gráfico de Gantt no Excel

Gráfico de Gantt: o que é, como funciona e como montar

O chamado gráfico de Gantt pode, em certas circunstâncias, ser uma ferramenta muito boa e útil para o planejamento de projetos. Todas as tarefas planejadas são mostradas em uma visão geral. Esse tipo de representação visual significa que todos os envolvidos podem ver a qualquer momento até que ponto a tarefa deve ser concluída.

Definição: o que é um gráfico de Gantt?

Um gráfico de Gantt, geralmente também chamado de gráfico de barras, é uma ferramenta de gerenciamento de projeto . Esta ferramenta mostra as atividades ao longo do tempo na forma de barras. Assim, fica bem claro em qual fase o projeto está atualmente. Uma barra representa a data de início, a duração e a data de término.

Um gráfico de Gantt pode ser muito útil, especialmente para gerenciamento de projetos . O gerenciamento de projetos é o uso de certos métodos de planejamento , controle e implementação de um projeto por um gerente de projeto e sua equipe.

A principal tarefa é atingir todos os objetivos e marcos, levando em consideração os parâmetros do projeto. Na maioria das vezes, os parâmetros do projeto incluem:

  • Escopo de serviços Leque de serviços
  • Tempo
  • despesas

O objetivo do gráfico de Gantt

O diagrama de Gantt é uma ferramenta que representa graficamente os processos de cronograma de um projeto. É também um bom meio de comunicação entre os atores do projeto.

O diagrama tem um alcance considerável. Os seguintes componentes são exibidos em um gráfico de Gantt:

  • Tarefas resumidas
  • operações concluídas
  • Milestones
  • tarefas
  • Relacionamentos
  • restrições
  • Tempos de buffer
  • um caminho crítico

O gráfico de Gantt visa, portanto, otimizar o planejamento do projeto e, acima de tudo, a implementação do projeto.

Para quais projetos um gráfico de Gantt é adequado?

clareza do gráfico de Gantt, em particular, é frequentemente elogiada em projetos menores. No entanto, é exatamente isso que se perde rapidamente em projetos maiores e mais extensos. A partir de um determinado tamanho, você deve se perguntar se a ferramenta ainda é a certa.

Isso ocorre porque o diagrama de Gantt rapidamente se torna muito extenso para projetos com muitos funcionários e equipes diferentes. A apresentação de todas essas tarefas em comprimentos diferentes rapidamente se torna complicada e difícil de entender. No pior cenário, o diagrama pode ser um obstáculo em projetos complexos.

Segue-se que o diagrama de Gantt é limitado a projetos bastante claros . É melhor usá-lo apenas para projetos de pequeno e médio porte que tenham no máximo 30 atividades diferentes.

Crie um gráfico de Gantt – instruções passo a passo

Para que você tenha uma ideia de como criar um gráfico de Gantt, você encontrará instruções passo a passo a seguir :

Mesa de tarefas

tabela de tarefas é muito fácil de criar. Você cria uma tabela simples no programa (provavelmente já conhece outras tarefas) e insere as diferentes tarefas que ainda precisam ser concluídas.

Além das tarefas a serem concluídas, os horários de início e término são inseridos para que ninguém fique ocioso no projeto . Todos os envolvidos no projeto podem acessar a mesa e, assim, saber a qualquer momento qual tarefa está em andamento. Um progresso em certos sub-objetivos pode ser visto no gráfico lindamente.

Você também pode inserir os marcos do projeto. Como você pode ver, este é um método um pouco mais complexo de planejamento e gerenciamento do próximo projeto. Portanto, é mais uma ferramenta para projetos claros.

Plano de rede

Em contraste com o diagrama de Gantt, cada atividade do projeto é mostrada como um quadrado no plano da rede . As dependências técnicas entre duas atividades são mostradas como linhas entre os retângulos. Um quadrado inclinado simboliza um marco.

O fator tempo desempenha apenas um papel secundário no plano da rede. Em primeiro lugar, trata-se apenas de mostrar a ordem técnica das atividades do plano

Conseqüentemente, não está claro se uma tarefa deve ser concluída ou concluída. Porque o plano da rede existe principalmente para esclarecer as relações lógicas de todas as atividades do projeto.

gráfico de barras

gráfico de barras é, por assim dizer, a simples execução de um gráfico de Gantt. Em teoria, ele funciona da mesma forma que o gráfico de Gantt. O gráfico de barras é geralmente um elemento popular para a apresentação clara de valores numéricos . Como o gráfico de colunas, ele é usado principalmente para estabelecer uma classificação. É muito fácil ver porque as diferenças de tamanho são imediatamente reconhecíveis.

