Reuniões diminuem a produtividade no trabalho?

Já há algum tempo, muitas pesquisas e barômetros apontam para a perda de tempo que as reuniões representam. Freqüentemente devido à falta de preparação ou falta de pensamento upstream.

Faça um balanço de todas as atividades de negócios e estabeleça metas futuras para sua equipe. Este é o objetivo principal de uma reunião, mas as reuniões são realmente necessárias? O uso indevido da reunião pode frustrar seus funcionários e sua produtividade. Os empresários veem o encontro como um ritual clássico e, sobretudo, obrigatório. Ainda assim, as reuniões não seriam tóxicas para as empresas? 

Um desenvolvedor de software da Microsoft ficou frustrado por muito tempo com o número de reuniões de que participou. Frustrado, ele pensou em desenvolver um programa que incluísse o número de participantes, seus salários e o tempo integral da reunião. Depois de várias reuniões, o funcionário calcula que uma reunião média desperdiça mais de $ 500. No final, poucas tarefas foram realizadas e a produtividade do departamento foi reduzida.

Exemplos de sucesso

De todas as interrupções pelas quais uma empresa passa, as reuniões são as piores. Eis o porquê: normalmente, eles oferecem apenas conceitos abstratos ou tarefas, nada real. Eles transmitem pouca informação em relação à sua duração. Em startups, na maioria das vezes, há uma vibração boa que quebra tradições e os tópicos tendem a se dissipar mais facilmente durante uma reunião. 

Por exemplo, o assunto foi inicialmente baseado no volume de negócios, em seguida, derivou para o jogo de futebol visto no dia anterior. Às vezes, as reuniões exigem preparações que desperdiçam o tempo dos funcionários. Ou os empreendedores têm uma agenda tão vaga durante essas reuniões que ninguém tem certeza dos objetivos finais. Finalmente,

Em suma, visto deste ângulo, as reuniões são apenas uma perda de tempo porque, no final, uma reunião leva a uma reunião que novamente levará a uma reunião e assim por diante … É também lamentável ver que as reuniões são geralmente programadas como transmissões. TELEVISÃO. Passávamos de um assunto a outro a cada trinta ou vinte minutos, quando a reunião só pode durar 7 minutos. Os empreendedores estão acostumados a esticar tudo para conseguir encaixar tudo: 20 minutos para falar sobre um assunto, 5 minutos são suficientes e 15 minutos venta muito.

Quando você pensa sobre isso, o verdadeiro custo de uma reunião é impressionante. Digamos que você organize uma reunião de uma hora e convide dez pessoas para comparecer. Sua reunião então se torna uma reunião de 10 horas, não uma reunião de 1 hora. Você alterou 10 horas de produtividade para 1 hora de reunião.

É sempre normal desperdiçar dez ou quinze horas de produtividade em uma hora de reunião? Às vezes sim. Mas é um preço muito alto a pagar. Julgadas com base no custo puro, reuniões desse tamanho rapidamente se tornam passivas e onerosas. Pense em quanto tempo você está perdendo e pergunte-se se realmente vale a pena. Se você decidir que é absolutamente necessário se reunir, tente tornar sua reunião produtiva e obedeça a estas regras simples:

  • • Defina um cronômetro. Quando tocar, a reunião acabou.
  • • Período. Convide o mínimo de pessoas possível.
  • • Sempre tenha uma agenda clara. Comece com um problema específico.
  • • Reúna-se no local onde há um problema, e não na sala de conferências. Por exemplo, se houver um problema com a codificação do seu site. Você tem que reunir as pessoas necessárias e ir ao escritório do programador para criar e visualizar diretamente as soluções.
  • • Aponte para coisas reais e sugira mudanças reais.
  • • Termine com uma solução e mantenha alguém responsável por sua implementação.

Larry Page, CEO do Google, limitou a maioria das reuniões a 10 participantes e forçou os gerentes a definir metas claras antes de agendar uma reunião. O Facebook tem uma política flexível chamada No-Meeting, os engenheiros são incentivados a “manter o foco em seu trabalho”.

Algumas startups estão tentando capitalizar sobre o movimento anti-reunião. Asana, uma empresa fundada por dois ex-executivos do Facebook em 2008, desenvolve um software de produtividade empresarial que permite aos funcionários criar listas de tarefas, tomar notas e discutir projetos. Justin Rosenstein, um dos fundadores, estima que a Asana pode cortar pelo menos metade das reuniões de uma empresa. Tudo é automatizado e interativo. Não há necessidade de se reunir e perder tempo.

10 dicas para ser mais eficiente no trabalho

Ser eficaz quando a programação diária é desafiada pelos acontecimentos da vida e o força a repensar o seu tempo, goste ou não, e a reconsiderar sua maneira de fazer as coisas. Quando você é forçado a questionar seus hábitos, você descobre outras habilidades.

