível obter resultados tão bons com eles quanto com métodos ágeis.

5 MÉTODOS CLÁSSICOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

1. Método em cascata

O modelo em cascata organiza projetos em fases de projeto sucessivas . Cada fase tem pontos de início e fim fixos para os quais são definidos resultados claros. Os resultados da fase são sempre decisivos para a fase seguinte do projeto. É, portanto, um modelo linear que geralmente é representado visualmente como uma cascata: uma vez que uma fase foi concluída, segue-se a transição para a próxima fase inferior. O modelo em cascata é usado principalmente quando os requisitos, processos e serviços são definidos com muita precisão . No entanto, o método tradicionalmente deixa pouco espaço para mudanças , o que é melhor ter em mente ao usá-lo.

2. V-Modell

Também com o V-Modell, a organização do projeto ocorre em fases. Este modelo é dividido em duas partes : Uma parte consiste em fases de planejamento , que são comparadas na outra parte com diferentes fases de teste . Isso cria uma comparação 1: 1 das fases de desenvolvimento e teste. Na representação gráfica, eles são organizados como “V”, que dá o nome ao método. O modelo V também é amplamente utilizado no desenvolvimento de software .

3. PRINCE2

PRINCE2 oferece aos gerentes de projeto uma estrutura de projeto com a qual grandes projetos podem ser divididos em partes menores e, assim, levar o projeto ao sucesso com estágios controláveis ​​e certos princípios de ação e processo. Uma análise minuciosa, estruturação, avaliação de necessidades e estimativa de custos são cruciais para este método, a fim de minimizar os riscos. O método pode ser usado extensivamente para projetos grandes e previsíveis , mas deve sempre ser adaptado ao ambiente de projeto individual. PRINCE2 significa ” Pr ojects em C ontrolled E nvironments”, que “projetos em um ambiente controlado.” Por ser uma extensão, um 2 foi adicionado.

4. Engenharia Simultânea

Este método é particularmente adequado para desenvolvimento de produtos e estratégias corporativas . Em contraste com o método em cascata ou o modelo V, os processos não ocorrem em uma sequência linear, mas diferentes processos de projeto que dependem um do outro são executados tanto quanto possível em paralelo (“simultâneos”). A vantagem da engenharia simultânea é a enorme aceleração devido ao funcionamento paralelo dos processos. No entanto, o assunto da comunicação é necessário para isso: Este método de gerenciamento de projetos não pode ser implementado sem constante troca e consulta .

5. Six Sigma

Six Sigma é um método com o qual os processos podem ser otimizados. O objetivo é reduzir as taxas de erro , identificando anomalias e dependências. A abordagem matemática é decisiva aqui , porque com esse método todos os processos da empresa devem ser mapeados em uma função matemática. A saída dos processos pode ser medida com a ajuda de índices claros . Sempre que os valores são claramente excedidos ou diminuídos, há uma necessidade de otimização . A coisa especial sobre o Seis Sigma é que os erros não são apenas identificados com base em hipóteses, mas são demonstradamente tornados visíveis. O método, portanto, contribui significativamente para a gestão da qualidade nas empresas.

DICAS: VOCÊ DEVE PRESTAR ATENÇÃO A ISSO COM MÉTODOS CLÁSSICOS

  • Conte com um plano firme desde o início:

Como os métodos clássicos de gerenciamento de projetos são sempre usados ​​quando os objetivos e as condições da estrutura são firmemente definidos, um planejamento claro e preciso é essencial. Isso inclui um plano de projeto fixo, incluindo prazos, distribuição de orçamento, partes interessadas e muito mais.

  • Planeje o orçamento e os buffers de tempo:

Para que você não se perca se houver adiamentos ou alterações não programadas, você deve sempre calcular com orçamento e buffers de tempo. Desta forma você minimiza consideravelmente os riscos para o sucesso do seu projeto.

  • Crie um roteiro com marcos:

Os métodos clássicos visam basicamente quebrar grandes projetos em partes menores e controláveis. Pense cuidadosamente sobre o que são e estabeleça marcos apropriados no caminho para a conclusão bem-sucedida do projeto. Assim, você sempre pode verificar onde está no seu caminho e o que é decisivo para a (s) próxima (s) fase (s).

MÉTODOS ÁGEIS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

De acordo com o Agile Performer Index (PDF) , empresas que usam métodos ágeis têm 2,7 vezes mais sucesso do que aquelas que trabalham com métodos convencionais de gerenciamento de projetos. E ainda: O gerenciamento ágil de projetos não é adequado para todas as empresas.