Derivação de medida

Antes que as medidas possam ser derivadas, é necessária uma análise. Os resultados desta análise são comparados com os objetivos definidos para o projeto. Dependendo de quão grandes são as diferenças entre a análise e os objetivos, você pode iniciar diferentes medidas na equipe do projeto.

Uma vantagem realmente grande se você deseja obter uma visão geral rápida de onde há um problema no projeto.

Crie um gráfico de Gantt no Excel

Além de software e ferramentas especiais, você também tem a opção de criar seu próprio gráfico de Gantt no Excel . Vantagem: quase todo usuário de computador tem o programa instalado de qualquer maneira.

gráfico de Gantt no Excel
gráfico de Gantt no Excel

No entanto, você deve estar ciente de que não pode criar um gráfico de Gantt complexo com o Excel. O que falta é a possibilidade de mudar de meses para dias com um clique. No entanto, isso é fornecido no original porque aumenta a clareza do projeto.

Crie dados de saída

Primeiro, você cria uma tabela que contém os títulos de sua estrutura analítica de trabalho. Na coluna “Início”, você atribui datas de início preliminares para os elementos PSP.

Agora você deve inserir uma regra de cálculo para as datas de término. Atenção: Na fórmula a ser utilizada deduz-se um dia porque se deve trabalhar com dias úteis e não com dias 24 horas. Essa é a única maneira de obter uma visão geral de qual carga de trabalho é realmente realista por hora.

Às vezes acontece que um elemento é muito diferente do elemento anterior. Nesse caso, basta mover o ponto de partida para trás. Você pode facilmente chegar à data de início. Você pega a fórmula armazenada com a predecessora e a ajusta de acordo.

Crie um gráfico de Gantt

Então é hora de criar o diagrama real. Para fazer isso, você deve primeiro marcar as colunas PSP Element e Start, incluindo os títulos das colunas. Em seguida, você insere um gráfico de barras empilhadas através do ponto “Inserir – Diagramas”.

Em seguida, a segunda série de dados é adicionada. Para isso, você deve marcar o diagrama e selecionar os dados na faixa de menu nas ferramentas do diagrama. Pronto, agora a estrutura básica do gráfico de Gantt já está em vigor. O único problema é que ainda não se parece com um.

Freqüentemente, isso se deve ao fato de que a ordem ainda não está correta, o eixo da data parece feio ou a exibição da primeira série de dados é supérflua.

Isso significa que agora você deve marcar o eixo y e selecionar a opção de machado lá. Após selecionar o ponto “Categorias em ordem reversa”, o projeto Kick Off é exibido como o primeiro elemento do diagrama.

Para ajustar as barras de dados, você deve selecionar a série de dados inicial no diagrama e remover o preenchimento e o quadro na barra lateral direita. Em seguida, selecione a duração da série de dados ainda visível e reduza o espaçamento entre as barras. Você faz isso nas opções de linha na barra lateral direita.

Em seguida, marque o eixo xe formate os valores usando a barra lateral direita “Opção de eixo – número”. Você deve selecionar a data no menu suspenso que é aberto.

Se você agora deseja organizar um pouco os elementos, pode distribuir melhor as barras individuais. Para fazer isso, marque o eixo x e insira a data de início do seu diagrama na barra lateral direita em Opções de eixo em Mínimo. Na última etapa, tudo o que você precisa fazer é formatar suas barras como desejar – é isso!

Parece um pouco complicado agora. No entanto, se você seguir essas instruções com seu gráfico de Gantt, descobrirá rapidamente que ele não é tão ruim. Você não acha? Em seguida, experimente!

Crie um gráfico de Gantt no PowerPoint

Também é possível criar um gráfico de Gantt com o próprio PowerPoint . No entanto, um suplemento específico é necessário para isso. Este suplemento é denominado Office Timeline e está disponível gratuitamente. Faça o download primeiro e depois comece. Depois de baixar este add-in, ele aparecerá como uma guia separada no PowerPoint.

gráfico de Gantt no PowerPoint
gráfico de Gantt no PowerPoint

Com um clique em “Novo” na guia do add-in, agora você pode criar um gráfico de Gantt. O programa irá guiá-lo através da criação do diagrama.

Tudo o que você precisa fazer é inserir as datas e os nomes dos marcos que deseja que sejam mostrados no diagrama. Em seguida, você insere todos os outros dados necessários. A vantagem: o PowerPoint cria o diagrama para você com pouco esforço e você pode usá-lo muito rapidamente.