Você deseja melhorar seu desempenho no trabalho e evitar perder tempo desnecessariamente. Um objetivo frequentemente afirmado pelos empresários, mas que, no entanto, continua difícil de alcançar. Gerenciar suas tarefas, distrações e motivação são maneiras fáceis de ser mais produtivo. Aqui estão nossas 10 dicas para ser mais eficiente no trabalho.

1- Uma tarefa de cada vez

Quer terminar o seu trabalho rapidamente e fazer várias tarefas ao mesmo tempo … Um verdadeiro erro! Você não é um robô nem um computador. Aproveite o tempo para concluir seus projetos passo a passo. Eles serão melhores e mais rápidos. Seu cérebro não é multitarefa e você pode fazer tudo errado. “Fazer duas coisas ao mesmo tempo que exigem participação intelectual ativa é impossível”, explica Romain Bisseret, especialista em produtividade pessoal.

2- Distribua seu trabalho

Sexta-feira é geralmente o dia da semana em que se torna difícil ser eficaz. A tarde costuma ser propícia para relaxamento e fadiga. Saiba como distribuir seu trabalho de acordo com as horas em que você é mais produtivo. Os casos mais pesados ​​podem ser tratados pela manhã. Evite iniciá-los no final da semana, quando sua motivação pode não ser boa. De acordo com o site da Expert Market, “A hora mais produtiva do dia para a maioria dos adultos é no final da manhã. “

3- Não se distraia

Perder a concentração continua fácil, e ainda mais com nossos objetos conectados ao nosso redor. Tente não se distrair com notificações, chamadas e mensagens que dificultam o andamento do trabalho. Diversos aplicativos móveis permitem que você não se distraia mais, como o Clearlock ou o Freedom que oferece o bloqueio, na hora que você quiser, da internet ou de suas notificações. Caso contrário, tente dizer gentilmente a seu colega excessivamente falante que você precisa se concentrar em suas tarefas.

4- Saber parar

Não veja as pausas como uma perda de tempo. Pelo contrário, eles permitem que você dê um passo para trás e recomece sendo mais produtivo. Se você passar as horas do trabalho sem se dar ao trabalho de tomar um café, um copo d’água ou caminhar alguns instantes, sua produtividade diminuirá com o tempo. Pare quando surgir a necessidade, em vez de forçar demais. Saber parar não significa fazer pausas a cada dez minutos, você tem que ser razoável.

5- Delegação de tarefas

Você é o líder, mas isso não significa necessariamente que tenha que fazer tudo. Considere delegar algumas tarefas repetitivas e menos importantes a alguém que também as possa fazer. A realização de tarefas menos monótonas permitirá que você se concentre mais em seus projetos atuais e em soluções inovadoras. Tenha o cuidado de delegar essas tarefas com antecedência para evitar qualquer confusão e, principalmente, faça-o gradualmente.

6- A arte de ser pontual

Este é o seu negócio e você define os horários. Certifique-se de respeitá-los, pois você corre o risco de não concluir suas tarefas a tempo. Lembre-se de que você exige disciplina de seus funcionários e que deve dar o exemplo. Um gerente que planeja uma reunião de empresa com seus colegas e que chega meia hora atrasado não tem muita credibilidade.

7- Uma visão de longo prazo

Não se concentre no momento presente. Tenha uma visão mais ampla! Se você está considerando um novo projeto, considere quanto trabalho ele requer. Ao planejar a longo prazo, você não corre o risco de ser sobrecarregado pela carga de trabalho. Lembre-se também de planejar uma lista com todas as suas tarefas, chegando no final da semana você terá a certeza de não ter esquecido de nada.

8- Colaborar com outras pessoas

Você mesmo construiu sua equipe, então confie nela! Aprenda com eles tanto quanto eles aprendem com o seu. O conselho de seu representante de vendas ou gerente de relacionamento com o cliente pode ser benéfico para a maneira como você trabalha. Não o famoso empresário Steve Jobs diria o contrário: “As melhores coisas que acontecem no mundo corporativo não são o resultado do trabalho de um homem. É o trabalho de toda uma equipe. “

9- Esteja motivado

Você tem a chance de lançar o seu projeto, aquele que mais gosta. Apesar do estresse e das dificuldades, não se deixe abater. Lembre-se de que sua determinação permitirá que alguns de seus sonhos empreendedores se tornem realidade. Se você estiver mais motivado para fazer suas tarefas, eles terão uma chance muito maior de serem bem executados.

10- Um estilo de vida saudável

O empresário tende a negligenciar esse aspecto, que está fortemente ligado à sua produtividade no trabalho. Uma alimentação saudável e equilibrada, a prática de desporto regular e uma boa noite de sono continuam a ser a chave do sucesso profissional e pessoal.
Agora você tem todas as cartas em suas mãos para ser o mais eficiente possível no trabalho!

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