Abordagem e benefícios comuns

Os métodos ágeis são sempre vantajosos para o gerenciamento de projetos quando os requisitos para um projeto mudam com frequência, há horizontes de planejamento curtos e uma alta proporção de pesquisa . Nesse caso, o gerenciamento de projetos é iterativo-incremental. Isso significa que os processos se repetem e você trabalha continuamente na melhoria e no desenvolvimento. Além disso, todos os envolvidos têm um alto grau de responsabilidade pessoal . A maioria dos métodos ágeis vem do desenvolvimento de software, no qual prevalecem as especificações especificadas e as condições estruturais.

Isso significa que: os métodos ágeis são caracterizados por uma sequência repetitiva de tarefas que não são um processo fixo e planejado , mas sim concepção, execução e adaptação à situação. Isso permite que as equipes lidem rapidamente com o imprevisto com processos passo a passo e flexíveis .

As seguintes características caracterizam os métodos ágeis:

  • planejamento incremental
  • flexível e rápido em termos de mudanças
  • processos enxutos que são iterativos
  • objetivos orientados por visão, abertos ou não claramente definíveis
  • comunicação auto-organizada de baixo para cima

1. Scrum

“Scrum” significa algo como “multidão densa” e é um método ágil usado em particular no desenvolvimento de produtos . O objetivo é otimizar a comunicação, o trabalho em equipe e a velocidade de desenvolvimento e permitir que uma equipe autogerida defina e cumpra tarefas e responsabilidades. Todo o processo Scrum começa com uma visão que deve ser implementada. Isso acontece nos chamados sprints que duram no máximo quatro semanas. Existem também funções diferentes dentro do projetoDefinido: existe o Scrum Master (um moderador ou mediador que controla os processos), o Product Owner (ele representa a perspectiva do cliente e dos usuários) e a equipe (esta consiste de três a nove membros iguais) O projeto dura até que o cliente aceite o projeto, incluindo ciclos de feedback .

2. Design Thinking

O Design Thinking é um método voltado para a solução de problemas e brainstorming . É baseado na convicção de que esses dois processos funcionam melhor em equipes interdisciplinares . Todo o processo compreende de cinco a seis etapas, dependendo da definição, desde a análise até o desenvolvimento de um protótipo. É crucial que o processo seja iterativo, ou seja, que se repita com base em feedback e testes . Idealmente, após vários loops , você chega a um produto satisfatório com o qual o projeto é concluído.

3. Kanban

O objetivo do Kanban é controlar os processos do projeto de forma que os custos e as perdas sejam os mais baixos possíveis, sem afetar a produtividade. Isso significa: um controle estrito de eficiência é o foco aqui. No entanto, Kanban é caracterizado por um estilo de gerenciamento bastante suave, no qual a visualização (com o chamado quadro Kanban ) é particularmente importante. Todas as tarefas são estruturadas em uma tabela que fornece informações sobre como a distribuição do trabalho está atualizada e onde há lacunas. É importante permitir um ” fluxo ” com Kanban , ou seja, para superar bloqueios e evitar longos tempos de espera. Kanban funciona bem quando você tem um desempenho constantetem que fornecer, por exemplo, no caso de produção ou manutenção. Além disso, as agências também podem se beneficiar enormemente com o Kanban.

4. Gestão Enxuta de Projetos

O gerenciamento de projetos “enxuto” deve evitar desperdícios e perdas desnecessárias . Este método é particularmente adequado para economizar custos a longo prazo. Basicamente, o Lean Project Management distingue três tipos de desperdício (falta de valor agregado , processos desequilibrados e cargas de trabalho desiguais ). Isso deve ser eliminado ou atenuado com o método, de modo que despesas desnecessárias possam ser reduzidas ou totalmente reembolsadas.

5. Lean Startup

O Lean Startup é um método ágil com o qual empresas podem ser fundadas e ideias de negócios implementadas . Aqui, também, os processos enxutos são importantes, e a coleta iterativa de feedback e testes centrados no cliente são os componentes decisivos dos quais o conhecimento é extraído, com base no qual se continua a trabalhar no projeto. De acordo com os três lemas “Construir”, “Medir” e “Aprender”, o projeto é conduzido e os ciclos repetidos até que o produto acabado ou modelo de negócio seja satisfatório para o cliente e, portanto, comercializável.

DICAS: VOCÊ DEVE PRESTAR ATENÇÃO A ISSO COM MÉTODOS ÁGEIS

  • Contribua para um trabalho em equipe impecável:

Nenhum dos métodos acima mencionados pode ser implementado por uma única pessoa, pelo contrário, com os métodos mais ágeis, as equipas devem ser constituídas de forma interdisciplinar. Eliminar os fatores de interrupção que afetam o trabalho em equipe e comunicar claramente os requisitos com briefings e atualizações é, portanto, particularmente importante.

  • Preste atenção aos curtos ciclos de feedback:

Os métodos ágeis devem evitar gastos desnecessários. Os loops de feedback, em particular, podem desencadear longos tempos de espera e tirar seu projeto do fluxo. Tente manter esses períodos o mais curtos possível.