Crie um gráfico de Gantt online

Claro, existe também a opção de criar um gráfico de Gantt online e baixá-lo no final. Existem vários modelos, ferramentas freeware, mas também softwares completos que permitem criar esse diagrama. Os exemplos são Asana , Planview ou monday .

freeware

GanttProject , por exemplo, é uma das ferramentas que você obtém gratuitamente. Ele permite que essa técnica seja usada para gerenciamento de projetos. As subetapas individuais podem ser criadas rapidamente e dados parâmetros. Mas você também pode definir marcos. Você pode exportar seus diagramas finalizados como PDF, HTML ou Csv.

Programas

Edraw é o software ideal . Edraw é uma ferramenta de gerenciamento de projeto fácil de usar que também é um programa de diagramação de negócios. Ao comprar este software, você também obtém alguns modelos de Gantt que podem ser usados ​​gratuitamente.

A diferença entre a estrutura analítica do trabalho e o gráfico de Gantt

O diagrama de Gantt sempre inclui a estrutura analítica do trabalho real e é baseado nela. Em um plano de estrutura de projeto, o trabalho geral é repetidamente dividido em unidades menores e coerentes, até pacotes de trabalho individuais.

O gráfico de Gantt, por outro lado, define, entre outras coisas, o calendário deste projeto. O diagrama é, portanto, mais abrangente e detalhado do que a simples estrutura analítica do projeto.

Sempre a melhor solução para o planejamento de projetos?

Depois de ler este artigo até agora, você provavelmente está se perguntando quais são os prós e os contras de um gráfico de Gantt. Obviamente, também obterá a nossa resposta:

Vantagens do gráfico de Gantt:

  • Os gráficos de Gantt são particularmente adequados para exibição sequencial e paralela do progresso.
  • Eles oferecem uma boa visão geral gráfica para projetos de pequeno e médio porte . A duração das atividades individuais é fácil de ver.
  • O gráfico de Gantt é fácil de entender e o processo é muito intuitivo .

Desvantagens do gráfico de Gantt:

  • Eles não são adequados para mostrar dependências e inter-relacionamentos complicados .
  • Para poder usá-los com sucesso, você precisa ter uma ideia de como devem ser os resultados finais antes do início do projeto .
  • Para projetos mais complexos, o gerente de projeto teria que adaptar constantemente o diagrama.
  • Eles só são fáceis de ler se todas as partes do projeto forem aproximadamente do mesmo tamanho .

Alternativas ao gráfico de Gantt – ainda disponíveis!

É claro que, no mundo do planejamento de projetos, existe mais do que apenas o gráfico de Gantt. Existem outras maneiras de planejar seu projeto e especificar as tarefas. Por exemplo, este:

Kanban

Kanban é um método de controle do processo de produção. O procedimento é baseado apenas no consumo real de materiais no local de fornecimento e consumo.

Com Kanban é possível obter uma visão geral exata dos estoques diretamente no local. O objetivo do método Kanban é controlar a cadeia de valor em cada estágio de uma cadeia de integração multinível de uma maneira econômica.

Gráfico de queima

O gráfico Burn-up é uma ferramenta simples e compreensível para o controle de projetos. Mostra quanto trabalho já foi feito em relação ao tempo. E com isso, quanto resta a ser feito. No gráfico burn-up, você também pode indicar quando o escopo de uma determinada subtarefa ou de todo o projeto mudou. Isso torna esta ferramenta bastante clara.

O resto é bastante autoexplicativo. No final, o gráfico de burn-up visualiza um plano e uma curva real. A curva real aproxima-se gradualmente da curva do plano no decorrer do projeto. Ele se aproxima até que as duas curvas se encontrem. Assim que forem atendidos, os requisitos serão implementados e o projeto estará concluído.

Cronograma de gerenciamento de projeto

O cronograma de gerenciamento de projetos é uma maneira mais simples de planejar um projeto. Ele simplesmente cria uma linha do tempo que começa com o início do projeto e termina com a meta. Metas e marcos intermediários são definidos entre os pontos inicial e final. Os prazos são escritos ao mesmo tempo.

Cada participante do projeto tem uma visão geral fácil de entender de como o projeto deve ser executado. E, acima de tudo, em qual subetapa cada participante do projeto está atualmente.

Conclusão

Um diagrama de Gannt pode ser uma ferramenta muito útil para o planejamento de projetos. No entanto, você deve se certificar de que os gráficos de Gantt são adequados apenas para projetos de pequeno a médio porte.

Um gráfico de Gantt teria que ser ajustado manualmente com muita frequência para ser usado em projetos grandes.

Além de Gantt, existem outras opções que podem ajudá-lo a planejar seu projeto. Basta dar uma olhada nas diferentes opções. A maneira mais rápida de descobrir qual método e ferramenta é melhor para suas necessidades é experimentá-los.

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