  • Mostrar uma alta reatividade a solicitações de mudança:

A resolução de problemas ou o desenvolvimento de produtos geralmente é o ponto de partida para métodos ágeis. As soluções que a sua equipa elabora devem, portanto, agradar ao cliente ou destinatário. Portanto, é imperativo que você responda aos comentários e solicitações de mudança, caso contrário, você bloqueará o processo e o projeto não avançará mais.

A propósito: você está se perguntando o que faz o gerenciamento ágil de projetos se destacar? Em nosso artigo “Agile Project Management” você encontrará explicações detalhadas e dicas úteis sobre o assunto!

MÉTODOS HÍBRIDOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Modelos de processos híbridos criam links entre métodos clássicos e ágeis . Em princípio, um modelo forma a estrutura de nível superior que cria estabilidade (fala-se então do modelo de controle ). Isso é complementado por um modelo de implementação , que deve permitir uma ação flexível e uma comunicação forte.

Abordagem e recursos comuns

Os métodos híbridos combinam abordagens clássicas e ágeis para combinar de forma otimizada suas vantagens. As seguintes características de métodos híbridos são características:

  • complexo e exigente
  • inclusivo
  • adaptável conforme necessário

3 MÉTODOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETO HÍBRIDO

1. PRINCE2 Agile

Este método é baseado no PRINCE2 e deve ser entendido como um suplemento que pode ser utilizado para projetos ágeis. As vantagens de ambos os tipos de métodos devem ser complementadas da maneira ideal: PRINCE2 se concentra na controlabilidade e previsibilidade dos projetos e, portanto, está mais no nível de gerenciamento . Por outro lado, na implementação operacional e no desenvolvimento de resultados de projetos em equipes , os métodos ágeis são particularmente úteis devido à sua flexibilidade. O método também foi projetado de forma que possa ser usado em vários tipos de projetos .

2. Lean Six Sigma

Este método combina a abordagem clássica Seis Sigma com gerenciamento ágil lean. Enquanto a metodologia Six Sigma visa aumentar a eficácia de um processo (reduzindo erros), o gerenciamento lean aumenta a eficiência (por meio de processos lean e conservação de recursos).

3. Scrumban

Ao complementar o método Scrum com o modelo Kanban, o modelo Scrum deve receber mais foco e os processos devem se tornar mais fluidos . Isso funciona porque o método Kanban trabalha com limites e prioridades claros . Principalmente quando há prazos fixos, o método Kanban pode oferecer grande valor agregado ao modelo Scrum devido à sua estrutura clara, que fornece processos passo a passo e abertos.

DICAS: VOCÊ DEVE PRESTAR ATENÇÃO A ISSO COM MÉTODOS HÍBRIDOS

  • Escolha o método específico para o projeto:

Com métodos híbridos, é particularmente importante selecionar modelos que atendam aos requisitos e condições da estrutura de seu projeto. Portanto, é melhor reservar um tempo para se informar detalhadamente e verificar os métodos de seu valor agregado para o seu projeto.

  • Acompanhe as coisas:

Um método de gerenciamento de projeto sozinho pode colocar grandes demandas nas habilidades organizacionais dos gerentes de projeto. Se você decidir por uma combinação de dois ou mais métodos, é ainda mais importante ficar de olho nas coisas e não perder de vista a floresta por causa das árvores.

  • Comunique-se apropriadamente:

Enquanto a comunicação de cima para baixo é comum com os métodos clássicos, os métodos ágeis são caracterizados pela comunicação de baixo para cima. Se você usa métodos híbridos de gerenciamento de projetos, deve estar ciente disso e sempre saber como se comunicar com quem e quando.

QUAL MÉTODO O LEVA AO SEU OBJETIVO?

Existem diversos métodos de gerenciamento de projetos e nenhum é melhor do que o outro em si . Para o sucesso do seu projeto, é sempre importante que você escolha um método que se adapte às suas circunstâncias e necessidades . Portanto, é importante considerar o que caracteriza o seu projeto.

Ao escolher um método de gerenciamento de projetos, você não deve esquecer que os métodos de gerenciamento de projetos devem ser ferramentas que auxiliem na implementação de seus projetos. Geralmente não vale a pena quebrar a cabeça com os detalhes de um método. Portanto, adote uma abordagem pragmática .

Em vez disso, pense em qual método você tem a melhor chance de obter resultados de alta qualidade e por quê. Porque o seu projeto deve ser um sucesso: por exemplo, melhorando continuamente um produto e assim aumentando seu valor, ou sendo capaz de apresentar resultados no prazo e aumentar a eficiência. A questão decisiva é que valor agregado um método pode trazer para isso.

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